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Erlass des BMF vom 04.08.2016, BMF-010102/0029-IV/2/2016, BMF-AV Nr. 123/2016 gültig ab 04.08.2016

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

3. Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO)

Registrierkassenpflicht ist die Verpflichtung, alle Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse (elektronischem Aufzeichnungssystem) einzeln zu erfassen.

Entscheidend ist, dass eine Barzahlung erfolgt und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Daher ist beispielsweise eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung oder eine nachträgliche Barzahlung elektronisch zu erfassen.

Soweit Betriebseinnahmen keine Barumsätze darstellen (zB Verkauf von Wertgutscheinen, Zahlung mittels Telebanking oder Zahlungsanweisung, Überweisungen, Daueraufträge, Einziehungsaufträge), besteht keine Verpflichtung zur Erfassung dieser Einnahmen mittels Registrierkasse. Werden diese jedoch erfasst, so besteht ab 1. April 2017 keine Pflicht zur Signatur im Sinne § 9 RKSV für solche Belege, es sei denn, sie werden in einem Beleg mit Barumsätzen kombiniert (vgl. Abschnitt 2.4.2.1.).

3.1. Registrierkasse und sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme

3.1.1. Arten der Registrierkassen

Unter einer Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung bzw. Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen.

Jede Registrierkasse hat ab 1. Jänner 2016 über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) zu verfügen. Das Datenerfassungsprotokoll muss ab 1. Jänner 2016 gemäß § 19 Abs. 2 RKSV auf einen externen Datenträger exportierbar sein.

Neben dem Datenerfassungsprotokoll muss jede Registrierkasse ab 1. April 2017 einen Umsatzzähler aufweisen und über einen AES-Schlüssel zur Verschlüsselung dieses Umsatzzählers verfügen.

Sie kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein und muss ab 1. April 2017 auf zumindest eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, die jeweils ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt, zugreifen sowie die Erstellung von Belegen gemäß § 132a BAO mittels Belegdrucker oder durch Aussendung eines elektronischen Belegs auslösen können. Im Unterschied zu Registrierkassen verfügen Eingabestationen über kein Datenerfassungsprotokoll.

3.1.1.1. Nutzung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmer

Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse verwenden, wenn nachvollziehbar und klar erkennbar ist, welche Umsätze zu welchem Unternehmer gehören (§ 5 Abs. 6 RKSV). Das bedeutet, dass die Registrierkasse für jeden Unternehmer, der diese verwendet, ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll führen muss bzw. für jeden Unternehmer ab April 2017 eine gesonderte Sicherung der Unternehmensumsätze durch eine dem jeweiligen Unternehmer zugeordnete Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gewährleistet ist. Beispiele

Ordinations-/Apparategemeinschaft von Ärzten oder Physiotherapeuten, Bauernladen für mehrere Landwirte.

Bei Verwendung einer gemeinsamen Registrierkasse für mehrere Betriebe eines Unternehmers (in einem gemeinsamen Datenerfassungsprotokoll) müssen die Bareinnahmen jedes Betriebes als solche gekennzeichnet und erkennbar sein (zB: ein eigener Nummernkreis je Betrieb), um die für die Ausfertigung der Abgabenerklärungen (zB: E1a pro Betrieb) erforderlichen Daten verfügbar zu haben. Daher ist es nicht erforderlich, dass pro Betrieb eine eigene Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit vorhanden sein muss.

3.1.1.2. Angemietete Registrierkasse

Werden Registrierkassen bloß angemietet, ist deren sicherheitstechnische Verwendung nur mit "eigener", auf das mietende Unternehmen ausgestellter, Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit möglich. Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit muss genauso wie die angemietete Registrierkasse vor der Inbetriebnahme vom mietenden Unternehmen über FinanzOnline (FON) registriert werden. Nach der Initialisierung der angemieteten Registrierkasse mit der bei der Registrierung über FON gemeldeten Kassenidentifikationsnummer muss ein Startbeleg erstellt, geprüft und aufbewahrt werden. Wird die Registrierkasse über einen längeren Zeitraum verwendet, sind Monats- und Jahresbelege zu erstellen, zu prüfen und aufzubewahren sowie das Datenerfassungsprotokoll entsprechend § 7 Abs. 3 RKSV zu sichern. Zeitgleich mit der Rückgabe der angemieteten Registrierkasse müssen diese und die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit mit Meldung über FON außer Betrieb genommen und das Datenerfassungsprotokoll im vorgeschriebenen Format gesichert und aufbewahrt werden (vgl. Abschnitt 3.6.2.).

3.1.2. Trainingsbuchungen (§ 7 Abs. 2 RKSV)

Trainingsbuchungen sind ab der Inbetriebnahme der Registrierkasse in das Datenerfassungsprotokoll signiert aufzunehmen und als solche zu kennzeichnen. Trainingsbuchungen dürfen daher nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen verwendet werden.

3.1.3. Sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem

Darunter können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme verstanden werden, bei denen die Erfassung des Barumsatzes und die Ausfertigung des Zahlungsbelegs in Form einer Eingabestation örtlich getrennt von der Erstellung der Signatur bzw. des Siegels und der Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls auf einem Server durchgeführt werden. Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit kann auch mit der Eingabestation verbunden sein, allerdings muss dann die serverbasierte Registrierkasse die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit über die Eingabestation ansteuern können.

Als Prinzip gilt, dass das elektronische Aufzeichnungssystem die Erstellung der Signatur, die Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls und die Belegerstellung nach der Erfassung eines Barumsatzes vor der Erfassung des nächsten Barumsatzes sicherstellen muss.

Die Übertragung der Daten zwischen Eingabestation und Server kann auch cloudbasiert erfolgen.

3.1.3.1. Waagenkassen

Waagenkassen sind Registrierkassen gleichzuhalten, wenn die Waagenkasse die technischen Erfordernisse bzw. Funktionalitäten eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 131b BAO erfüllt. Wenn diese die Voraussetzungen nicht erfüllen, muss eine eigene Registrierkasse geführt werden.

Bei der Belegerteilung kann dann im Registrierkassenbeleg auf den Waagenbeleg verwiesen werden. In dem Fall, dass im Registrierkassenbeleg auf den Waagenbeleg verwiesen wird, kann die Übergabe des Waagenbelegs an den Kunden nach § 132a Abs. 4 BAO entfallen. Eine gesonderte Ausweisung der auf dem Waagenbeleg angeführten Waren in der Registrierkasse bzw. dem Registrierkassenbeleg ist dann nicht erforderlich. Der Waagenbeleg muss aber - auch zur Nachvollziehbarkeit der Summenbildung (vgl. § 132 Abs. 2 letzter Satz BAO) - beim ausstellenden Unternehmen aufbewahrt werden.

Wenn die Wiegedaten in der Waage protokolliert werden (Journal), ersetzt das Journal die aufzubewahrenden Waagenbelege. Diese Journaldaten sind von abgabenrechtlicher Bedeutung gemäß § 132 BAO.

Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer, kann nach § 132a Abs. 4 Satz 2 BAO der Waagenbeleg auch übergeben werden.

3.1.3.2. Taxameter

Taxameter dienen - auf Basis von Taxitarifen - der Berechnung von Fahrpreisen in Taxis. Wenn sie auch zur Erfassung der Bareinnahmen eingesetzt werden sollen, müssen sie den Vorgaben des § 131b BAO entsprechen und gemäß § 132a BAO Belege ausstellen können. Entsprechen Taxameter nicht diesen Vorgaben, sind die Barumsätze gesondert in einer eigenen Registrierkasse zu erfassen.

3.1.3.3. Sonstige Einrichtung

Sonstige Einrichtungen wie zB Fakturierungsprogramme, branchenspezifische Softwareprogramme, die der Erfassung der Barumsätze und Rechnungserstellung dienen, müssen ebenso den Vorgaben des § 131b BAO (insbesondere Datenerfassungsprotokoll und Anknüpfungsmöglichkeit für eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit) entsprechen und gemäß § 132a BAO Belege ausstellen können.

3.2. Elemente und Funktionen der Registrierkasse

3.2.1. Datenerfassungsprotokoll (DEP)

3.2.1.1. Teile des DEP

Jede Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP; Signaturjournal) im Sinne § 7 RKSV zu verfügen. Darin sind für alle Barzahlungen zumindest die Beleginhalte gemäß § 132a Abs. 3 BAO festzuhalten. Für alle Barumsätze kommen ab dem 1. April 2017 die Inhalte des maschinenlesbaren Codes (§ 10 Abs. 2 RKSV) pro Barumsatz dazu. Auch Trainings- und Stornobuchungen sind gemäß § 7 Abs. 2 RKSV im Signaturjournal abzuspeichern. Für alle Daten des Signaturjournals - bis auf die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung - sieht die RKSV ein Exportformat vor (Z 3 der Anlage der RKSV).

3.2.1.2. Erfassung der Bareinnahmen im DEP

Die Erfassung der Bareinnahmen im DEP hat zeitnah ohne signifikante Verzögerungen zu erfolgen (technische Verzögerungen wegen Pufferung oder Caching sind möglich). Die Erfassung im DEP muss vor der Erfassung eines weiteren Geschäftsvorfalles abgeschlossen sein. Dies ist insbesondere für die Verkettung der Barumsätze im Sinne § 4 Abs. 1 RKSV erforderlich, bei der Teile des Signaturwertes des jeweilig vorhergehenden Barumsatzes des DEP in die Signatur des nunmehr zu signierenden Barumsatzes einbezogen wird.

3.2.1.3. Export der DEP-Daten

Das seit 1.1.2016 zu führende DEP muss mit den Daten des § 7 Abs. 1 RKSV ohne vorgegebene Struktur exportierbar sein.

Ab dem 1. April 2017 gilt für den Export des DEP die Strukturvorgabe der Z 3 der Anlage zur RKSV. Die Belegangaben "Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung" sind zwar nicht im Exportformat enthalten, müssen aber auch nach dem 31.03.2017 ohne Strukturvorgabe exportierbar sein. Gleiches gilt für die Einzelbeträge des Beleges, wenn diese anstelle des Betrages der Barzahlung am Beleg ausgewiesen sind.

Der Export muss über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO möglich sein. Wurde die Registrierkasse vor dem 1. April 2017 in Betrieb genommen, dann gilt für den Export der Daten ab der Registrierung über FON das ab dem 1. April 2017 gültige Datenformat.

Zur Reduktion des Umfanges der zu exportierenden Daten kann im Exportprotokoll die Bereitstellung der Signatur- bzw. Siegelzertifikate und Zertifikatsketten, die den Signaturen der Barumsätze im DEP entsprechen, entfallen.

Das DEP ist im Datenformat JSON (UTF8) auf einem bereitzustellenden Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Alternativ kann in Fällen, in denen ein Datenerfassungsprotokoll auf einem externen Server (auch wenn der Serverplatz einem anderen Unternehmen gehört) geführt wird, die Bereitstellung der o.a. Daten auch dadurch erfolgen, dass die Zugangsdaten zum externen Server zur Verfügung gestellt werden, wenn damit die Berechtigung und Möglichkeit zum Download bzw. Export der Daten einhergeht und die Verwendung dieser Daten gewährleistet ist. Auch bei der Nutzung von Servern, die sich nicht in Österreich befinden, ist sicherzustellen, dass entweder die Daten auf einem externen Datenträger oder die Zugangsdaten bereitgestellt werden. Die Zurverfügungstellung der DEP-Daten kann über einen Remotezugriff oder einen Zugriff in den Räumlichkeiten des Unternehmens erfolgen, wobei es auch zulässig ist, davor das DEP auf einen externen Datenträger zu exportieren bzw. den Export via Internet (zB: Dropbox, Secure FTP) zur Verfügung zu stellen.

Die Bereitstellung der Daten, bzw. Zugangsdaten hat ohne unnötigen Aufschub, d.h. unmittelbar, wenn eine Person mit Zugriffsberechtigung anwesend ist bzw. längstens innerhalb von zwei Werktagen nach vorheriger Verständigung der Abgabenbehörde zu erfolgen. Bei Glaubhaftmachung der Unzumutbarkeit der Einhaltung dieser Frist, kann diese in der Einzelfallbetrachtung auch verlängert werden.

Die Dauer der Zugriffsmöglichkeiten der Organe der Abgabenbehörden beschränkt sich auf die für das Abgabenverfahren notwendige Erhebungstätigkeit für die Feststellung der wahren Abgabenbemessungsgrundlagen. Sie ist dementsprechend einzelfallbezogen zu gewähren.

3.2.1.4. Sicherung des DEP

Das vollständige DEP ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise schreibgeschützte (abgeschlossene) externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Jede Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Sollten die Daten des DEP zur Sicherung verschlüsselt werden, müssen die Daten inhaltsgetreu wiederhergestellt werden können.

3.2.2. Schnittstelle zur Signatur-bzw. Siegelerstellungseinheit

Die zu signierenden Daten sind von der Registrierkasse aufzubereiten, die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit signiert diese Daten mit Hilfe des privaten Schlüssels des dem jeweiligen Unternehmer zugeordneten Signatur- bzw. Siegelzertifikates.

3.2.3. Kassenidentifikationsnummer

Die Kassenidentifikationsnummer kennzeichnet eine Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens und muss innerhalb eines Unternehmens eindeutig sein. Sie ermöglicht dadurch auch die Unterscheidung verschiedener Registrierkassen mit gleicher Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit. Die Kassenidentifikationsnummer kann durch den Unternehmer frei vergeben werden. Die Kassenidentifikationsnummer sollte möglichst kurz gehalten werden.

3.2.4. Summenspeicher (Umsatzzähler)

Im Summenspeicher (Umsatzzähler) der Registrierkasse sind alle nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Beträge eines zu signierenden Beleges mit ihren Bruttowerten vor der Signierung vorzeichengetreu aufzusummieren. Dies gilt auch für die freiwillig signierten Belege und auch für Stornobuchungen (Minusvorzeichen), nicht jedoch für Trainingsbuchungen. Sollten daher beispielsweise Kassenentnahmen freiwillig signiert werden, muss der Umsatzzähler in Höhe des entnommenen Betrages vermindert werden. Die Aufnahme der Beträge in den Umsatzzähler hat auch dann zu erfolgen, wenn die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ausgefallen ist.

Der Umsatzzähler ist als Summenzähler Teil der Sicherheitseinrichtung einer Registrierkasse und für Umsatzanalysen nur in Verbindung mit den weiteren, in der Registrierkasse aufgezeichneten Daten (DEP) vorgesehen. Der Umsatzzähler ist wie das DEP eindeutig einer Registrierkasse zugeordnet. Jede Registrierkasse muss über genau einen Summenspeicher verfügen.

Der Umsatzzähler darf als Teil der Sicherheitseinrichtung nur für die Abwicklung eines zu signierenden Geschäftsvorfalles oder im Zuge der Initialisierung der Registrierkasse durch die Kassensoftware verändert werden.

3.2.5. Verschlüsselungsalgorithmus AES 256

Die RKSV schreibt in den §§ 9 Abs. 2 Z 5 und 10 Abs. 2 Z 5 RKSV die Verwendung des Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 für die Verschlüsselung des Umsatzzählers der Registrierkasse für die Signatur- bzw. Siegelerstellung und die Aufbereitung des maschinenlesbaren Codes vor, um die Vertraulichkeit des Umsatzzählers zu gewährleisten. AES (Advanced Encryption Standard) bezeichnet ein symmetrisches Verschlüsselungsverfahren, mit dem beliebige Daten mithilfe eines Schlüssels unlesbar gemacht und wieder entschlüsselt, also wieder lesbar gemacht werden können. Der Algorithmus für das erforderliche Verschlüsselungsverfahren steht auf Software Bibliotheken für alle gängigen Plattformen und Programmiersprachen zur Verfügung. Der Schlüssel kann vom Unternehmer frei gewählt werden, wobei davon auszugehen ist, dass die Kassen-Software einen zufälligen Schlüssel erzeugen und dem Unternehmer zur Verfügung stellen wird.

Aus den verschlüsselten Daten alleine kann weder auf die Klartextdaten (Umsatzzähler) noch auf den verwendeten Schlüssel geschlossen werden. Eine Entschlüsselung der Daten ist nur möglich, wenn der für die Verschlüsselung verwendete Schlüssel bekannt ist. Daher muss dieser Schlüssel bei der Registrierung der Registrierkasse über FON angegeben werden.

Einer Registrierkasse ist genau ein AES-Schlüssel zugeordnet. Mehrere Registrierkassen können innerhalb eines Unternehmens auch denselben AES-Schlüssel verwenden. Ein Wechsel des AES-Schlüssels im laufenden Betrieb ist nicht zulässig.

3.3. Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten

3.3.1. Arten von Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten

Als Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit im Sinne § 12 RKSV kommen zur Speicherung des privaten Schlüssels nur die Bauformen Signaturchip (Smartcard) oder Hardware Security Module (HSM) in Frage. Für den Signaturchip gelten dieselben Sicherheitsanforderungen wie für die Erstellung qualifizierter Signaturen, wobei der Signaturchip die erforderliche Zertifizierung aufweisen muss. Auch bei nicht lokaler Signaturerstellung (zB: Remote-Lösung über Internet) muss der private Schlüssel in einer geeigneten Hardwarekomponente (zumeist HSM) eingebettet sein.

Bei der Verwendung von HSM in Registrierkassensystemen muss der Vertrauensdiensteanbieter (VDA) den privaten Schlüssel in das HSM einbringen und die Eignung des HSM bescheinigen lassen. Der Unternehmer, der das HSM für die Signatur- bzw. Siegelerstellung einsetzt, muss sicherstellen, dass der private Schlüssel geheim gehalten wird und nicht extrahiert bzw. über ein Backup dupliziert werden kann.

Eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit kann auch mit mehreren Registrierkassen verbunden sein und umgekehrt.

3.3.2. Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

3.3.2.1. Beschaffungsvorgang

Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten sind über einen Vertrauensdiensteanbieter (VDA) zu erwerben, der qualifizierte Signatur- bzw. Siegelzertifikate anbietet. Die Zulassung, als VDA Signatur- bzw. Siegelzertifikate ausstellen zu dürfen, erteilt in Österreich die Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR).

Auch das Bundesministerium für Finanzen ist Ansprechstelle für alle Vertrauensdiensteanbieter, da ua. gemeinsam die Modalitäten bei der Verifikation der gemeldeten Signatur- bzw. Siegelzertifikate (§ 16 Abs. 2 RKSV) festgelegt werden müssen (vgl. Abschnitt 3.3.3.2.).

3.3.2.2. Daten des Signatur- bzw. Siegelzertifikates

3.3.2.2.1. Seriennummer des Zertifikates

Die Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates muss pro Vertrauensdiensteanbieter eindeutig sein und darf daher pro Vertrauensdiensteanbieter nur einmal vergeben werden.

3.3.2.2.2. Ordnungsbegriff des Unternehmers

Gemäß § 15 Abs. 2 RKSV hat jeder Unternehmer einen der folgenden Ordnungsbegriffe im Datenfeld "1.2.40.0.10.1.11.1" (OID für "Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber") seines Signatur- bzw. Siegelzertifikates eintragen zu lassen:

Ordnungsbegriff

Stellenanzahl

Typ

Beispiel

Finanzamts- und Steuernummer (St.Nr.)

9

Numerisch

142416890

Umsatzsteueridenti-fikationsnummer (UID)

Max. 14 (abhängig vom Land)

Alphanumerisch (Großbuchstaben)

ATU12345678

Global Location Number (GLN)

13

numerisch

1234567890123

Ausländische Unternehmer, die im Inland Barumsätze tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen (Abschnitt 2.4.4.2.) und in Österreich steuerlich nicht erfasst sind, müssen vor der Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit eine Steuernummer beim zuständigen Finanzamt beantragen.

Die zugrundeliegende OID wurde mit GZ BKA-410.006/0006-I/IKT/2015 vom 13. August 2015 vergeben.

3.3.3. Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse

Die Registrierung der Signatur-bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse über FON (ab Ende August 2016 möglich) durch den Unternehmer oder seinen bevollmächtigten Parteienvertreter (§ 16 Abs. 1 RKSV) dient der Identifikation der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten und der zugeordneten Registrierkassen in der Registrierkassendatenbank (RKDB, vgl. § 18 RKSV). Es gibt keine Anbindung der Registrierkassen an die Finanzverwaltung und es erfolgt auch keine Übermittlung von Einzelumsätzen.

Bevollmächtigte Parteienvertreter müssen über eine steuerliche Vertretungs- und eine 90a-Vollmacht (§ 90a BAO) verfügen. Parteienvertreter können für einen Unternehmer auch einen Registrierkassen-Webservice-User anlegen, um einen Unternehmer für dessen Registrierkassen mit Internetzugang die Möglichkeit einzuräumen, die Registrierung direkt über die Registrierkasse durch Nutzung des Webservices durchführen zu können. Der im FON-Ersatzverfahren gemäß §§ 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 und 17 Abs. 6 RKSV vorgesehene amtliche Vordruck steht ab Ende August 2016 zur Verfügung.

3.3.3.1. Daten der Registrierung

Bei der Registrierung sind je Signatur- bzw. Siegelzertifikat Art und Seriennummer des Signatur-bzw. Siegelzertifikates und je Registrierkasse Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel bekannt zu geben. Zusätzlich zur Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates ist der Vertrauensdiensteanbieter anzugeben, von dem das Signatur- bzw. Siegelzertifikat ausgestellt wurde. Signatur- bzw. Siegelzertifikate und Registrierkassen sind unabhängig voneinander zu registrieren, ihre Verbindung ist nicht zu dokumentieren. Bei der Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist anzugeben, ob die Signatur- bzw. Siegelerstellung über eine Signaturkarte, ein eigenes HSM oder über ein HSM eines Dienstleisters erfolgt. Für die Erfassung des AES-Schlüssels steht ein Prüfziffernverfahren zum Erkennen von Eingabefehlern zur Verfügung.

3.3.3.2. Verifikation des Signatur- bzw. Siegelzertifikates

FON stellt automatisch im Zuge der Registrierung eine Verbindung zum bekannt gegebenen VDA her und prüft mit Hilfe der gemeldeten Seriennummer des Zertifikates und des Verzeichnisses des VDA das Vorhandensein, die Gültigkeit und die Zuordnung des Zertifikates zum bei der Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit vom Unternehmer bekanntgegebenen Ordnungsbegriff (Abschnitt 3.3.2.2.2.). Sollte die Verifikation des Signatur- bzw. Siegelzertifikates fehlschlagen und die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse mit diesem fehlerhaften Signatur- bzw. Siegelzertifikat bereits in Betrieb genommen worden sein (siehe Abschnitt 3.5.), ist eine neue Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zu beschaffen und zu registrieren sowie eine neuerliche Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (Abschnitt 3.5.) erforderlich. Gültige Zertifikate werden in der Registrierkassendatenbank (RKDB) abgelegt.

3.3.3.3. Formen der Registrierung

FON stellt für die Registrierung ein Dialogverfahren (manuelles Erfassungssystem), ein Übermittlungsverfahren für XML-Dateien und ein WebService zur Verfügung. Kassen mit Internet-Verbindung können das Web-Service nutzen und spezifische Authentifizierungsdaten und die zu registrierenden Daten in eine für die Registrierung bereitgestellte Datenstruktur übertragen. Nähere Details zum Web-Service stehen seit Mai 2016 auf der Homepage des BMF unter https://www.bmf.gv.at/egovernment/fon/fuer-softwarehersteller/informationen-fuer-softwarehersteller.html zur Verfügung. Für Parteienvertreter wird es auch eine Möglichkeit zur Übertragung der Registrierungsdaten über die Kanzleisoftware geben.

3.3.3.4. Authentifizierungscode Unternehmer-App

Pro Unternehmer kann nach erfolgreicher Registrierung einer Registrierkasse über FON ein Authentifizierungscode angefordert werden, der für die Freischaltung des Prüf-App des BMF (vgl. Abschnitt 3.5.) für die Belegprüfung gemäß §§ 6 Abs. 4 und 8 Abs. 3 RKSV erforderlich ist. Es können (zB bei Verlust des Codes) auch weitere Codes angefordert werden.

3.3.4. Signatur- bzw. Siegelerstellung

Für die verpflichtende und freiwillige Signierung der Barumsätze sind von der Registrierkasse die zu signierenden Daten aufzubereiten. Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit signiert diese Daten mit Hilfe des privaten Schlüssels des dem jeweiligen Unternehmer zugeordneten Signatur- bzw. Siegelzertifikates. Bei den zu signierenden Daten handelt es sich um bestimmte Belegdaten gemäß § 132a Abs. 3 BAO (fortlaufende Nummer des Barumsatzes, Datum der Belegausstellung), die zusätzlichen Belegdaten gemäß § 132a Abs. 8 BAO (siehe Abschnitt 4.6.) und Daten, die der Datensicherheit dienen (verschlüsselter Stand des Umsatzzählers, Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates, Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes). Wenn zwischen dem letzten Beleg mit Signatur Belege ohne Signatur im Datenerfassungsprotokoll gespeichert sind, ist als vorhergehender Barumsatz der zuletzt signierte Beleg heranzuziehen. Ein laufender Wechsel zwischen mehreren Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten für die Signaturerstellung ist jederzeit möglich, vorausgesetzt, die jeweilige Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist über FON registriert und nicht außer Betrieb genommen.

Bei der Aufbereitung der Beträge getrennt nach den Steuersätzen sind folgende Feldzuordnungen in der Datenstruktur lt. TZ 4 der Anlage zur RKSV einzuhalten und jeweils die Bruttobeträge aufzusummieren:

  • Betrag-Satz-Normal: 20% Umsätze
  • Betrag-Satz-Ermaessigt-1: 10% Umsätze
  • Betrag-Satz-Ermaessigt-2: 13% Umsätze
  • Betrag-Satz-Null: siehe Abschnitt 4.6.6.
  • Betrag-Satz-Besonders: 19% Umsätze

Die im Rahmen der Ust-Pauschalierung nach § 22 UStG zu erfassenden Umsätze sind den Feldern Betrag-Satz-Ermaessigt-1, Betrag-Satz-Ermaessigt-2 und Betrag-Satz-Normal zuzuordnen.

Für die Betragszuweisungen gelten dieselben Regeln wie für die Darstellung der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen in Abschnitt 4.6.6.

3.4. Sicherheitseinrichtung

Die ab 1. April 2017 verpflichtende Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulationen von in Registrierkassen gespeicherten Daten besteht im weitesten Sinne aus der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (vgl. Abschnitt 3.3.1., 3.3.4.), den gesetzlich vorgegebenen Einrichtungen in der Registrierkasse zur Bedienung der Sicherheitseinrichtung (Abschnitt 3.2.) und den administrativen Vorgaben zum Betrieb der Registrierkasse (Abschnitt 3.3.3., 3.5., 3.6., 4.5.7.).

In die Signatur wird unter anderem ein Teil des Signaturwertes des vorhergehenden Barumsatzes einbezogen. Dadurch werden die Barumsätze miteinander verkettet und Datenmanipulationen nachvollziehbar. Durch die gesetzeskonforme Belegverkettung wird für alle signierten Geschäftsvorfälle der Nachweis des § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO erbracht.

Die Registrierkasse darf keine Vorrichtung enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse umgangen werden kann (vgl. § 5 Abs. 5 RKSV). Die Unterdrückung der Signaturerstellung für Belege ohne Barumsätze oder für die Verwendung der Registrierkasse im Ausland stellt keine Umgehung der Sicherheitseinrichtung dar. Ein Moduswechsel (Umschaltung) in der Kasse aufgrund der unterschiedlichen Vorgaben und Steuersätzen in den jeweiligen Ländern ist zulässig.

3.5. Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

3.5.1. Vorgehen bei der Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse besteht aus der Initialisierung der Registrierkasse und aus der Erstellung sowie Prüfung des Startbeleges. Die Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse über FON (Abschnitt 3.3.3.) sowie die Prüfung des Startbeleges mittels Prüf-Service (Abschnitt 3.5.3.2.) müssen spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung abgeschlossen sein (§ 6 Abs. 3 RKSV). Für Inbetriebnahmen bis zum 31. März 2017 gibt es eine längere Frist für die Registrierung über FON und die Startbelegprüfung, es genügt, wenn diese vor dem 1. April 2017 durchgeführt wird.

Der im FON-Ersatzverfahren gemäß §§ 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 und 17 Abs. 6 RKSV vorgesehene amtliche Vordruck RK 1, der zu verwenden ist, wenn die Meldung über FON mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar ist, steht ab Ende August 2016 über die BMF-Homepage unter https://service.bmf.gv.at/service/anwend/formulare zur Verfügung.

3.5.2. Initialisierung der Registrierkasse

Die Initialisierung der Registrierkasse besteht aus der Einrichtung eines leeren DEP, eines Umsatzzählers mit Zählerstand 0 und eines AES-Schlüssels in der Registrierkasse. Darüber hinaus muss die Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse zugeordnet und die Schnittstelle zu einer funktionsfähigen Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit hergestellt werden.

3.5.3. Erstellung und Prüfung Startbeleg

3.5.3.1. Erstellung Startbeleg

Nach der Initialisierung der Registrierkasse ist der Startbeleg zu erstellen. Dies kann durch Erfassung eines entsprechenden Geschäftsvorfalles mit Betrag 0 oder durch eine spezielle Funktion zur programmgesteuerten Anlage dieses Geschäftsvorfalles im DEP erfolgen. Bei der Aufbereitung der Daten für die Signaturerstellung (§ 9 Abs. 2 RKSV) muss im Startbeleg als Verkettungswert laut Z 4 der Anlage zur RKSV die Kassenidentifikationsnummer verwendet und der Stand des Umsatzzählers (0) mit dem AES-Schlüssel verschlüsselt werden. Die Daten des erstellten Startbeleges müssen mit dem maschinenlesbaren Code als erster Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll eingetragen und zur Prüfung (nur bei mobiler Variante, siehe Abschnitt 3.5.3.2. bzw. Aufbewahrung gemäß § 6 Abs. 4 RKSV) aufbereitet (Ausdruck, elektronische Übermittlung) werden. Nach der Erstellung des Startbeleges kann der Betrieb der Registrierkasse aufgenommen werden. Die weiteren Schritte (Registrierung über FON und Startbelegprüfung) und die Frist, innerhalb der diese Schritte stattzufinden haben (Abschnitt 3.5.1.), sind zu beachten.

3.5.3.2. Prüfung Startbeleg

Die Prüfung des Startbeleges hat binnen einer Woche nach der Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse über FON zu erfolgen. Bei der Prüfung ist festzustellen, ob sich die im maschinenlesbaren Code des Startbeleges vorhandene Signatur- bzw. das Siegel mit Hilfe der im maschinenlesbaren Code vorhandenen lesbaren Daten und dem in der RKDB gespeicherten Signatur- bzw. Siegelzertifikat rekonstruieren lässt. Danach ist zu prüfen, ob sich mit Hilfe des in der RKDB gespeicherten AES-Schlüssels der verschlüsselte Umsatzzähler auf den Initialwert des Umsatzzählers zurückführen lässt

Um den in diesen Prüfungen erforderlichen Zugang zur RKDB bewerkstelligen zu können, wird jedem Unternehmer eine Prüf-App in Form einer mobilen Variante (zB: Smartphone) oder in Form eines Web-Services zur Verfügung gestellt.

Die Bezugsquellen der mobilen Variante der Prüf-App werden ab Ende August 2016 auf der BMF-Homepage bekannt gegeben (https://www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html). Die Verwendung der Prüf-App ist nur nach vorheriger Authentifizierung des Unternehmers möglich. Der dafür erforderliche Authentifizierungscode ist im Zuge der Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit anzufordern (Abschnitt 3.3.3.).

Der Aufruf mittels Web-Service kann direkt in die Kassensoftware integriert sein und steht auch den beruflichen Parteienvertretern zur Übermittlung über ihre Kanzleisoftware zur Verfügung. Für den Zugang zum Web-Service sind seit Mai 2016 auf der Homepage des BMF unter https://www.bmf.gv.at/egovernment/fon/fuer-softwarehersteller/informationen-fuer-softwarehersteller.html Informationen zur Verfügung gestellt bzw. können diese über den Arbeitskreis Kassensoftware des Fachverbandes UBIT der WKO eingeholt werden. Für die Verwendung des Web-Services ist kein Authentifizierungscode (Abschnitt 3.3.3.4.) erforderlich.

Die Ergebnisse der oa. Prüfungen werden direkt am mobilen Gerät, das die Prüfung angestoßen hat, angezeigt bzw. im Web-Service zur Verfügung gestellt. Nähere Details der Prüfergebnisse können ab Ende August 2016 über FON abgefragt bzw. im FON-Ersatzverfahren über das zuständige Finanzamt angefordert werden. Im Fehlerfall werden die detaillierten Fehlerdaten zB für eine allfällige Weitergabe an den Kassenhersteller auch in strukturierter Form bereitgestellt bzw. an die Registrierkasse übertragen. Zeigt das Prüfergebnis eine fehlerfreie Durchführung, bedarf es keiner zusätzlichen Dokumentation der durchgeführten Prüfung.

3.5.3.3. Behandlung von Fehlersituationen bei der Startbelegprüfung

Bei fehlgeschlagener Startbelegprüfung ist so rasch wie möglich die Fehlerursache zu klären und zu beheben. Kassenherstellern steht dafür unter https://github.com/a-sit-plus/at-registrierkassen-mustercode ein passendes Prüftool zur Verfügung. Auch auf der BMF Homepage wird dieses Prüftool ebenfalls zur Verfügung gestellt. Der Betrieb der Registrierkasse kann bis zur Klärung der Fehlerursache fortgesetzt werden, am Beleg muss aber gemäß § 6 Abs. 4 RKSV der Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" angebracht werden. Dies ist dadurch herbeizuführen, dass die Registrierkasse bis zur Fehlerbehebung von der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit getrennt wird.

Ist die Fehlerursache nur auf fehlerhafte FON-Registrierungsdaten zurückzuführen, sind diese richtig zu stellen und der erstellte Startbeleg neuerlich zu prüfen.

Besteht die Fehlerursache in einer Beschädigung oder dem Verlust der Daten im Datenerfassungsprotokoll oder Umsatzzähler oder sind zur Fehlerbehebung Veränderungen der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse oder ein neues Signatur- bzw. Siegelzertifikat erforderlich, sind die Registrierkasse und Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit außer Betrieb zu nehmen, das DEP sicher zu stellen, die Außerbetriebnahme über FON zu melden sowie eine neue Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung und neue Registrierung über FON durchzuführen. Eingaben zum Test der korrigierten Komponenten sind als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Die Fehlerursache und das Vorgehen bei der Fehlerbehebung sind im Sinne des § 132 BAO zu dokumentieren.

Bei der Initialisierung der Registrierkasse (Abschnitt 3.5.2.) kann eine neue oder die ursprünglich bekannt gegebene Kassenidentifikationsnummer verwendet werden. Als Verkettungswert laut Z 4 der Anlage zur RKSV im Startbeleg kann auch der Signaturwert des letzten Barumsatzes des bei der Außerbetriebnahme oder Standardsicherung gemäß § 7 Abs. 3 RKSV gesicherten Datenerfassungsprotokolls oder des ursprünglich erstellten Startbeleges verwendet werden.

3.6. Ausfälle und Außerbetriebnahmen von Registrierkassen und Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten

Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede (dauerhafte) Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse sind ohne unnötigen Aufschub über FON vom Unternehmer oder seinem bevollmächtigten Parteienvertreter bekanntzugeben (§ 17 Abs. 1 RKSV).

Von einem nur vorübergehenden Ausfall der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse ist jedenfalls bei Stromausfall, planmäßigen Wartungsarbeiten und anderen Ereignissen auszugehen, die zu einer Funktionsunfähigkeit der Sicherheitseinrichtung führen, die nicht länger als 48 Stunden andauert. Ohne unnötigen Aufschub sind sowohl der Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit als auch der Registrierkasse selbst zu melden.

Ohne unnötigen Aufschub erfordert im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche. Lässt sich nicht konkret feststellen, ob die Registrierkasse oder die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit defekt ist, kann allgemein der Ausfall der Registrierkasse gemeldet werden.

Eine Stilllegung der Registrierkasse während der Betriebsferien oder saisonbedingter Betriebssperren bedingen keinen Ausfall und keine Außerbetriebnahme der Registrierkasse und der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.

Auch das Ende jedes gemeldeten Ausfalles ist über FON ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben. Ist nach einem Ausfall eine Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse nicht mehr möglich, ist über FON deren Außerbetriebnahme zu melden.

3.6.1. Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder der Registrierkasse

Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Die Fehlerbehebungsmaßnahmen laut Abschnitt 3.5.3.3. sind sinngemäß durchzuführen. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren (§ 132 BAO). Ein Verweis auf die Belegnummer/-durchschrift ist zulässig, sodass nicht alle Beleginhalte einzeln eingegeben werden müssen. Die Nacherfassung darf auch in Form eines Tagessammelbelegs erfolgen, sofern aus diesem zumindest die laufenden Nummern des ersten und letzten händisch erstellten Belegs sowie die Summenbeträge aller betroffenen Belege (inklusive der Trennung nach den tatsächlichen/korrekten Steuersätzen) zweifelsfrei hervorgehen.

Bei Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist gemäß §§ 17 Abs. 4 und 7 RKSV vorzugehen. Der nach dem Ende des Ausfalles der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gemäß § 17 Abs. 4 RKSV erforderliche Sammelbeleg ist unmittelbar nach dem letzten Beleg bei ausgefallener Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit bzw. nach dem ersten Beleg bei wieder hergestellter Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zu erstellen. Bei einer Zuordnung mehrerer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten zu einer oder mehreren Registrierkassen kann dies auch zu einem späteren Zeitpunkt (nach einem der folgenden Belege und dem Erkennen der wiederhergestellten Funktionsfähigkeit der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit) erfolgen. Aus dem Beleg muss der Beginn und das Ende des Ausfalles der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (zB: durch Angabe der jeweiligen laufenden Nummer) hervorgehen.

3.6.2. (Endgültige) Außerbetriebnahme

Eine solche Außerbetriebnahme liegt beispielsweise bei Betriebsaufgabe vor.

Sie liegt jedenfalls bei Außerbetriebnahme einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder einer Registrierkasse vor.

Der bei einer Außerbetriebnahme einer Registrierkasse zu erstellende Schlussbeleg ist auszudrucken oder elektronisch zu erstellen und gemeinsam mit dem sichergestellten DEP gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Eine ausgefallene Registrierkasse ist ohne Erstellung des Schlussbelegs über FON abzumelden. Eine außer Betrieb genommene Registrierkasse kann wieder in Betrieb genommen werden. Diese Inbetriebnahme unterliegt den allgemeinen Verpflichtungen der RKSV in Bezug auf die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung.

Die Wiederverwendung einer außer Betrieb genommenen Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist unternehmensbezogen zulässig. Bei Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist der Schlussbeleg ohne Signatur bzw. Siegel zu erstellen und aufzubewahren.

3.7. Kontrollen der Registrierkassenpflicht

Die Kontrolle und Prüfung der Einhaltung der Registrierkassenpflicht erfolgt gemäß §§ 144 ff BAO iVm § 19 RKSV (Nachschauen, Außenprüfungen).

Diese Behördenkontrollen sind vor allem Nachschauen, bei denen im Wesentlichen die Einhaltung der Meldeverpflichtungen über FON bezüglich Registrierkassen und Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten geprüft sowie Nullbelegkontrollen durchgeführt und DEP abverlangt werden. Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass diese Kontrollen mit seiner oder der Unterstützung eines seiner Mitarbeiter durchgeführt werden können. Über die vor Ort durchgeführten Kontrollmaßnahmen und die dabei festgestellten Ergebnisse ist eine Niederschrift gemäß § 146 BAO anzufertigen, die vom Unternehmer oder seinem Mitarbeiter zu unterschreiben ist. Dem Unternehmer oder seinem Mitarbeiter ist eine Abschrift dieser Niederschrift auszufolgen.

Bei der Kontrolle von Nullbelegen ist ab 1. April 2017 auf Verlangen der Abgabenbehörde unmittelbar ein Barumsatz mit Betrag 0 in der Registrierkasse zu erfassen und der daraus resultierende Beleg zur Prüfung der Signaturerstellung auszuhändigen. Die kontrollierten Belege werden für mögliche spätere inhaltliche Kontrollen der DEP im Rahmen von Außenprüfungen in Evidenz genommen.

Für das Anfordern des DEP gelten die Regeln zum Export der DEP-Daten (Abschnitt 3.2.1.3.) sinngemäß. Nullbelegkontrollen und DEP-Anforderungen sind auch im Zuge von Außenprüfungen vorgesehen.

3.8. Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse

3.8.1. Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb

Der Unternehmer kann einen oder mehrere Betriebe haben.

Was unter einem Betrieb zu verstehen ist, ergibt sich primär aus dem EStG 1988.

Der Begriff Betrieb kann allgemein als eine selbständige, nachhaltige Betätigung, die mit Gewinnabsicht unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt definiert werden, wobei die Tätigkeit/Betätigung sich auf die einzelnen betrieblichen Einkunftsarten bzw. den jeweils nach außen hin auftretenden Betrieb (siehe auch EStR 2000 Rz 411) bezieht.

Der Betrieb ist in steuerrechtlicher Betrachtung die einzelne Einkunftsquelle der Einkünfte gemäß § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988.

Nach der Judikatur ist die Beurteilung, ob ein (einheitlicher) Betrieb oder mehrere (getrennte) Betriebe vorliegen, an Hand der organisatorischen, wirtschaftlichen Verflechtung vorzunehmen; entscheidend ist, ob die Verkehrsauffassung von einem einheitlichen Betrieb ausgeht. Auf die EStR 2000 wird verwiesen.

Die Bestimmung des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO knüpft an den "Jahresumsatz je Betrieb" an und bestimmt sich dieser sinngemäß nach § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994.

Nach § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 unterliegen der Umsatzsteuer die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt sowie nach Z 2 der Eigenverbrauch im Inland.

Der Umsatz wird im Fall des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 nach dem Entgelt bemessen (§ 4 Abs. 1 erster Satz UStG 1994).

Unter Umsatz ist der Nettoumsatz zu verstehen. Maßgebend ist daher der jeweilige Jahresnettoumsatz des Betriebes.

Als einheitlicher Betrieb gilt jeder Betrieb, für den eine gesonderte Gewinnermittlung vorzunehmen ist (Details siehe EStR 2000 Rz 409 ff, BMF-280000/0034-IV/2/2010 und auch dort zitierte Judikatur). Für jeden Betrieb ist eine eigene Beilage zur Steuererklärung vorgesehen (zB E1a).

Bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen sind alle Umsätze je Betrieb zu berücksichtigen.

Wenn ein Unternehmer mehrere Betriebe führt, gilt die Umsatzgrenze je Betrieb.

Beachte: Die begünstigten Umsätze im Freien und Hütten (§ 131 Abs. 4 Z 1 lit. a und b BAO) sind nicht für die Ermittlung der Umsätze des nicht begünstigten Teils des Betriebes einzubeziehen.

3.8.2. Barumsatzgrenze 7.500 Euro/Jahr

Jahr ist das Kalenderjahr.

Nach § 131b Abs. 3 BAO besteht die Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO (somit Barumsätze über 7.500 Euro und ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb) erstmals überschritten werden.

Da für die Berechnung der Umsatzgrenzen Zeiträume ab 2016 herangezogen werden, kann frühestens ab 1. Mai 2016 Registrierkassenpflicht (bei Überschreiten der Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO im Voranmeldungszeitraum Jänner 2016) bestehen (siehe auch Abschnitt 1.).

Voranmeldungszeitraum iSd § 21 Abs. 1 UStG 1994 ist der Kalendermonat. Das Kalendervierteljahr kommt als Voranmeldungszeitraum nach § 21 Abs. 2 UStG 1994 in Betracht für Unternehmer, deren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 (somit Lieferungen, sonstige Leistungen und Eigenverbrauch) im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben.

Bei Kleinunternehmern iSd UStG 1994, die von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind, gilt das Quartal als jeweiliger Voranmeldungszeitraum (analog § 21 Abs. 2 UStG 1994).

Beispiele:

1. Erstmaliges Überschreiten der Umsatzgrenzen im Jänner 2016 (Umsatz: 18.000 Euro, davon 11.000 Euro Barumsätze). Registrierkassenpflicht ab 1. Mai 2016, bei monatlicher UVA-Abgabe.

2. Erstmaliges Überschreiten der Umsatzgrenzen im November 2016 (Umsatz 16.000 Euro, Barumsätze 9.000 Euro). Registrierkassenpflicht ab 1. März 2017.

3. Neugründung eines Unternehmens am 1. April 2016 - Überschreitung der Umsatzgrenzen bereits August 2016 (Umsatz April bis August 2016: 15.600 Euro, Barumsätze in Höhe von 11.000 Euro). Registrierkassenpflicht ab 1. Dezember 2016 bei monatlicher UVA-Abgabe.

4. Erstmaliges Überschreiten im 2. Quartal 2016 (April bis Juni): Umsatz 17.000 Euro, davon bar bezahlt 12.000 Euro. Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober 2016.

5. Erstmaliges Überschreiten der Grenzen im 4. Quartal 2016 (Oktober bis Dezember): Umsatz 18.000 Euro, davon bar bezahlt 12.000. Registrierkassenpflicht ab 1. April 2017.

6. Erstmaliges Überschreiten beider Umsatzgrenzen im August 2016 im 3. Quartal (Umsätze Jänner bis Juni: 18.000 Euro, Barumsätze Jänner bis Juli: 7.000 Euro, Barumsätze im August: 2.000 Euro). Registrierkassenpflicht ab 1. Jänner 2017.

3.8.3. Wegfall der Registrierkassenpflicht (§ 131b Abs. 3 BAO)

Werden keine Barumsätze im betreffenden Betrieb mehr erzielt, etwa als Folge einer Betriebsaufgabe, so wird die Registrierkassenpflicht gegenstandslos (allerdings nicht die Aufbewahrungspflicht des § 132 BAO).

Werden die Umsatzgrenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO bzw. § 131 Abs. 4 Z 1 BAO im Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Verpflichtung zur Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem gemäß § 131b BAO mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg.

Beispiel

Ein registrierkassenpflichtiger Betrieb schränkt im Jahr 2017 seinen Betriebsumfang derart ein, dass er pro Jahr nur mehr Umsätze von ca. 6.000 Euro erzielt.

Die Umstände sprechen dafür, dass auch in den Folgejahren die Umsätze derart niedrig sein werden. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (iSd § 131b Abs. 1 BAO) fällt ab 1. Jänner 2018 weg.

3.8.3.1. Betriebsaufgaben im Jahr 2016

Für Unternehmer, die beabsichtigen, noch im Jahr 2016 ihre betriebliche Tätigkeit einzustellen (zB Pensionsantritt im Jahr 2016), gilt, dass die Anschaffung bzw. Umrüstung einer Registrierkasse, die den erstmals für 2016 geltenden Erfordernissen für die elektronische Aufzeichnungspflicht entspricht, nicht notwendig ist, wenn die Unternehmer der ab 1. Jänner 2016 geltenden Belegerteilungspflicht nachkommen.

Dies gilt auch zB für den beabsichtigten Betriebsverkauf im Jahre 2016.

3.8.3.2. Betriebsübergabe

Bei einer betrieblichen steuerrechtlichen Gesamtrechtsnachfolge tritt der Nachfolger in die Rechtsposition des Vorgängers ein. Dies gilt auch für die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

Bei Einzelrechtsnachfolge tritt der Nachfolger nicht in die Rechtsposition des Vorgängers ein. Für ihn entstehen die drei Verpflichtungen unabhängig von den Verhältnissen des Vorgängers.

3.9. Prämie für die Anschaffung oder Umrüstung einer Registrierkasse

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von (idR) 200 Euro mit dem Formular E 108c beantragt werden. Die Kosten der Anschaffung/Umrüstung sind in unbegrenzter Höhe sofort absetzbar (siehe § 124b Z 296 EStG 1988).

Auf die Info des BMF zu Rechtsfragen iZm der Registrierkassenprämie (BMF 03.08.2016, BMF-010203/0225-VI/6/2016) wird verwiesen.

3.10. Feststellungsbescheid für geschlossenes Gesamtsystem

3.10.1. Allgemeines

§ 131b Abs. 4 BAO regelt Feststellungsbescheide über die Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems, das im Unternehmen als elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Ein geschlossenes Gesamtsystem iSd RKSV ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind und das mit mehr als 30 Registrierkassen (mit je einem Datenerfassungsprotokoll) verbunden ist (§ 3 Z 10 RKSV).

Ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS oder WaWi) dient der Darstellung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens. Zentrale Bestandteile eines WWS ist daher die betriebswirtschaftliche Unterstützung und Dokumentation der betriebswirtschaftlichen Prozesse des Verkaufs, Einkaufs, Wareneingangs und Warenausgangs sowie der Lagerhaltung.

Umfasst der Betriebsgegenstand des Unternehmens keine Warenbewirtschaftung (Dienstleistungsunternehmen), ist für eine Antragstellung in teleologischer Interpretation des § 3 Z 10 RKSV jedenfalls eine lückenlose Verbindung des Buchhaltungs- und des Kassensystems erforderlich.

Die Manipulationssicherheit in geschlossenen Gesamtsystemen ist so wie bei den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen mit Hilfe einer Verkettung der elektronisch signierten Barumsätze herbeizuführen. Darüber hinaus haben auch die Registrierkassen in geschlossenen Gesamtsystemen die technischen Anforderungen der RKSV (Kassenidentifikationsnummer, DEP, AES-Schlüssel, Umsatzzähler und maschinenlesbarer Code, usw.) zu erfüllen und gelten dieselben administrativen Vorgaben (Start- und Jahresbeleg, Registrierung der Registrierkassen und über FON, Meldung von Ausfällen und Außerbetriebnahmen, usw.) wie bei den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen. An Stelle der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit darf die Signaturerstellung über eine Software-Komponente (SW-Komponente) erfolgen und muss zur Überprüfung der Signatur der zur SW-Komponente passende öffentliche Signaturschlüssel (Validierungsdaten) im Zuge der Registrierung über FON eingemeldet werden. Werden die DEP der Registrierkassen regelmäßig und täglich auf einem zentralen Rechner gesichert, bestehen bei einer großen Anzahl von Registrierkassen keine Bedenken, wenn die Registrierung der Validierungsdaten, Ausfallmeldungen und die Prüfung von Start- und Jahresbelgen vom zentralen Rechner über das Web-Service (siehe Abschnitt 3.3.3.3. und 3.5.3.2.) durchgeführt werden.

In geschlossenen Gesamtsystemen dürfen zur Minimierung des administrativen Aufwandes mehrere Registrierkassen unter einer Kassenidentifikationsnummer zusammengefasst werden (Registrierkassenverbund), sofern auch die DEP dieser Registrierkassen miteinander verbunden werden (§ 20 Abs. 2 RKSV). Die Bildung mehrerer Registrierkassenverbünde innerhalb eines geschlossenen Gesamtsystems ist zulässig.

Bei einem Registrierkassenverbund sind die Startbelege zu verketten, wobei ein Startbeleg analog zu den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen mit der gemeinsamen Kassenidentifikationsnummer als Verkettungswert und die übrigen Startbelege mit dem Startbeleg einer jeweils anderen Registrierkasse als Verkettungswert erstellt und aufbewahrt werden müssen. Die normativ (RKSV) erforderliche Anzahl von mehr als 30 Registrierkassen darf nicht unterschritten werden. Im Fall eines Registrierkassenverbundes muss jede Registrierkasse des Registrierkassenverbundes denselben AES-Schlüssel, ein eigenes DEP sowie einen eigenen Umsatzzähler aufweisen. Die Belege der einzelnen Registrierkassen eines Registrierkassenverbundes müssen mit Belegnummern getrennter Nummernkreise erstellt werden. Bei der Registrierung über FON ist die Kassenidentifikationsnummer bekannt zu geben, unter der die Registrierkassen des Registrierkassenverbundes zusammengefasst sind. Für die Prüfung des Startbeleges im Sinne § 6 Abs. 4 RKSV ist nur der zuletzt erstellte Startbeleg heranzuziehen. Monats- und Jahresbelege im Sinne § 8 RKSV sind zwar pro Registrierkasse zu erstellen, für die Prüfung des Jahresbelegs genügt ein Jahresbeleg pro Registrierkassenverbund. FON-Meldungen im Falle von Ausfällen oder Außerbetriebnahmen sind nur erforderlich, wenn die Gesamtheit aller Registrierkassen eines Registrierkassenverbundes betroffen ist.

Die organisatorischen Festlegungen und Vorgehensweisen bei der Einrichtung der Registrierkassenverbunds (Belegnummernkreise, Reihenfolge bei der Startbelegerstellung, usw.) sind gemäß § 132 BAO zu dokumentieren. Pro nachträglich hinzukommender Registrierkasse in einem Registrierkassenverbund sind die Fortsetzung der Startbelegverkettung und die Prüfung des jeweiligen Startbelegs erforderlich.

Die geschlossenen Gesamtsysteme, die durch mehrere Unternehmen im Sinn des § 21 RKSV verwendet werden, können zB auch in einer staatenübergreifenden Konzernstruktur ausgestaltet sein. Diesfalls hat das für die Feststellung der Manipulationssicherheit der inländischen Umsätze zu erstellende Gutachten des gerichtlich beeideten Sachverständigen die sicherheitstechnischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen, welche die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems im Inland gewährleisten, zu beurteilen. Der Feststellungsbescheid hat jedenfalls das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit eines derartigen, staatenübergreifenden Gesamtsystems zu beurteilen.

Für das Feststellungsverfahren gelten die Bestimmungen der BAO, soweit in der RKSV nicht lex specialis- Bestimmungen vorgesehen sind, für Rechtsmittelverfahren gelten insbesondere die Bestimmungen der §§ 243 ff BAO.

Wird den Anforderungen nicht entsprochen oder kann die Manipulationssicherheit aus den vorgelegten Beweisunterlagen nicht abgeleitet werden, ist über den Antrag mit negativem Bescheid zu entscheiden.

Der Unternehmer hat in diesem Fall binnen drei Monaten nach Eintritt der Rechtskraft des Bescheides die Manipulationssicherheit unter Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit herbeizuführen (vgl. § 22 Abs. 4 RKSV). Das bedeutet, dass der Unternehmer bis zur Herstellung der Manipulationssicherheit durch die gesetzlich vorgesehene Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit über seine Umsätze Belege gemäß § 17 Abs. 4 RKSV mit dem Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auszustellen hat (analog Abschnitt 3.5.3.3.).

3.10.2. Wem obliegt die Erlassung des Feststellungsbescheides?

Die Erlassung des Feststellungsbescheides obliegt dem für die Erhebung der Umsatzsteuer des Unternehmers zuständigen Finanzamt (§ 131b Abs. 4 erster Satz BAO).

3.10.3. Antragsberechtigte/-stellung

Antragsberechtigt sind nur Unternehmer, die ein solches geschlossenes Gesamtsystem bereits verwenden und mehr als 30 Registrierkassen im Inland in Verwendung haben.

Dem Antrag ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen, in dem das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems bescheinigt wird, anzuschließen.

Der Antrag unterliegt der Entscheidungspflicht nach § 85a BAO.

Anträge unter Vorlage des Gutachtens können bereits ab 1. Jänner 2016 gestellt werden.

Entscheidungen über diese Anträge (Feststellungsbescheid) werden vom zuständigen Finanzamt frühestens ab 1. Juli 2016 erlassen, wobei diese frühestens erst ab Inkrafttreten der neuen gesetzlichen Bestimmung des § 131b BAO wirksam werden können (§ 323 Abs. 45 vierter und fünfter Satz BAO und §§ 21, 22 RKSV 2015). Wenn ein Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides nicht den normativen Erfordernissen entspricht, hat das Finanzamt gemäß § 22 Abs. 3 RKSV den Antragsteller binnen einer einmaligen Nachfrist von einem Monat aufzufordern, dem Antrag alle entscheidungswesentlichen Unterlagen beizufügen.

3.10.4. Änderung der tatsächlichen Verhältnisse

Nach § 131b Abs. 4 vorletzter Satz BAO erlischt die Wirksamkeit des Feststellungsbescheides, wenn sich die für seine Erlassung maßgeblichen tatsächlichen (für die Erlassung des Feststellungsbescheides unbedingt erforderlichen Sachverhaltselemente für die bescheidmäßige Feststellung der Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems) Verhältnisse geändert haben.

Dieses Erlöschen tritt ex lege ein. Zeigt der Unternehmer hingegen im Sinne § 131b Abs. 4 letzter Satz BAO in Verbindung mit § 23 RKSV (beabsichtigte) Änderungen solcher tatsächlicher Verhältnisse an, so hat das Finanzamt über den neuerlichen Antrag, dem wieder ein Sachverständigengutachten beizulegen ist, zu entscheiden.

Ist zB eine Änderung der Softwarekomponente, die die Verkettung der Barumsätze durchführt, geplant, stellt dies ein meldepflichtiges Ereignis gemäß § 131b Abs. 4 BAO dar, das binnen einem Monat ab Planungsende und Beschluss der Umsetzung der Durchführung über FON zu melden ist (§ 23 RKSV).

Dieser Änderungsmeldung ist ein neuerliches Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen, dass das geschlossene Gesamtsystem bei Realisierung der geplanten Änderung weiterhin manipulationssicher wäre, beizulegen.

Das Finanzamt hat hingegen erst über die durchgeführte Änderung des geschlossenen Gesamtsystems mittels Feststellungsbescheides abzusprechen und kann vor Ergehen des Feststellungsbescheides im Grunde des § 114 BAO über die Realisierung der geplanten Veränderung ergänzende Erhebungen vornehmen.

3.10.5. Sachverständige Begutachtung

Das Gutachten des gerichtlich beeideten Sachverständigen nach § 21 RKSV hat das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems zu bescheinigen.

Die Softwarekomponente, die die Verkettung der Barumsätze durchführt, ist im Gutachten zu identifizieren. Die Registrierung der Signaturprüfdaten und die Prüfung der Startbelege sind nicht Gegenstand der Begutachtung. Sehr wohl aber die Startbelegerstellung selbst und die Einhaltung der technischen Anforderungen bei Zusammenfassung von Registrierkassen gemäß § 20 Abs. 2 RKSV.

Das Gutachten nach § 23 RKSV hat zu bescheinigen, ob das geschlossene Gesamtsystem bei Realisierung der geplanten Änderungen weiterhin als manipulationssicher anzusehen ist (siehe auch Abschnitt 3.10.4.).

3.10.5.1. Verwendung eines Gutachtens durch mehrere Unternehmer

§ 21 Abs. 5 RKSV ermöglicht mehreren Unternehmern, dasselbe Gutachten ihrem Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides zugrunde zu legen. Dies gilt für Unternehmer, die durch ein vertikales Vertriebsbindungssystem (es liegt eine Vereinbarung zugrunde, wonach Unternehmen nach vereinbarten Vorgaben zB mit dem Produzenten oder Dienstleistungsunternehmen bestimmte Waren oder Dienstleistungen beziehen, verkaufen oder weiterverkaufen dürfen) oder durch ein Waren- oder Dienstleistungsfranchising wirtschaftlich verbunden oder die Teil eines Konzernes iSd § 244 UGB sind und die zudem ein geschlossenes Gesamtsystem mit insgesamt mehr als 30 Registrierkassen verwenden.

Bei Verwendung eines geschlossenen Gesamtsystems kann auch dann von einer Lückenlosigkeit zwischen Kassensystem und Buchhaltung ausgegangen werden, wenn die Daten für die Buchhaltung vom Kassensystem automatisch authentifiziert und eine manipulationssichere Übertragung durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden. Dabei ist beispielsweise die Bereitstellung von digital signierten Daten aus dem Kassensystem des geschlossenen Gesamtsystems für ein externes Bilanzbuchhaltungssystems ausreichend, das ein Franchisenehmer außerhalb eines geschlossenen Gesamtsystems verwendet.

3.10.6. Wirkung des Feststellungsbescheides

Der Feststellungsbescheid wirkt nur für jene Barumsätze, deren Bezahlung im Wege des geschlossenen Gesamtsystems erfolgt. Hat der Unternehmer mehrere Betriebe, so wirkt der Feststellungsbescheid nur für jene Betriebe, in denen das Gesamtsystem verwendet wird. Wird das System in einem Betrieb nicht für alle Barzahlungen für die Lieferungen und sonstigen Leistungen des Betriebes verwendet, so wirkt der Bescheid nur für jene Barzahlungen, für die das Gesamtsystem verwendet wird.

Das bedeutet, dass Unternehmer, die Barumsätze außerhalb des zertifizierten Gesamtsystems tätigen, mit diesen dem "normalen" Registrierkassenregime unterliegen.