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Richtlinie des BMF vom 04.10.2011, BMF-010313/0647-IV/6/2011 gültig von 04.10.2011 bis 30.04.2016

ZK-0980, Arbeitsrichtlinie Zolllager und Verwahrungslager

  • 5. Richtlinien für die automatisationsunterstützte Bestandsführung (DV-Schema)

5.5. Standards

5.5.1. Sendungslager

Für Zolllager des Typs A und C und E(s) sowie für Verwahrungslager sind sendungsbezogene Bestandsaufzeichnungen die Norm. Artikelbezogene Bestandsaufzeichungen sind für diese Lagertypen zwar nicht ausgeschlossen, gehen aber über die erforderlichen Mindeststandards hinaus. Für Sendungslager ist ein genormtes DV-Schema erforderlich.

Hinsichtlich der Bestandsführung sind Verwahrungs- und Zolllager identisch. Somit ist bei kombinierten Verwahrungs- und Zolllagern nur eine Bestandsaufzeichnung zu führen, deren Unterscheidung lediglich über das Leitzeichen erfolgt. Jeder Eingang ist in einer Lagerbestandsaufzeichnung zu buchen, ebenso die entsprechenden Warenbewegungen, Veränderungen und Behandlungen. Nach dem Eingang und nach jeder Warenbewegung bzw. Veränderung ist automatisch ein Bestand über die restlichen bzw. verbleibenden Waren zu ermitteln. Die Lagerbestandsaufzeichnung eines Einganges ist erschöpft bzw. als beendet anzusehen, wenn der entsprechend ermittelte Bestand erstmals Null ergibt.

Abschnitt 5.7. Anlage 1 bis 6 enthält Musterbeispiele für sendungsbezogene Lagerbestandsaufzeichnungen sowie für die Lagerbestandsliste.

5.5.2. Artikellager

Für Zolllager des Typs D und E(d) sind artikelbezogene Bestandsaufzeichnungen die Norm. Ein genormtes DV-Schema ist nicht erforderlich, jedoch ist eine Darstellung des DV-Ablaufes einschließlich der Sicherungsmaßnahmen mit dem Bewilligungsantrag vorzulegen. Der Informationsgehalt der Lagerbestandsaufzeichnung und der Lagerbestandsliste (Artikel) hat den Musterbeispielen für Zolllager Typ D und E(d) siehe Abschnitt 5.7. Anlage 7 und 8 zu entsprechen.

Der Datenumfang unterscheidet sich von den sendungsbezogenen Bestandsaufzeichnungen wie folgt:

  • es erfolgt keine Datenübernahme aus dem Vorpapier und somit keine Vergabe einer Lagernummer, maßgeblich ist die jeweilige CRN, sowohl ein- als auch ausgangsseitig; die CRN dient auch als Vorverbuchung für das anschließende Zollverfahren;
  • die Bestandsaufzeichnungen orientieren sich an der Artikelnummer der einzulagernden Ware;
  • ein Bestand über die restlichen bzw. verbleibenden Waren muss jederzeit festgestellt werden können; es ist jedoch nicht erforderlich, den Bestand nach jeder Warenbewegung bzw. Veränderung abzubilden; es ist ausreichend, den Bestand einmalig artikelbezogen anzuführen.

5.5.3. Programmfreigabe

Softwareprogramme für die Führung von Bestandsaufzeichnungen sowie Versionsänderungen, soweit diese die Buchungs- und Rechenlogik betreffen, sind vor ihrem Einsatz dem Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zur Prüfung und Abnahme vorzulegen. Nach positivem Ergebnis einer abschließenden formellen Prüfung erfolgt eine generelle Freigabe in Form einer Mitteilung an den Systemersteller. Freigegebene Programme können im Anwendungsgebiet ohne neuerliche Programmprüfung anlässlich der Erteilung von Bewilligungen für Verwahrungs-/Zolllager anerkannt werden. Der Systemersteller ist hinsichtlich des EDV-Programms unmittelbarer Ansprechpartner und Auskunftsberechtigter gegenüber der Verwaltung.

Die jeweils freigegebenen Versionen sind im Zuge der Antragstellung bzw. Bewilligungserteilung beim Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zu erfragen.

Verantwortlicher gegenüber der Zollbehörde für den Verfahrensablauf ist der Systemanwender, nicht der Systemersteller. Der Lagerhalter hat die aus der Betreibung des Verwahrungs- und/oder Zolllagers entstehenden Rechtsfolgen zu tragen. Auch bei generell begutachteten Programmen ist somit der Bewilligungsinhaber für die Richtigkeit der Bestandsaufzeichnungen und der Einlagerer für die Richtigkeit der Zollanmeldungen verantwortlich.

5.5.4. Aufgaben der EDV

Die EDV dient zur Datenerfassung und Datensicherung. Daten werden vom System bei der Erfassung menügesteuert verlangt (Eingabemasken), weiterverarbeitet, überwacht und unveränderbar gesichert. Überwacht wird auch die Identifikation der Zugangsberechtigten. Die Datensicherung in der vorgegebenen Weise ist ein wesentlicher Bestandteil des DV-Schemas.

5.5.5. Programm

Jedes Programm hat einen Programmnamen und eine Versionsnummer zu tragen. Programmname und Versionsnummer sind im Hauptbildschirm oder zumindest in einer vom Hauptbildschirm direkt aufrufbaren Maske sichtbar zu machen.

5.5.5.1. Daten

Daten, die in Form einer Datei (zB e-mail, Datenträger) zur Verfügung gestellt werden, sind in einem der Behörde zugängigen und auswertbaren EDV-Format (zB Excel-Tabellen) zur Verfügung zu stellen. In begründeten Sonderfällen können die Daten auch in einem ASCII Format (CSV oder Felder fixer Länge) übergeben werden.

5.5.5.2. Archivierung

Die Datenarchivierung muss der Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entsprechen (§ 131 Abs. 3 BAO und § 132 BAO). Die zum Einsatz gekommene Versionsnummer muss ebenso wie alle nötigen Daten historisch gespeichert werden. Die Archivierung muss garantieren, dass im Zuge einer Reorganisation der Daten sämtliche seinerzeit verwendeten Tabellen wieder mit den entsprechenden Daten so zur Verfügung stehen, dass diese EDV-mäßig nachvollzogen werden können.

5.5.6. Programmdokumentation

5.5.6.1. Handbuch für Systemanwender

Dem Systemanwender ist vom Systemersteller ein Handbuch, eine Dokumentation oÄ zur Verfügung zu stellen, die dem Anwender die sachgerechte Bedienung des Programms erläutert, ihm im Falle unsachgemäßer Bedienung auftretende Fehlermeldungen erklärt und eine Behebung der entstandenen Fehler ermöglicht. Die für die Eingabe von Testdaten erforderlichen Schritte müssen angegeben sein. Auch ein Hinweis, dass im Programm keine Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender zugelassen sind, hat zu erfolgen. Änderungen gegenüber Vorversionen, die Auswirkungen auf die Art der Dateneingabe haben, sind anlässlich der Einspielung der neuen Version gesondert hervorzuheben.

5.5.6.2. Verfügbarkeit der Dokumentationen

Beim Systemersteller muss die Programmdokumentation bzw. das Handbuch für Systemanwender ebenso lange wie die damit erstellten Daten bzw. Programme selbst aufbewahrt werden. Beim Systemanwender muss die Programmdokumentation bzw. das Handbuch für Systemanwender ebenso lange wie die damit erstellten Daten aufbewahrt werden.

5.5.7. Einlagerung

Bei kombinierten Verwahrungs-/Zolllagern ist vor Ablauf der 20-tägigen Gesamtverwahrungsfrist, bei reinen Zolllagern spätestens nach Ablauf der Frist für die Einzelverwahrung eine Anmeldung im Informatikverfahren (e-zoll) bzw. - auf den Amtsplätzen - eine schriftliche Zollanmeldung zum Zolllagerverfahren abzugeben.

Die von der Zollanmeldung erfassten Waren sind als Eingang in der Lagerbestandsaufzeichnung anzuführen und in der Spalte "Erledigung" mit Verfahrenscode "71xx 000" (bei Sonderlagerung 71xx 710") und vergebener CRN als Eingang ins Zolllager zu kennzeichnen. Anschließend ist automatisch ein Bestand zu ermitteln.

Wenn Teilpositionen einer im Verwahrungslager erfassten Sendung vor Ablauf der Gesamtverwahrungsfrist in das Zolllager umgebucht werden sollen, ist für diesen Teil eine neue Lagernummer zu vergeben. Vorverbuchung der Anmeldung zum Zolllagerverfahren ist in diesem Fall die im Verwahrungslager vergebene Lagernummer.

5.5.7.1. Erfassung von Versandscheindaten

Grundsätzlich hat die Anzahl der einzelnen Positionen bzw. die Summe der einzelnen Positionsdaten (Anzahl der Packstücke und der Rohmasse) in der Lagerbestandsaufzeichnung mit jenen im Vorpapier angegebenen Positionen überein zu stimmen.

Es können sich jedoch - vor allem bei NCTS-Dokumenten - Abweichungen ergeben. Folgende Varianten führen daher zu keiner eigenen Position in den Lagerbestandsaufzeichnungen:

  • Werden in einer Positionsdatenzeile Packstücke mit einer Rohmasse von Null angegeben, erfolgt die Erfassung bei der übergeordneten (Lagerbestands-) Position; dies gilt ebenso im umgekehrten Fall - also bei Null Packstücken mit einer Rohmasse; bei Abbuchungen wird die Anzahl bei der entsprechenden Datenzeile abgebucht, die Rohmasse bei der übergeordneten Positionsdatenzeile.
  • Sofern im Vorpapier die Anzahl der Packstücke und der Rohmasse einer Positionsdatenzeile gleich Null ist, dienen diese Angaben ausschließlich als Kommentarzeile einer Position in den Lagerbestandsaufzeichnungen.

5.5.7.2. Tätigkeiten im Zolllager

Für folgende Tätigkeiten im Zolllager (Korrektur auch im Verwahrungslager) sind EDV-mäßige Aufzeichnungen zu führen und entsprechende Bestände daraus automatisch zu ermitteln:

5.5.7.2.1. Lagerbehandlung

Nichtgemeinschaftswaren können ausschließlich im Zolllager behandelt (auch übliche Behandlungen sind davon erfasst) werden. Sollen also Waren, die sich im Verwahrungslager befinden, lagerbehandelt werden, so hat diesbezüglich vorher eine Umbuchung zu erfolgen. Wenn Teile einer sich im Verwahrungslager befindenden Ware lagerbehandelt werden sollen, ist dafür ebenso eine Anmeldung zum Zolllagerverfahren abzugeben und in diesem Fall eine neue Lagernummer zu vergeben. Die erhaltene CRN dient jeweils als Erledigung für die umgebuchte Ware und ist zugleich die Vorverbuchung für die neue Lagernummer. Eine Neuerfassung mit Lagernummer erübrigt sich, wenn sich die Sendung bereits im Zolllager befindet. Der Tag der Behandlung und der Umfang sind in der Lageraufzeichnung wie ein Eingang anzuführen und als Lagerbehandlung ("LB") zu kennzeichnen. Der anschließend darüber automatisch zu ermittelnde Bestand bleibt davon unberührt; das bedeutet, dass die Lagerbehandlungen grundsätzlich bestandsneutrale Auswirkungen haben.

5.5.7.2.2. Vorübergehendes Entfernen

Nichtgemeinschaftswaren können mit Bewilligung aus dem Zolllager vorübergehend entfernt werden, wobei bei der zugehörigen Lagerbestandsaufzeichnung ausschließlich der Tag der Entnahme und die Geschäftszahl der Bewilligung anzuführen sind.

Der automatisch ermittelte Bestand bleibt davon unberührt; dafür sind in der Spalte "Erledigung" zusätzlich die von der vorübergehenden Entfernung betroffenen Bestände (Waren) anzuführen. Die Rückgabe der entfernten Waren in das Zolllager hat wie ein Eingang zu erfolgen, wobei der unmittelbar darüber automatisch ermittelte Bestand unverändert (da die Entnahme ebenfalls bestandsneutral war) bleibt. Die Frist für ein vorübergehendes Entfernen beträgt maximal 3 Monate.

5.5.7.2.3. Korrektur

Nachträgliche Korrekturen können auch ohne Befassung der jeweiligen Überwachungszollstelle durchgeführt werden. Die korrigierten Inhalte sind in der Lagerbestandsaufzeichnung wie ein Eingang zu buchen und als solche ("KO") zu kennzeichnen. In der Spalte "Erledigung" sind die näheren Angaben und Gründe zur Korrektur anzuführen. Der anschließend automatisch ermittelte Bestand bleibt, wenn die Korrektur keine mengenmäßige Auswirkung hat, unverändert. Ansonsten wird der anschließend automatisch ermittelte Bestand entsprechend der mengenmäßigen Korrektur in der Lagerbestandsaufzeichnung ausgewiesen.

5.5.7.2.4. Befristeter Lagerort

Sofern vom bewilligenden Zollamt ein Lagerteil nur temporär (zeitlich begrenzt) zugelassen ist, ist dies in der Lagerbestandsaufzeichnung ganz normal als Eingang unter einer eigenen Lagernummer zu erfassen und in der Spalte "Erledigung" als Befristeter Lagerort ("BL") zu bezeichnen. Der Antrag dafür wird mit der Zollanmeldung (Überführung ins Zolllagerverfahren, Verfahrenscode "7100 710") gestellt, die Bewilligung erfolgt mit der Überlassung zum Zolllagerverfahren. Weiters sind in dieser Spalte der Lagerort selbst, die Befristung (maximal 6 Monate), gegebenenfalls die Bewilligungszahl bei Fristverlängerung und die getroffene Nämlichkeit anzuführen. Der anschließend darüber automatisch ermittelte Bestand hat ebenfalls in der Spalte "Erledigung" zusätzlich dieselben Punkte ("BL", Bewilligungszahl, Lagerort, Befristung und Nämlichkeit) zu enthalten.

5.5.7.3. Verbringung von Gemeinschaftswaren

Aus logistischen und wirtschaftlichen Gründen können in das Verwahrungs- bzw. Zolllager neben Nichtgemeinschaftswaren auch Gemeinschaftswaren verbracht werden. Sofern in der Bewilligung festgelegt wurde, dass auch Gemeinschaftswaren in den Bestandsaufzeichnungen erfasst werden müssen, sind diese mit dem Leitzeichen "GW" zu kennzeichnen. Ebenso ist darüber anschließend ein Bestand automatisch zu ermitteln.

5.5.8. Auslagerung

Erfolgt die Auslagerung (Verbringung aus dem Verwahrungslager bzw. Beendigung des Zolllagerverfahrens) mittels einer schriftlichen (zB Amtsplatz, Carnet-TIR, Carnet-ATA) oder im Informatikverfahren abgegebenen Zollanmeldung, dient der Verfahrenscode und die für die jeweilige Anmeldung vergebene CRN als Erledigungsnachweis der Auslagerung.

Für sonstige Auslagerungen (zB aktenmäßige Erledigungen von Fehlmengen) dienen die jeweils von der Zollbehörde bekannt gegebenen Geschäftszahlen als Erledigungszahl und Nachweis der Auslagerung.

Die Auslagerung von nicht im Zolllagerverfahren befindlichen Waren in den Bestandsaufzeichnungen (zB Gemeinschaftswaren, Waren in aktiver Veredelung) erfolgt ohne entsprechenden Verfahrenscode bzw. ohne Erledigungszahl.

5.5.8.1. Auslagerungsscheine

Auslagerungsscheine sind grundsätzlich nicht erforderlich. Bei öffentlichen Zolllagern kann jedoch zur Absicherung des Lagerhalters und um die ordnungsgemäße Auslagerung durch Dritte zu gewährleisten, die Erstellung von Auslagerungsscheinen festgelegt und dementsprechend im DV-Schema hinterlegt werden.