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Richtlinie des BMF vom 28.12.2011, BMF-010102/0007-IV/2/2011 gültig ab 28.12.2011

KRL 2012, Kassenrichtlinie 2012 - Information über Registrierkassen und Kassensysteme

3. Kriterien der Ordnungsmäßigkeit - nähere Spezifizierung

3.1. Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit

Im Allgemeinen

  • Erfüllung der Rechtsvorschriften der Ordnungsmäßigkeit - siehe Abschn. 2.

Im Besonderen

Das Vorhandensein einer entsprechenden "Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO" (siehe Abschn. 2.1. Pkt. 7) zur Sicherung der vollständigen und richtigen Erfassung und Wiedergabe und zum Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Dieser Nachweis soll leicht und sicher geführt werden können.

Bei der "Einrichtung nach § 131 Abs. 1 und 2 BAO" handelt es sich um eine geeignete Maßnahme, die sicherstellen soll, dass die oa. Voraussetzungen erfüllt werden.

Die Vorschriften über "Einrichtungen nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO" sind nicht nur bei Kassensystemen, sondern auch insgesamt im Rahmen der Erfassung anderer Geschäftsvorfälle, bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen zu beachten.

Die äußere Gestaltung dieser Einrichtung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen.

Als mögliche Maßnahme zur Sicherstellung der Überprüfung wird beispielsweise eine Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen in § 131 Abs. 1 BAO angeführt.

Die Mindestvoraussetzungen sollen den Sicherheitsstandard erfüllen, der bei entsprechender laufender Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen und Stornierungen (elektronisches Radierverbot) gegeben ist (zB je nach Kassentyp ein elektronisches Journal oder Datenerfassungsprotokoll).

Durch diese Aufzeichnungen soll aufgrund der aktuellen Datenerfassung die Kontrollfähigkeit bei Steueraufsichtsmaßnahmen bzw. Prüfungen jederzeit sichergestellt werden.

Die Beschreibung der "Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO" kann durch den Kassenhersteller oder -programmierer erfolgen und soll insbesondere wiedergeben,

  • durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird,
  • wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und
  • zu welchem Kassentyp die Kasse gehört (siehe Abschn. 4.).

Zusätzliche Aufzeichnungen, die unabhängig von den gesetzlichen Vorschriften geführt werden, sind, wenn sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind bzw. wenn diese der Erfassung abgabepflichtiger Tatbestände dienen, aufzubewahren und über Verlangen vorzulegen.

Insoweit bei zusätzlichen Aufzeichnungen keine Notwendigkeit der Vollständigkeitsüberprüfung gegeben ist, sind entsprechende Maßnahmen (wie zB Nummerierung der aufgezeichneten Einzeltatbestände) nicht erforderlich (zB bei Kalkulationsunterlagen, Preisverzeichnissen, Menülisten).

Für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind Aufzeichnungen, die eine Überprüfung der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle ermöglichen und dadurch auch die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit (§ 163 BAO) begründen.

Durch freiwillige Maßnahmen des Unternehmers (nachvollziehbare Dokumentation über die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten hinaus) kann im Rahmen der Beurteilung der sachlichen Richtigkeit die Vermutung der ordnungsgemäßen Führung der Bücher und Aufzeichnungen iSd § 163 BAO erhöht werden.

Eine freiwillige Belegerteilung bei allen Geschäftsvorfällen und Ausfolgung der Belege an jeden Kunden (wobei die einzelnen Kassenbelege den einzelnen aufgezeichneten Geschäftsvorfällen aufgrund eindeutiger Merkmale konkret zuordenbar sind und dies leicht und sicher nachprüfbar ist) kann die Qualität der Nachprüfbarkeit und Ordnungsmäßigkeit von Registrierkassen bzw. der Losungsermittlung erhöhen.

So kann mit der Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern bei freiwilliger Belegerteilung und Ausfolgung der Kassenbelege an alle Kunden, die Rechnungsnummer des Kassenbelegs mit der im System gespeicherten Rechnungsnummer verglichen und damit weitere Kontrollmöglichkeiten geschaffen werden.

Entsprechende Mindestinhalte von Kassenbelegen (siehe Abschn. 4.3. Kassenbeleg) ermöglichen die Überprüfung der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle.

Mit der freiwilligen Belegerteilung an alle Kunden durch den Unternehmer wird die Voraussetzung für eine positive Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Losungsermittlung geschaffen.

Dies kann insbesondere bei formellen Mängeln, wenn das Bestehen der Vermutung der Ordnungsmäßigkeit nach § 163 BAO beurteilt wird, im Rahmen der Gesamtbetrachtung des Sachverhaltes ausschlaggebend sein.

  • Wenn bei der Kassenführung der Bargeldbestand erfasst bzw. ermittelt werden kann, soll es anhand der vorliegenden Aufzeichnungen jederzeit möglich sein, die tatsächlichen Gegebenheiten (festgestellter Kassen Ist-Stand durch Kassensturz) mit dem Kassen Soll-Stand lt. Registrierkasse oder Kassensystem zu vergleichen.
    Daher sind auch etwaige Barentnahmen, Bareinlagen, Eigenverbrauch, Gratisgaben, etc. entsprechend aufzuzeichnen (Kassensturzfähigkeit).
  • Die Nummerierung aller erfassten einzelnen Geschäftsvorfälle hat mit einer fortlaufenden Nummer (sich jeweils um 1 erhöhender Zahl), welche grundsätzlich nur einmal je Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) auf 0 zurückgestellt werden soll, zu erfolgen.

Die entsprechenden Dokumentationsgrundlagen der Geschäftsvorfälle sind offenzulegen.