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Erlass des BMF vom 04.10.2016, BMF-280000/0165-IV/3/2016 gültig von 05.10.2016 bis 18.07.2021

Kontenregister- und Konteneinschau-Anwendungserlass

Beachte
  • Dieser Erlass wird durch den Erlass des BMF vom 19.07.2021, 2021-0.509.787, ersetzt.

I. Abschnitt: Abgabenverfahren

1. Gemeinsame Bestimmungen

1.1. Geheimhaltungsverpflichtungen

Informationen, die aus Abfragen im Kontenregister (Kontenregistereinsicht) und aus der Konteneinschau gewonnen werden, unterliegen folgenden Verschwiegenheitsverpflichtungen

Diese Bestimmungen sind insbesondere in jenen Fällen zu beachten, in denen andere Behörden, die nicht im Kontenregister abfrageberechtigt sind, im Wege der Amtshilfe Auskünfte aus dem Kontenregister begehren. Auch wenn die Ausnahmeregelungen gemäß §§ 48a oder 48b BAO eine Auskunftsberechtigung oder Auskunftsverpflichtung normieren ist § 38 Abs. 1 BWG zu beachten. Dh. dass diese Informationen nur weitergegeben werden dürfen, wenn für den Empfänger eine Durchbrechung gemäß § 38 Abs. 2 BWG normiert ist.

1.2. Ausschluss von der Aktensicht

Die Ergebnisse der Einsicht in das Kontenregister und der Konteneinschau sind unter Berücksichtigung des § 38 Abs. 1 BWG von der Akteneinsicht ausgeschlossen, wenn die Akteneinsicht von einer Person beantragt wird, die nicht mit der abgefragten Person oder deren gesetzlichen Vertreter ident ist. Das gilt für gewillkürte Vertreter, da die Kontenregisterabfrage auch Daten von Dritten enthalten könnte:

Beispiel 1 - Einzelunternehmen, Einsicht in das Kontenregister betrifft den Einzelunternehmer A (natürliche Person):

Betreffend A besteht im Zusammenhang mit den Ergebnissen der Einsicht in das Kontenregister und der Konteneinschau keinerlei Einschränkung bei der Akteneinsicht

Der steuerliche Vertreter von A ist insoweit nicht über das Ergebnis der Einsicht in das Kontenregister zu informieren, als Konten und Depots aufscheinen, für die A lediglich zeichnungsberechtigt ist. Damit wird vermieden, dass der steuerliche Vertreter des A Kenntnis von Kontenverbindungen von Personen erhält, für die er nicht vertretungsbefugt ist.

Beispiel 2 - Kapitalgesellschaft und andere Rechtsträger, Einsicht in das Kontenregister

Die mit der Leitung des Rechtsträgers betrauten Personen (gesetzliche Vertreter) sind über die Ergebnisse der Einsicht in das Kontenregister des Rechtsträgers zu informieren. Wurden Kontoverbindungen einer mit der Leitung des Rechtsträgers betrauten Person abgefragt, dann sind alle anderen mit der Leitung des Unternehmens betrauten Personen davon nicht zu informieren.

1.3. Auftrag zur Registerabfrage

Für die Registerabfrage gilt ein strenges Vieraugenprinzip. Für jede Registerabfrage ist ein Auftrag der zuständigen Teamleiterin/des zuständigen Teamleiters bzw. deren/dessen Genehmigung erforderlich. Die Registerabfrage ist durch die beauftragte Mitarbeiterin/den beauftragten Mitarbeiter durchzuführen.

Bei Verhinderung der Teamleiterin/des Teamleiters ist die/der mit der Vertretung beauftragte Bedienstete befugt, die Einsicht in das Kontenregister zu beauftragen oder zu genehmigen. Bei selbst zu bearbeitenden Fällen sind Prüfungsaufträge oder Anordnungen zur Einsichtnahme in das Kontenregister von einer anderen Teamleiterin/einem anderen Teamleiter zu erteilen. Diese teamübergreifende Vertretungsregelung ist in einer internen Amtsverfügung festzulegen.

1.4. Registerabfrage (Kontenregistereinsicht gemäß § 4 KontRegG)

Die Kontenregistereinsicht ist keine nach Außen gerichtete Amtshandlung, da das Kontenregister beim BMF eingerichtet ist.

Zur Vorbereitung der Registerabfrage ist die exakte Bezeichnung der abzufragenden Person oder des abzufragenden Unternehmens in der Grunddatenverwaltung (GDV) festzustellen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Daten lt. Kontenregister und die Daten lt. GDV übereinstimmen und irrtümliche Registerabfragen vermieden werden können.

Im Kontenregister ist gezielt nach der natürlichen Person oder der Bezeichnung des abzufragenden Unternehmens lt. Grunddatenverwaltung abzufragen (zB Max Mustermann, Mustermann GesmbH, Mustermann KG etc.).

Ist eine Person oder ein Unternehmer nicht in der GDV erfasst, erfolgt die Suche im Kontenregister nach den vorhandenen Informationen (Name, Vorname, evtl. Geburtsdatum, Adresse). Aus dem Ergebnis sind jene Datensätze auszuwählen, die mit der hoher Wahrscheinlichkeit der gesuchten Person, dem gesuchten Unternehmer entsprechen.

Eine Abfrage nach Kontonummer oder Depotnummer ist nur unter einer der folgenden Voraussetzungen zulässig:

  • Im Prüfungsverfahren wird eine Kontonummer/Depotnummer vorgefunden, für die der Kontoinhaber/Depotinhaber nicht festgestellt werden kann
  • Das Konto findet sich mehrmals im Rechenwerk und/oder die mit dem Konto in Verbindung stehenden Beträge sind von Bedeutung (mind. 5.000 Euro)
  • Eine Nachfrage beim geprüften Unternehmen/bei der geprüften Person führt ebenfalls zu keinem Ergebnis.

Darüber ist eine Niederschrift aufzunehmen bzw. wenn dies nicht möglich ist, ein begründeter Aktenvermerk anzulegen. Mit Gegenzeichnung der Niederschrift/des Aktenvermerkes durch die Teamleiterin/den Teamleiter wird der Auftrag zur Einsicht in das Kontenregister erteilt.

Soweit das Ergebnis der Kontenregistereinsicht für den weiteren Verlauf der Prüfung relevant ist, sind auch weitere Registerabfragen zum ermittelten Kontoinhaber/Depotinhaber zulässig (zB es stellt sich heraus, dass das Konto einer Person gehört, die nach außen nicht in Erscheinung tritt, aber die wesentlichen Entscheidungen im Unternehmen trifft).

Wenn das Abfrageergebnis zur Ermittlung des Kontoinhabers im Kontext der Außenprüfung nicht weiter abgabenrechtlich relevant ist, dann ist über den festgestellten Sachverhalt eine KM an die zuständige Abgabenbehörde zu erstellen; weitere Registerabfragen im Rahmen dieser Prüfung sind nicht zulässig.

1.5. Verständigung gemäß § 4 Abs. 6 KontRegG

Gemäß § 4 Abs. 6 KontRegG ist im Abgabenverfahren der Abgabepflichtige (oder sein Vertreter nach § 4 Abs. 3 der Kontenregister-Durchführungsverordnung, BGBl. II Nr. 92/2016) von der erfolgten Registerabfrage über FinanzOnline zu verständigen. Die Verständigung betrifft alle an einem Tag für einen Abgabepflichtigen veranlassten Registerabfragen und enthält lediglich den Hinweis darauf, dass eine Registerabfrage aus Anlass einer Außenprüfung oder Abgabensicherung stattgefunden hat.

Beispiel: Prüfer X startet eine Registerabfrage und muss die Abfrage unterbrechen. Nach drei Stunden wird die Registerabfrage neuerlich gestartet und erfolgreich zu Ende geführt. Es wird nur eine Information über die Registerabfrage in die Databox des Abgabepflichtigen übermittelt.

Mit der Eingabe der Abgabenkontonummer (Pflichtfeld) wird festgelegt, wer Empfängerin/Empfänger der Benachrichtigung in FinanzOnline ist.

Beispiel: Abgefragt werden die Kontoregistereinträge der X-GesmbH. Durch Eingabe der Abgabenkontonummer der X-GesmbH wird die Verständigung in deren Databox hineingestellt und gelangt denjenigen zur Kenntnis, die über eine Leseberechtigung in der Databox der X-GesmbH verfügen. Zusätzlich erfolgt die Verständigung des steuerlichen Vertreters.

Stellt sich im Rahmen des Prüfungsverfahrens heraus, dass auch die Kontoregistereinträge des Geschäftsführers abgefragt werden müssen, dann ist die Abgabenkontonummer des Geschäftsführers zu erfassen und die Verständigung ergeht an die Databox des Geschäftsführers.

Die Verständigung erfolgt im Abgabenverfahren nach Null Uhr des zweiten Tages bzw. im Abgabensicherungsverfahren nach Null Uhr des vierten Tages, der auf den Tag der Abfrage folgt automatisch in FinanzOnline ohne Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen.

1.6. Dokumentationspflichten

Die im vorliegenden Erlass genannten Dokumentationspflichten dienen dem Interesse der Abgabepflichtigen am Schutz ihrer Daten sowie dem Schutz der Bediensteten und sind daher unbedingt erforderlich und dementsprechend genau einzuhalten.

Jede Abfrage im Kontenregister wird dem gültigen IT-Standard des BMF entsprechend mitgeloggt und ist daher nachvollziehbar.

Stellungnahmen zu Nachfragen des Rechtsschutzbeauftragten oder Beschwerden von Abgabepflichtigen sollen auf konkreten Dokumentationen beruhen, um Missbrauchsvorwürfen fundiert entgegentreten zu können.

1.7. Irrtümliche Registerabfrage

Irrtümlich erfolgte Kontoregisterabfragen sind durch Anforderung eines Ausdrucks zu dokumentieren und mit einem Vermerk, aus dem die irrtümliche Abfrage hervorgeht, zu versehen. Die auf dem Ausdruck angezeigten Kontoverbindungen sind zur Wahrung des Bankgeheimnisses unkenntlich zu machen. Der Ausdruck ist umgehend dem zuständigen Teamleiter zur Gegenzeichnung vorzulegen und der Geschäftsleitung zur Aufbewahrung zu übergeben.

Beispiel:

Bei mehreren zur Auswahl stehenden Personen oder Rechtsträgern wird zB wegen Namensgleichheit eine falsche Entscheidung getroffen.