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Richtlinie des BMF vom 01.01.2021, 2020-0.823.168 gültig ab 01.01.2021

ZK-2370, Arbeitsrichtlinie Lagerung

  • 7. Richtlinien für die automatisationsunterstützte Bestandsführung (DV-Schema)
  • 7.5. Standards

7.5.4. Aufgaben der EDV

Die EDV dient zur Datenerfassung und Datensicherung. Daten werden vom System bei der Erfassung menügesteuert verlangt (Eingabemasken), weiterverarbeitet, überwacht und unveränderbar gesichert. Überwacht wird auch die Identifikation der Zugangsberechtigten.

Die Datensicherung in der vorgegebenen Weise ist ein wesentlicher Bestandteil des DV-Schemas.

7.5.5. Programm

Jedes Programm hat einen Programmnamen und eine Versionsnummer zu tragen. Programmname und Versionsnummer sind im Hauptbildschirm oder zumindest in einer vom Hauptbildschirm direkt aufrufbaren Maske sichtbar zu machen.

7.5.5.1. Daten

Daten, die der Zollverwaltung in Form einer Datei (zB E-Mail, Datenträger) zur Verfügung gestellt werden, sind in einem der Behörde zugängigen und auswertbaren EDV-Format (zB Excel-Tabellen) zur Verfügung zu stellen. In begründeten Sonderfällen können die Daten auch in einem ASCII-Format (CSV oder Felder fixer Länge) übergeben werden.

7.5.5.2. Archivierung

Die Datenarchivierung muss der Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entsprechen (§ 131 Abs. 3 BAO und § 132 BAO). Die zum Einsatz gekommene Versionsnummer muss ebenso wie alle nötigen Daten historisch gespeichert werden. Die Archivierung muss garantieren, dass im Zuge einer Reorganisation der Daten sämtliche seinerzeit verwendeten Tabellen wieder mit den entsprechenden Daten so zur Verfügung stehen, dass diese EDV-mäßig nachvollzogen werden können.

7.5.6. Programmdokumentation

7.5.6.1. Handbuch für Systemanwender

Dem Systemanwender ist vom Systemersteller ein Handbuch, eine Dokumentation oder dergleichen zur Verfügung zu stellen, die dem Anwender die sachgerechte Bedienung des Programms erläutert, ihm im Falle unsachgemäßer Bedienung auftretende Fehlermeldungen erklärt und eine Behebung der entstandenen Fehler ermöglicht. Die für die Eingabe von Testdaten erforderlichen Schritte müssen angegeben sein. Auch ein Hinweis, dass im Programm keine Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender zugelassen sind, hat zu erfolgen.

Änderungen gegenüber Vorversionen, die Auswirkungen auf die Art der Dateneingabe haben, sind anlässlich der Einspielung der neuen Version gesondert hervorzuheben.

7.5.6.2. Verfügbarkeit der Dokumentationen

Beim Systemersteller muss die Programmdokumentation bzw. das Handbuch für Systemanwender ebenso lange wie die damit erstellten Daten bzw. Programme selbst aufbewahrt werden.

Beim Systemanwender muss die Programmdokumentation bzw. das Handbuch für Systemanwender ebenso lange wie die damit erstellten Daten aufbewahrt werden.

7.5.6.3. Einlagerung

Nach Ablauf der maximal 90-tägigen Verwahrungsfrist (abhängig davon, ob eine formlose Einzelverwahrung oder ein Verwahrungslager vorangegangen war) ist eine Anmeldung zur Überführung in das Zolllagerverfahren im Informatikverfahren (e-zoll) abzugeben.

Die von der Zollanmeldung erfassten Waren sind als Eingang in der Lagerbestandsaufzeichnung anzuführen und in der Spalte "Erledigung" mit Verfahrenscode "71xx 000" (bei Sonderlagerung 71xx 710") und vergebener MRN als Eingang ins Zolllager zu kennzeichnen. Anschließend ist automatisch ein Bestand zu ermitteln.

Wenn Teilpositionen einer im Verwahrungslager erfassten Sendung vor Ablauf der Gesamtverwahrungsfrist in das Zolllager umgebucht werden sollen, ist für diesen Teil eine neue Lagernummer zu vergeben. Vorverbuchung der Anmeldung zum Zolllagerverfahren ist in diesem Fall die im Verwahrungslager vergebene Lagernummer.

7.5.6.4. Erfassung von Versandscheindaten

Grundsätzlich hat die Anzahl der einzelnen Positionen bzw. die Summe der einzelnen Positionsdaten (Anzahl der Packstücke und der Rohmasse) in der Lagerbestandsaufzeichnung mit jenen im Vorpapier angegebenen Positionen überein zu stimmen.

Es können sich jedoch - vor allem bei NCTS-Dokumenten - Abweichungen ergeben.

Folgende Varianten führen daher zu keiner eigenen Position in den Lagerbestandsaufzeichnungen:

  • Werden in einer Positionsdatenzeile Packstücke mit einer Rohmasse von Null angegeben, erfolgt die Erfassung bei der übergeordneten (Lagerbestands-)Position; dies gilt ebenso im umgekehrten Fall - also bei Null Packstücken mit einer Rohmasse; bei Abbuchungen wird die Anzahl bei der entsprechenden Datenzeile abgebucht, die Rohmasse bei der übergeordneten Positionsdatenzeile.
  • Sofern im Vorpapier die Anzahl der Packstücke und der Rohmasse einer Positionsdatenzeile gleich Null ist, dienen diese Angaben ausschließlich als Kommentarzeile einer Position in den Lagerbestandsaufzeichnungen.