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Erlass des BMF vom 04.10.2016, BMF-280000/0165-IV/3/2016 gültig von 05.10.2016 bis 18.07.2021

Kontenregister- und Konteneinschau-Anwendungserlass

Beachte
  • Dieser Erlass wird durch den Erlass des BMF vom 19.07.2021, 2021-0.509.787, ersetzt.
  • I. Abschnitt: Abgabenverfahren

2. Außenprüfung - Finanzamt, GBP, FAGVG

Unter Außenprüfung im Sinne dieses Erlasses sind folgende Prüfungsmaßnahmen zu verstehen

  • Außenprüfung im Sinne des § 147 BAO (Betriebsprüfung) durch die Finanzämter und die Großbetriebsprüfung
  • Umsatzsteuersonderprüfung
  • Gebührenprüfung
  • Liquiditätsprüfung
  • Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben durch Finanzämter

Für die Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben gilt, dass die Registerabfrage (Kontenregistereinsicht) und die Konteneinschau ausschließlich den Prüferinnen und Prüfern der Finanzämter zur Verfügung stehen. Das Ergebnis einer Registerabfrage kann auch nicht im Wege der Amtshilfe oder eines Amtshilfeersuchens an die Sozialversicherung weitergegeben werden, da das Bankgeheimnis bezüglich der SV nicht durchbrochen wurde.

Für Erhebungen und Nachschauen ist eine Abfrage im Kontenregister nicht vorgesehen und daher nicht zulässig.

Für Prüfungen gemäß § 99 FinStrG gelten die für Finanzstrafverfahren vorgesehenen Regelungen.

2.1. Kontenregistereinsicht- formelle Voraussetzungen im Steuerbereich

Der Fall muss auf dem Prüfplan einer Prüferin/einem Prüfer zugeteilt sein und es muss ein von der Teamleiterin/vom Teamleiter unterschriebener Prüfungsauftrag zur Durchführung einer Außenprüfung mit einem Prüfungszeitraum von mindestens einem Jahr oder zur Durchführung einer Umsatzsteuersonderprüfung mit einem Prüfungszeitraum von mindestens sechs Monaten vorliegen.

Ergibt sich im Rahmen der Prüfung (v.a. USO) die Notwendigkeit einer Einsicht in das Kontenregister, ist diese auch bei kürzen Prüfungszeiträumen zulässig (zB bei Neugründungen oder kurzer Lebensdauer der Unternehmen).

Die Erteilung des Prüfungsauftrages muss im Verfahren nachvollziehbar und unveränderlich dokumentiert sein. Ein Prüfungsauftrag, im dem sowohl Prüferin/Prüfer als auch Genehmigende/Genehmigender ident sind, ist für die Durchführung einer Registerabfrage nicht zulässig (strenges Vieraugenprinzip).

Eine Registerabfrage kann dann durchgeführt werden, wenn es im Interesse der Abgabenerhebung zweckmäßig und angemessen ist, für abgabenrechtliche Zwecke der Abgabenbehörden des Bundes und des Bundesfinanzgerichts.

Die Registerabfrage kann daher (insoweit dies zweckmäßig und angemessen ist) im Rahmen der Prüfungsvorbereitung für folgende Prüfungen durchgeführt werden:

  • Außenprüfung im Sinne des § 147 BAO (Betriebsprüfung) durch die Finanzämter und Großbetriebsprüfung
  • Umsatzsteuersonderprüfung, Umsatzsteuer Auslandsprüfung (UMA)

Eine Registerabfrage ist in jedem Einzelfall zu prüfen und zu begründen.

Die Registerabfrage ist von der beauftragten Prüferin/dem beauftragten Prüfer durchzuführen. Als Grund für die Registerabfrage ist im drop - down Menü "Außenprüfung", USO/UMA, GPLA auszuwählen.

Zu beachten ist, dass ausschließlich Konten abgefragt werden, die der geprüften natürlichen Person oder dem geprüften Unternehmen zuzurechnen sind.

In diesem Zeitpunkt sind Registerabfragen nicht zulässig für:

  • Inhaber von Konten, für die die geprüfte natürliche Person zeichnungsberechtigt ist
  • Ermittlung und Abfrage von Personen, die lediglich zeichnungsberechtigt sind, (zB Geschäftsführer, Vorstand, Prokuristen, Vereinsobleute)

Ergibt sich allerdings später aus dem Prüfungsverfahren, dass für weitere Personen Registerabfragen erforderlich sind, dann ist darüber ein Aktenvermerk mit einer Begründung für das Erfordernis der Abfrage anzulegen und der Teamleiterin/dem Teamleiter zur Gegenzeichnung vorzulegen. Allenfalls wäre auch der Prüfungsauftrag auszudehnen. Mit der Gegenzeichnung wird der Auftrag zur Registerabfrage erteilt.

Das Ergebnis der Registerabfrage ist Teil des Arbeitsbogens und entsprechend aufzubewahren. Im Zuge der Archivierung des Arbeitsbogens ist der Ausdruck aus dem Kontenregister gesondert zu erfassen, mit der Bezeichnung "Kontenregister" zu versehen und als vertrauliches Dokument zu archivieren.

2.2. Ansprechen des Ergebnisses der Registerabfrage beim Prüfungsbeginn

Wie bisher sind zu Prüfungsbeginn sämtliche das Unternehmen betreffende Unterlagen von der Prüferin/dem Prüfer abzuverlangen.

Dem Abgabepflichtigen bzw. den für die Leitung des Unternehmens verantwortlichen Personen ist im Rahmen des Prüfungsbeginns das Ergebnis der Registerabfrage vorzuhalten. Zu jedem Konto ist nach den Angaben des Abgabepflichtigen festzuhalten, um welches Konto es sich handelt und ob es dem betrieblichen oder dem nichtbetrieblichen Umfeld zuzuordnen ist.

Ist bei Prüfungsbeginn nur der gewillkürte Vertreter anwesend, dann hat dies zu einem späteren Zeitpunkt zu erfolgen.

Beispiele:

- Geschäftskonto des Unternehmens

- privates Sparbuch der geprüften Unternehmerin/des geprüften Unternehmers

- Zeichnungsberechtigung über das Girokonto oder Sparbuch der Ehegattin, des Ehegatten, der Kinder oder sonstiger naher Verwandter

- Vertretungsbefugnis über ein Geschäftskonto eines anderen Unternehmens, einer anderen Person (zB als Prokurist, Geschäftsführer)

- Zeichnungsberechtigung über das Konto eines Vereines (zB als Obfrau/Obmann, Kassierin/Kassier)

Die Aufstellung der Konten und das Ergebnis der Kontenzuordnung gelten als Niederschrift und ist von den beteiligten Personen zu unterschreiben.

Befragungen zum Ergebnis der Einsicht in das Kontenregister betreffend Einzelpersonen haben unter Wahrung des Bankgeheimnisses vertraulich zu erfolgen. Damit soll verhindert werden, dass eine unbefugte Person Kenntnis über Kontenverbindungen einer anderen Person erhält, da neben betrieblichen Konten auch Informationen zu privaten Kontenverbindungen enthalten sind. Die Anwesenheit einer anderen Person ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Betroffenen zulässig. Diese Zustimmung ist niederschriftlich festzuhalten.

Beispiel 1: Geprüft wird ein Einzelunternehmen. Zu Prüfungsbeginn ist der steuerliche Vertreter anwesend. Die Befragung zu den Ergebnissen der Registerabfrage kann nur dann im Beisein des steuerlichen Vertreters erfolgen, wenn der Betroffene vorher seine Zustimmung dazu gegeben hat.

Beispiel 2: Geprüft wird eine GesmbH mit zwei Geschäftsführern. Im Kontenregister wurden die GesmbH und zu einem späteren Zeitpunkt aus besonderem Anlass aus der Prüfung heraus auch noch beide Geschäftsführer abgefragt. Die Befragung zum Ergebnis der GesmbH-Abfrage findet in Anwesenheit beider Geschäftsführer statt. Eine Befragung zu vorgenommenen Einzelabfragen zu den Geschäftsführern hat mit jedem Geschäftsführer einzeln zu erfolgen. Das Ergebnis der Befragungen ist von der allgemeinen Akteneinsicht ausgeschlossen.

2.3. Konteneinschau

2.3.1. Geschäftskonten, betriebliche Konten

Soweit für die betrieblichen Konten sämtliche für die Prüfung relevanten Unterlagen (zB Kontoauszüge, Kredit-/Überziehungsvereinbarungen, Überweisungsbelege etc.) und Informationen vorgelegt werden, hat die Prüfung an Hand dieser Unterlagen zu erfolgen.

Fehlende Unterlagen sind zunächst vom geprüften Unternehmer abzuverlangen.

Können fehlende Unterlagen nicht vorgelegt werden, ist der geprüfte Unternehmer aufzufordern, beim Kreditinstitut Duplikate anzufordern und diese zur Verfügung zu stellen.

Ist der geprüfte Unternehmer nicht in der Lage oder nicht bereit, fehlende Unterlagen und Informationen zu Geschäftskonten vorzulegen, dann ist dieser Umstand niederschriftlich festzuhalten und die Konteneinschau nachweislich anzukündigen.

Kann eine Niederschrift nicht angefertigt werden oder wird die Unterschrift verweigert, ist darüber ein Aktenvermerk anzulegen und von der Prüferin/dem Prüfer und der Teamleiterin/dem Teamleiter zu zeichnen.

2.3.2. Antrag auf Genehmigung einer Konteneinschau beim BFG

Der Antrag auf Genehmigung einer Konteneinschau ist im Wege der Amtsvorständin/des Amtsvorstandes (in Vertretung Fachvorständin/Fachvorstand) an das Bundesfinanzgericht zu übermitteln. Die Übermittlung des Antrages an das BFG hat elektronisch zu erfolgen. Der Antrag hat darzulegen, welche begründeten Zweifel an der Richtigkeit der Angaben des Abgabepflichtigen bestehen, warum zu erwarten ist, dass die Auskunft geeignet ist, Zweifel aufzuklären, und warum eine Konteneinschau im diesem Fall als verhältnismäßig anzusehen ist. So wird auszuführen sein, warum die vorgelegten Unterlagen als nicht ausreichend für die Prüfung anzusehen sind (zB welche Belege fehlen, aus welchen Gründen ist die Vorlage der Konteninformationen für den weiteren Prüfungsverlauf erforderlich). Die Niederschrift, dass diese Belege nicht vorgelegt werden bzw. nicht vorgelegt werden können, ist anzuschließen. Im Antrag ist anzugeben, welche Unterlagen vom Kreditinstitut verlangt werden (zB Kontoauszüge eines bestimmten Zeitraumes, Belege etc.)

Die Ausführungen zu den Bankkonten gelten sinngemäß auch für Depots.

Das Auskunftsersuchen und die Begründung sind im Abgabenakt zu dokumentieren.

Der Antrag auf Durchführung einer Konteneinschau unterbricht nicht den weiteren Prüfungsablauf. Dh. Prüfungshandlungen, die unabhängig von der Einschau in die Kontendaten durchgeführt werden können, sind ohne Verzug weiterzuführen.

2.3.3. Nicht betriebliche Konten

Unterlagen und Informationen zu nicht betrieblichen Konten sind nur abzuverlangen, wenn während der Prüfung Hinweise auftauchen, dass Finanztransaktionen des geprüften Unternehmers über diese Konten geflossen sind oder wenn Geldflüsse nicht nachvollziehbar sind und Grund zur Annahme besteht, dass geschäftliche Transaktionen über nichtbetriebliche Konten abgewickelt wurden.

2.3.3.1. Eigenkonten der Unternehmerin/des Unternehmers

Die zur Klärung des Sachverhaltes erforderlichen Unterlagen und Informationen sind abzuverlangen. Ist eine Vorlage der Belege nicht möglich oder wird diese verweigert, ist analog bei betrieblichen Konten vorzugehen.

2.3.3.2. Fremdkonten, für die eine Verfügungsberechtigung besteht

Der Kontoinhaber oder bei juristischen Personen die vertretungsbefugten Personen sind davon in Kenntnis zu setzen, dass Anzeichen vorliegen, dass Geldflüsse, die dem geprüften Unternehmer zuzurechnen sind, über deren Konto gelaufen sind. Kontoinhaber bzw. vertretungsbefugte Personen sind aufzufordern, die in Frage kommenden Belege und sonstigen Unterlagen vorzulegen. Lassen sich die in Frage kommenden Geldflüsse zeitlich eingrenzen, dann sind nur jene Unterlagen abzuverlangen, die den fraglichen Zeitraum betreffen.

Über die Anforderung der Belege und über die Bereitschaft oder die Weigerung diese zu übergeben ist eine Niederschrift anzufertigen. Im Falle, dass die Belege nicht vorgelegt werden können oder die Vorlage verweigert wird, ist ein Antrag auf Konteneinschau zu stellen (siehe oben). Der Antrag ist auf den unbedingt notwendigen Umfang zu beschränken (zB in Frage kommender Zeitraum, es müssen zB nicht unbedingt die drei Prüfungsjahre sein). Die beabsichtigte Konteneinschau ist dem Kontoinhaber nachweislich (idealerweise Niederschrift, im Bedarfsfall schriftlich) zur Kenntnis zu bringen, verbunden mit der Aufforderung, eine Stellungnahme abzugeben. Diese Stellungnahme ist zu würdigen und dem Antrag anzuschließen.

2.3.4. Bewilligung der Konteneinschau

Die Entscheidung über die Bewilligung oder Ablehnung des Antrags auf Konteneinschau trifft eine Einzelrichterin/ein Einzelrichter des BFG tunlichst binnen drei Tagen ab Einlangen des Antrages beim BFG.

Mit der Bewilligung der Konteneinschau hat die Prüferin/der Prüfer an das Kreditinstitut/die Kreditinstitute des Abgabepflichtigen heranzutreten und die Herausgabe der im Beschluss genannten Unterlagen in elektronisch lesbarer Form zu verlangen.

Der Inhalt der vom Bankinstitut übermittelten Unterlagen ist zu prüfen und zu würdigen.

Wird die Konteneinschau nicht bewilligt, ist zu prüfen, ob gegen die Entscheidung allenfalls ein Rechtsmittel erhoben werden soll. Der Amtsfachbereich ist in diese Entscheidung einzubinden. Die Zeichnung des Rechtsmittels erfolgt analog zum Antrag auf Konteneinschau durch die Amtsvorständin/den Amtsvorstand.

Gegen die Bewilligung der Konteneinschau kann die Betroffene/der Betroffene ein Rechtsmittel erheben. Für die Erledigung dieses Rechtsmittels ist ein Senat des BFG zuständig.

Das Rechtsmittel hat keine aufschiebende Wirkung. Daher ist die bewilligte Konteneinschau wie oben dargestellt durchzuführen.

Bei Aufhebung der Bewilligung zur Konteneinschau greift das gesetzliche Beweisverwertungsverbot. Ermittlungsergebnisse, die sich aus der Einsicht in die Kontenunterlagen ergeben haben, dürfen nicht in die Entscheidungsfindung einfließen und haben unbeachtet zu bleiben.

2.3.5. Kosten

Die mit der Durchführung der Konteneinschau entstehenden Kosten (insbes. Bereitstellungkosten der Kreditinstitute) sind von der Abgabenbehörde zu tragen.