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Richtlinie des BMF vom 17.01.2020, 2020-0.032.298 gültig ab 17.01.2020

ZK-4200, Arbeitsrichtlinie Steuerbefreiung gemäß Art. 6 Abs. 3 UStG 1994

  • 1. Die Rolle des Spediteurs

1.3. Die umsatzsteuerrechtlichen Rechte und Pflichten des Spediteurs bei Verwendung der Sonder-UID

Mit der Anwendung der Sonder-UID und der damit für den Spediteur verbundenen Anmeldereigenschaft übernimmt dieser auf Grund seines Vertretungsverhältnisses in zweierlei Hinsicht umsatzsteuerrechtliche Pflichten. Der Spediteur wird als Anmelder zum Schuldner der EUSt, wenn die Voraussetzungen bzw. Bedingungen für die Abgabenbefreiung nicht vorliegen bzw. nicht erfüllt werden. Aufgrund des Art. 6 Abs. 3 UStG 1994 trifft den Anmelder insbesondere auch die Pflicht, das Vorliegen der Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung iSd Art. 7 UStG 1994 - insbesondere des Vorliegens der innergemeinschaftlichen Warenbewegung - nachzuweisen.

Dem Spediteur als Vertreter des liefernden bzw. verbringenden Unternehmens kann vom Vertretenen im Zuge der Bevollmächtigung durch einen diesbezüglichen Hinweis ausdrücklich die Befugnis übertragen werden, notwendige Ergänzungen zur Rechnung bzw. zum Verbringungsbeleg (Sonder-UID des Spediteurs, UID des Abnehmers, Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung; siehe unten Abschnitt 1.3.2.) auf einem Zusatzbeleg mit entsprechender Fertigung (Firmenstempel mit Datum und Unterschrift) vorzunehmen. Dieser Zusatzbeleg muss weiters einen Hinweis auf die Rechnung enthalten, auf die er sich bezieht, (zB durch Angabe der Rechnungsnummer usw.).

1.3.1. Buchnachweis

1.3.2. Nachweis der innergemeinschaftlichen Warenbewegung

Im Bereich des Umsatzsteuerrechts wird hinsichtlich der Art der Warenbewegung zwischen Beförderung und Versendung unterschieden.

Wie der Nachweis der Warenbewegung bzw. der Beförderung oder Versendung zu erbringen ist, wird in den §§ 2 und 3 der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über den Nachweis der Beförderung oder Versendung und den Buchnachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen vom 8. August 1996, BGBl. Nr. 401/1996, (in der Folge: VO, BGBl. Nr. 401/1996) geregelt.

1.3.2.1. Versendung

liegt vor, wenn der Gegenstand durch einen Frachtführer oder Verfrachter befördert oder eine solche Beförderung durch einen Spediteur besorgt wird.

Näheres zur "Versendung" siehe auch Abschnitt 1.4.1.

Belegnachweis bei Versendung:

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet versendet, hat der Unternehmer nach § 3 Abs. 1 VO, BGBl. Nr. 401/1996, den Nachweis wie folgt zu führen:

1.durch die Durchschrift oder Abschrift der Rechnung (§ 11 UStG 1994, Art. 11 UStG 1994)

und

2.durch einen Versendungsbeleg im Sinne des § 7 Abs. 5 UStG 1994, insbesondere durch Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen, Konnossements und dergleichen oder deren Doppelstücke.

Zufolge § 3 Abs. 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, kann der Unternehmer den Nachweis auch nach § 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, führen, wenn es ihm nicht möglich oder nicht zumutbar ist, den Versendungsnachweis nach Absatz 1 zu führen. Der Unternehmer muss in diesen Fällen eindeutig und leicht nachvollziehbar nachweisen, aus welchem Grund es ihm nicht möglich war, den Versendungsbeleg nach § 3 der VO, BGBl. Nr. 401/1996, zu führen.

Im Verbringungsfall ist der Nachweis der Warenbewegung durch

1.einen unternehmensinternen Verbringungsbeleg

und

2.einen Versendungsbeleg im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, zu führen.

Die vom Lieferer im Drittland erteilte Eingangsrechnung kann, ergänzt mit den für die weitere Warenbewegung notwendigen Zusatzhinweisen - das sind die österreichische UID des Verbringers oder die Sonder-UID des Spediteurs, die UID des Verbringers im anderen Mitgliedstaat und ein Hinweis auf die steuerfreie Verbringung - als Verbringungsbeleg im obigen Sinne angesehen werden. Bei entsprechender Beauftragung durch den Vertretenen (siehe oben) können diese Hinweise vom Spediteur auf dem Verbringungsbeleg bzw. einem Zusatzbeleg zum Verbringungsbeleg (siehe oben Abschnitt 1.3., zweiter Absatz) angebracht werden.

Auch im Verbringungsfall ist es zulässig, den Versendungsbeleg nach § 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, zu führen, wenn dem Unternehmer die Nachweisführung im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, nicht möglich oder zumutbar ist. Der Unternehmer muss in diesen Fällen eindeutig und leicht nachvollziehbar nachweisen, aus welchem Grund es ihm nicht möglich war, den Versendungsbeleg nach § 3 der VO, BGBl. Nr. 401/1996, zu führen.

Näheres zum "Verbringen" siehe auch Abschnitt 1.4.1.

Erläuterungen zu den Frachtdokumenten siehe:

1.3.2.2. Beförderung

Wird der Gegenstand durch den Lieferer oder Abnehmer (selbst) oder einen unselbständigen Erfüllungsgehilfen transportiert, liegt eine Beförderung vor (idR Werksverkehr).

Näheres zur "Beförderung" siehe auch Abschnitt 1.4.1.

Belegnachweise bei Beförderung

In den Fällen, in denen der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert, hat der Unternehmer den Nachweis nach § 2 VO, BGBl. Nr. 401/1996, wie folgt zu führen:

1.durch die Durchschrift oder Abschrift der Rechnung (§ 11 UStG 1994, Art. 11 UStG 1994)

und

2.durch einen handelsüblichen Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt, insb. Lieferschein,

und

3.durch eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines Beauftragten oder in den Fällen der Beförderung des Gegenstandes durch den Abnehmer selbst durch eine schriftliche Erklärung des Abnehmers oder seines Beauftragten, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird.

Im Verbringungsfall ist der Beförderungsnachweis durch

1.einen unternehmensinternen Verbringungsbeleg

und

2.einen unternehmensinternen Beförderungsbeleg (ua. Erklärung, die Ware in das Bestimmungsland zu befördern) zu erbringen.

Die vom Lieferer im Drittland erteilte Eingangsrechnung kann, ergänzt mit den für die weitere Warenbewegung notwendigen Zusatzhinweisen - das sind die österreichische UID des Verbringers oder die Sonder-UID des Spediteurs, die UID des Verbringers im anderen Mitgliedstaat und ein Hinweis auf die steuerfreie Lieferung - als Verbringungsbeleg im obigen Sinne angesehen werden. Bei entsprechender Beauftragung durch den Vertretenen können diese Zusatzhinweise vom Spediteur auf dem Verbringungsbeleg bzw. einem Zusatzbeleg zum Verbringungsbeleg (siehe oben Abschnitt 1.3., zweiter Absatz) angebracht werden.

Wird die Ware durch einen Beauftragten des Abnehmers entgegengenommen oder befördert und dabei die Identität des Beauftragten des Abnehmers vom liefernden Unternehmen oder Spediteur nachvollziehbar mittels Kopie eines Identitätsnachweises (zB Reisepass, Führerschein) festgehalten, so trägt diese Vorgangsweise wesentlich zu einer positiven Beurteilung des Nachweises bei. Ebenso sollte die Beauftragung des Abholers dargelegt worden sein (zB Bevollmächtigung oder Kopie eines Dienstnehmerdokuments).

1.3.2.3. Nachweis der innergemeinschaftlichen Warenbewegung (Versendung oder Beförderung) nach Art. 45a DVO:

Zusätzlich zur VO, BGBl. 401/1996 idgF, besteht ab 1.1.2020 für Unternehmer die Möglichkeit, den Nachweis einer Versendung oder Beförderung ins Gemeinschaftsgebiet auch nach Art. 45a der unmittelbar anwendbaren Durchführungsverordnung (EU) 2018/1912 des Rates vom 4. Dezember 2018 zur Änderung der Durchführungsverordnung (EU) 282/2011 (DVO) zu führen (siehe UStR 2000 Rz 4006).

Art. 45a DVO stellt für den Fall, dass die in dieser Bestimmung genannten Nachweise den angeführten unionsrechtlichen Anforderungen entsprechen, die von der Abgabenbehörde widerlegbare Vermutung auf, dass eine für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung erforderliche grenzüberschreitende Warenbewegung stattgefunden hat. Für die Nachweisführung ist dabei entscheidend, ob die Beförderung oder Versendung vom Lieferer (Verkäufer) oder Abnehmer (Käufer) veranlasst wird, ob sich die verwendeten Nachweise widersprechen oder in sich konsistent sind und von wem diese ausgestellt werden.

Erfolgt beispielsweise die Versendung auf Rechnung des Abnehmers, so benötigt der Lieferant etwa einerseits zwei einander nicht widersprechende Transportnachweise gemäß Art. 45a Abs. 3 Buchstabe a und Buchstabe b DVO und andererseits eine schriftliche Erklärung des Abnehmers, in welcher dieser die Übernahme der Beförderung oder Versendung der Gegenstände bestätigt, die dann dem Verkäufer spätestens am zehnten Tag des auf die Lieferung folgenden Monats vorliegen muss.

Nachweise nach Art. 45a Abs. 3 Buchstabe a DVO:

  • Unterlagen zum Versand oder zur Beförderung der Gegenstände wie beispielsweise ein unterzeichneter CMR-Frachtbrief, ein Konnossement, eine Luftfracht-Rechnung oder eine Rechnung des Beförderers der Gegenstände;

Nachweise nach Art. 45a Abs. 3 Buchstabe b DVO:

  • eine Versicherungspolizze für den Versand oder die Beförderung der Gegenstände oder Bankunterlagen, die die Bezahlung des Versands oder der Beförderung der Gegenstände belegen;
  • von einer öffentlichen Stelle wie zB einem Notar ausgestellte offizielle Unterlagen, die die Ankunft der Gegenstände im Bestimmungsmitgliedstaat bestätigen;
  • eine Quittung, ausgestellt von einem Lagerinhaber im Bestimmungsmitgliedstaat, durch die die Lagerung der Gegenstände in diesem Mitgliedstaat bestätigt wird.

Beispiel:

Der Unternehmer Ö in Wien liefert Waren an den Unternehmer D in München. Ö beauftragt einen Spediteur, die Waren nach München zu befördern.

Lösung:

WirdFür die Ware durchVermutung der Warenbewegung in einen Beauftragten des Abnehmersanderen Mitgliedstaat nach Art. 45a VO (EU) 282/2011 entgegengenommen oder befördert und dabeimuss Ö angeben, dass die Identität des Beauftragten des Abnehmers vom liefernden Unternehmen oder Spediteur nachvollziehbar mittels Kopie eines Identitätsnachweises (zB ReisepassWaren auf seine Rechnung versendet wurden. Zudem muss Ö im Besitz zweier in der Verordnung aufgezählter Nachweise sein, Führerschein) festgehaltendie von verschiedenen, so trägt diese Vorgangsweise wesentlich zu einer positiven Beurteilung des Nachweises bei. Ebenso solltevoneinander unabhängigen dritten Personen stammen. Als Nachweis für die Warenbewegung kann der Lieferant bspw. die BeauftragungRechnung (iSd § 11 UStG 1994) des Abholers dargelegt worden sein (zB Bevollmächtigung oder Kopie eines Dienstnehmerdokuments)Spediteurs sowie die Versicherungspolizze über die Versendung vorlegen.

1.3.2.31.3.2.4. Originalerfordernisse bei Versendungs- und Beförderungsnachweisen

Die unter Abschnitt 1.3.2.1. und, Abschnitt 1.3.2.2. und Abschnitt 1.3.2.3. angeführten Nachweise, die Empfangsbestätigung des Abnehmers ausgenommen, haben im Zeitpunkt der Zollabfertigung im Original oder als Doppelstück vorzuliegen; Mängel in der Nachweispflicht sind grundsätzlich nachträglich nicht sanierbar.

1.3.3. UID-Prüfung Stufe 2 (so genanntes "qualifiziertes Bestätigungsverfahren")

Der Spediteur hat sich in der Rolle des Lieferers/Verbringers von der Richtigkeit der UID des Erwerbers nach dem Bestätigungsverfahren der Stufe 2 nach Maßgabe des nachstehenden Absatzes zu überzeugen und das Ergebnis - entsprechend nachvollziehbar - zu dokumentieren.

Die Inanspruchnahme des qualifizierten Bestätigungsverfahrens des Art. 28 Abs. 2 UStG 1994 (Stufe 2) ist bei erstmaliger Geschäftsbeziehung jedenfalls, bei ständigen Geschäftsbeziehungen nur gelegentlich bzw. in Zweifelsfällen notwendig. Holt ein dem Liefernden/Verbringenden bzw. dem Spediteur unbekannter Abnehmer aus einem anderen Mitgliedstaat unter Ausweis einer UID Waren ab, wird jedenfalls eine Abfrage nach Stufe zwei des Bestätigungsverfahrens erforderlich sein (siehe auch UStR 2000 Rz 4017).

Prüfungen der Stufe 2 reduzieren das Risiko des Spediteurs.

1.3.4. Aufbewahrungspflichten

Soweit Spediteure Unterlagen aufbewahren, ist § 132 BAO auch im Verfahren 4200 grundsätzlich anwendbar. Danach sind Bücher und Aufzeichnungen und die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörenden Belege durch sieben Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde, aufzubewahren.

Aus § 132 Abs. 2 BAO ergibt sich, dass zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörende Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden können, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Hinsichtlich der Frage nach der urschriftgetreuen Wiedergabe ist UStR 2000 Rz 1559 sinngemäß anwendbar, nach der Mikroverfilmungen oder optische Speicherplatten, wenn die mittels Scanner erfassten und urschriftgetreu auf der optischen Speicherplatte gespeicherten Daten nicht mehr verändert werden können, zulässig sind.

Eine urschriftgetreue Speicherung setzt danach aber voraus, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege eingescannt werden und ist eine farbgetreue Wiedergabe dann erforderlich, wenn beim Einscannen in Schwarz-Weiß Informationen oder Zusammenhänge, die nur auf Grund der farblichen Gestaltung erkennbar sind, verloren gehen würden.

Hiervon zu unterscheiden sind kopierte und gefaxte oder eingescannte und als Mail im pdf-Format übermittelte Belege (zB Kopien von Frachtbriefausfertigungen usw.), da es sich bei solchen Unterlagen nicht um elektronisch gespeicherte (Original-)Belege im Sinne des § 132 Abs. 2 BAO, sondern lediglich um elektronisch übermittelte Belege handelt.