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Richtlinie des BMF vom 28.12.2011, BMF-010102/0007-IV/2/2011 gültig ab 28.12.2011

KRL 2012, Kassenrichtlinie 2012 - Information über Registrierkassen und Kassensysteme

4. Begriffsdefinitionen

In der Folge werden die Kassen in Typen eingeteilt, Dokumentationen näher beschrieben und verwendete Begriffe erläutert.

4.1. Kassen

Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bzw. der Grundaufzeichnungen entsprechend bewerten zu können, werden bei Registrierkassen und PC-Kassensystemen die nachfolgenden Typen unterschieden:

  • Kasse Typ 1 - mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen
    Ältere Registrierkassen ohne Elektronik / Datenträger / Speicher, die laufend einen Journalstreifen anfertigen.
  • Kasse Typ 2 - einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen
    Einfache, kostengünstige, elektronische Registrierkassen mit meist fixer Programmierung, die idR nicht mit eigenem Betriebssystem ausgestattet sind und üblicherweise die Geschäftsvorfälle mittels Datenspeicherung (idR in festen Strukturen in batteriegepuffertem RAM oder Flash-Speicher) festhalten. Diese Kassen besitzen nur geringe Speicherkapazität, zeichnen mittels Summenspeicher auf und verfügen meist über ein elektronisches Journal.
    Kassen oder Kassensysteme, die es nach ihren technischen Gegebenheiten ermöglichen oder mit Einrichtungen ausgestattet werden können, die es ermöglichen, die Inhalte der Tagesabschlussbons, des GT-Speicherstandes, der Berichte oder des elektronischen Journals in nicht der Wahrheit entsprechender Weise zu erstellen, nachträglich zu verändern oder frei zu gestalten, zählen nicht zum Typ 2.
    Zur Klarstellung der Frage der Ordnungsmäßigkeit sowie der Prüfbarkeit / Kontrollfähigkeit werden die unterschiedlich ausgestatteten Kassen des Typ 2 noch in folgende Subtypen unterteilt:
    • Typ 2a - mit Bondruck und Journaldruck (2 Rollen), ohne Schnittstelle zum Datenexport
    • Typ 2b - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen, ohne Schnittstelle für den Datenexport
    • Typ 2c - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den Datenexport auf einen externen Datenträger über einen PC unter Anwendung einer speziellen Übertragungssoftware
    • Typ 2d - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den unmittelbaren Datenexport auf einen externen Datenträger

Die Ordnungsmäßigkeitsvermutung (§ 163 BAO) basiert neben der Erfüllung von Formalvorschriften vor allem auf der Prüfbarkeit (Übersicht über die Geschäftsvorfälle durch einen sachverständigen Dritten) und Kontrollfähigkeit von Aufzeichnungen im Zuge von Steueraufsichtsmaßnahmen. Zur umfassenden Prüfbarkeit bedarf es der Datenvorlage, welche sich aus § 131 letzter Satz BAO herleitet.

Eine solche ist bei den Typen 2a und 2b nicht möglich, sodass diese nicht den Anforderungen des § 131 BAO entsprechen.

Bei Typ 2c ist die Datenvorlage nur nach einem komplexen Übertragungsvorgang möglich. Typ 2d bietet nach Sicherung einen raschen und unmittelbaren Datenzugriff.

Die Kontrollfähigkeit ist bei Typ 2a durch den fortlaufend bedruckten Papierjournalstreifen für einen längeren Zeitraum gegeben, bei Typ 2b bzw. Typ 2c erst nach Ausdruck des begrenzten elektronischen Journals für einen kurzen Zeitraum möglich.

Bei Typ 2c besteht die Möglichkeit der Einschau in das elektronische Journal auf der Datenebene nur nach komplexem Datenexport (über PC) für einen kurzen Zeitraum.

Typ 2d macht die Journaldaten unmittelbar und für einen längeren Zeitraum verfügbar.

  • Kasse Typ 3 - Kassensysteme bzw. PC-Kassen
    Kassensysteme, welche meistens über ein eigenes Betriebssystem verfügen (so genannte "proprietäre Kassensysteme") und die Geschäftsvorfälle mittels Datenspeicherung in komplexeren Strukturen als bloßen Summenspeichern festhalten, sowie PC-Kassen mit eigenem, handelsüblichen Betriebssystem, die im Regelfall mittels auf Datenbanken basierender Software die Geschäftsvorfälle permanent festhalten.
  • sonstige Einrichtungen, wenn sie zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen genutzt werden und damit Registrierkassenfunktion haben (zB Kassenwaagen, Taxameter, Fakturierungsprogramme).