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Richtlinie des BMF vom 01.06.2021, 2021-0.382.476 gültig ab 01.06.2021

ZK-2370, Arbeitsrichtlinie Lagerung

  • 2. Bewilligung
  • 2.5. Grundsätzliche Verfahrensbestimmungen

2.5.3. Aufzeichnung

UZK

DA

IA

TDA

148 (4), 214

116, 178

-

-

2.5.3.1. Allgemeines

Der Bewilligungsinhaber (bei Zolllagern auch der Inhaber des Verfahrens und sämtliche Personen, die am Zolllagerverfahren beteiligt seinsind) muss geeignete Aufzeichnungen in der von den Zollbehörden genehmigten Form führen.

Bei öffentlichen Zolllagern obliegt die Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen grundsätzlich dem Bewilligungsinhaber. Sofern es die Überwachungszollstelle im Interesse einer wirksamen Überwachung des Zolllagerverfahrens für erforderlich hält, kann sie in der Bewilligung festlegen, dass der/die Inhaber des Verfahrens Hilfsaufzeichnungen zu führen hat/zu führen haben, die dem Bewilligungsinhaber und der Überwachungszollstelle zur Verfügung zu halten sind. Art und Umfang der erforderlichen Hilfsaufzeichnungen sind in der Bewilligung festzuhalten.

Diese Genehmigung kann im Zuge der Bewilligungserteilung oder - hinsichtlich einer automatisierten Bestandsführung - generell in Form der "Abnahme" eines DV-gestützten Aufzeichnungsprogrammes durch eine zentrale Stelle erfolgen.

Die Aufzeichnungen, das sind Unterlagen, gleich auf welchem Träger, haben die Informationen und die Einzelheiten, die den Zollbehörden die Überwachung des betreffenden Verfahrens ermöglichen, zu enthalten, dazu gehören unter anderem

  • die Nämlichkeitssicherung der in dieses Verfahren übergeführten Waren,
  • ihr zollrechtlicher Status und
  • ihre Beförderungen.

Die Aufzeichnungen umfassen nicht nur die eigentliche Bestandsführung (An- und Abschreibungen von Beständen), sondern auch die Dokumentation von im Verfahren zulässigen Vorgängen, wie zB übliche Behandlungen, vorübergehendes Entfernen, Beförderung oder Umlagerungen, Verwendung von Ersatzwaren, gemeinsame Lagerung, buchmäßige Trennung.

Der korrekten Zuordnung des zollrechtlichen Status zur Lagerware kommt insbesondere bei der Verwendung von Ersatzwaren und bei der Nutzung des Zolllagers für Unionswaren, also bei gemeinsamer Lagerung und einer angeordneten buchmäßigen Trennung, eine hohe Bedeutung zu.

Die verwendeten Aufzeichnungen gelten als genehmigt, wenn es sich um ein vom CC-Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren abgenommenes Softwareprogramm handelt.

Aus den Bestandsaufzeichnungen muss der jeweils noch im Zolllagerverfahren/Verwahrungslager befindliche Warenbestand jederzeit ersichtlich sein. Der Bewilligungsinhaber hat der Überwachungszollstelle zu den in der Bewilligung festgelegten Zeitpunkten ein Verzeichnis der Lagerbestände (Lagerliste) vorzulegen. Darüber hinaus kann die Überwachungszollstelle dem Lagerhalter jederzeit eine Bestandsaufnahme anordnen. Inventuren sind der Überwachungszollstelle rechtzeitig anzuzeigen.

Da im Zolllagerverfahren - anders als bei der aktiven Veredelung oder der Endverwendung - weder eine Frist für die Erledigung des Verfahrens noch eine Abrechnungspflicht vorgesehen ist, ist die periodische Vorlage von Lagerbestandslisten durch den Bewilligungsinhaber, die Durchführung von Bestandskontrollen (Stichprobenkontrollen) oder Bestandsaufnahmen (Inventur bzw. vollständige Kontrolle eines bestimmten Lagerzeitraumes unter Abgleich des physischen Lagerbestands mit den Aufzeichnungen) eine unverzichtbare Maßnahme der zollamtlichen Überwachung. DV-gestützte Aufzeichnungen für die Bestandsführung sollten der Regelfall sein.

2.5.3.2. Inhalt der Aufzeichnungen im Zolllager

Die Aufzeichnungen haben Folgendes zu enthalten:

a)Gegebenenfalls Bezugnahme auf die für die Überführung der Waren in das Zolllagerverfahren/Verwahrungslager erforderliche Bewilligung;

b)die MRN oder, wenn nicht vorhanden, eine andere Nummer oder ein anderer Code, der Zollanmeldungen, mit denen die Waren in das Zolllagerverfahren übergeführt wurden, und der Zollanmeldungen, mit denen das Verfahren erledigt wurde;

c)Angaben, die eine eindeutige Feststellung anderer Zollpapiere als Zollanmeldungen, von anderen für die Überführung von Waren in ein besonderes Verfahren relevanten Unterlagen und von anderen für die betreffende Erledigung des Verfahrens relevanten Unterlagen ermöglichen;

d)nähere Angaben für die Feststellung der Nämlichkeit der Waren (zB Nummern, Anzahl und Art der Packstücke, Menge und handelsübliche oder technische Bezeichnung der Waren);

e)Ort(e), an denen sich die Waren befinden, und Informationen über ihre Beförderung;

f)zollrechtlicher Status der Waren;

g)Angaben über übliche Behandlungen und gegebenenfalls die neue zolltarifliche Einreihung, die sich aus diesen üblichen Behandlungen ergibt;

h)Nachweis über die Kosten für die Lagerung oder übliche Behandlungen, damit diese nach Artikel 86 Absatz 1 UZK nicht in den Zollwert einbezogen werden;

i)alle Angaben, welche die zollamtliche Überwachung und Kontrolle der Verwendung von Ersatzwaren gemäß Artikel 223 UZK ermöglichen;

j)ist eine buchmäßige Trennung erforderlich, Informationen über die Warenart, den zollrechtlichen Status und gegebenenfalls den Warenursprung;

k)sind die Aufzeichnungen nicht Teil der Hauptbuchhaltung für Zollzwecke, eine Bezugnahme auf diese Hauptbuchhaltung für Zollzwecke;

l)zusätzliche Informationen auf Anforderung der Zollbehörden in besonderen begründeten Fällen.

Die Zollbehörden können auf einige der oben angeführten Angaben verzichten, wenn dadurch die zollamtliche Überwachung und die Kontrollen der Inanspruchnahme des Zolllagerverfahrens nicht beeinträchtigt werden.

Werden Zolllager auch als Verwahrungslager zugelassen, muss aus den Aufzeichnungen eindeutig ersichtlich sein, ob sich die gelagerten Waren in der vorübergehenden Verwahrung oder im Zolllagerverfahren befinden.

2.5.3.3. Inhalt der Aufzeichnungen im Verwahrungslager

Die Aufzeichnungen haben Folgendes zu enthalten:

a)Bezugnahme auf die Anmeldung zur vorübergehenden Verwahrung und die entsprechende Beendigung;

b)Datum und Angabe zu den Zollpapieren und sonstigen Unterlagen;

c)Angaben über die Nämlichkeit (Nummern, Anzahl, Art der Packstücke, Menge, handelsübliche oder technische Bezeichnung der Waren, gegebenenfalls Kennzeichen des Behälters);

d)Ort, an dem sich die Waren befinden, und Angabe zur Beförderung;

e)zollrechtlicher Status der Ware;

f)zulässige Behandlungen nach Art. 147 Abs. 2 UZK (Behandlungen zur Erhaltung des Zustandes);

g)Daten über die Beförderung im Rahmen der vorübergehenden Verwahrung (diese wird im Anwendungsgebiet nur mit Zustimmung des BMF zugelassen).

Die Zollbehörden können auf einige der oben angeführten Angaben verzichten, wenn sich dies nicht nachteilig auf die zollamtliche Überwachung und die Kontrollen der Waren auswirkt.

2.5.3.4. Automatisationsunterstützte Bestandsaufzeichnungen und generelle Genehmigung von Aufzeichnungsprogrammen

Bestandsaufzeichnungen sind grundsätzlich automatisationsunterstützt zu führen. Die Bestands- und Evidenzführung hat in jedem Fall nach den Richtlinien zu erfolgen, deren Struktur und Mindeststandards im Abschnitt 7. näher erläutert werden.

Falls eine generelle Genehmigung ("Abnahme") eines automatisationsunterstützten Lagerbestandsführungsprogrammes sowie dessen Versionsänderungen mit Auswirkungen auf die Buchungs- und Rechenlogik angestrebt wird, sind diese vor ihrer Verwendung dem CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zur Prüfung und Freigabe vorzulegen.

Diese generelle Abnahme bewirkt, dass die bewilligungserteilende Zollstelle ein spezifisches Aufzeichnungsprogramm ohne weitere Überprüfungen als Aufzeichnungen für das Zolllagerverfahren (oder für ein Verwahrungslager) anerkennen kann.

Das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren führt eine Liste der aktuell abgenommenen Versionen der generell abgenommenen Aufzeichnungsprogramme.

Eine individuelle automatisationsunterstützte Führung von Bestandsaufzeichnungen bedarf der ausdrücklichen Bewilligung der bewilligungserteilenden Zollstelle.

Eine manuelle, nicht automatisationsunterstützte Führung von Bestandsaufzeichnungen ist darüber hinaus nur bei überschaubaren Lagerbewegungen zuzulassen.

2.5.3.5. Bestandsbuchungen und besondere Vermerke

Die in das Zolllagerverfahren übergeführten Waren sind unmittelbar nach ihrer Überlassung zum Zolllagerverfahren, im Falle der Beförderung nach Art. 179 UZK-DA spätestens nach ihrer Verbringung in das bewilligte Zolllager in den Bestandsaufzeichnungen zu erfassen (Bestandszubuchung). Als unmittelbare Erfassung gilt die Bestandsbuchung spätestens am auf die Verbringung in das Zolllager folgenden Arbeitstag.

Übliche Behandlungen oder das vorübergehende Entfernen von Waren aus dem Zolllager sind in den Bestandsaufzeichnungen bei der jeweiligen Lagerposition zu vermerken.

Sollen die im Zuge von üblichen Behandlungen im Zolllagerverfahren angefallenen Kosten gemäß Art. 86 Abs. 1 UZK nicht in den Zollwert einbezogen werden, ist der Zollwert der Waren vor Durchführung der üblichen Behandlungen in den Bestandsaufzeichnungen zu vermerken.

Ändert sich aufgrund von üblichen Behandlungen im Zolllager die zolltarifliche Einreihung der in das Zolllagerverfahren übergeführten Waren, so kann gemäß Art. 86 Abs. 2 UZK auf Antrag des Anmelders die ursprüngliche zolltarifliche Einreihung der in das Verfahren übergeführten Waren zugrunde gelegt werden. In diesen Fällen ist die ursprüngliche Warennummer vor Durchführung der üblichen Behandlungen in den Bestandsaufzeichnungen zu vermerken.

Die Abschreibung in den Bestandsaufzeichnungen im Hinblick auf die Beendigung des Verfahrens (Bestandsabbuchung) hat spätestens zu dem Zeitpunkt zu erfolgen, in dem die Waren das Zolllager verlassen. Im Falle einer Beförderung gemäß Art. 179 UZK-DA muss die Bestandsabbuchung spätestens zu dem Zeitpunkt erfolgen, in dem die Lagerwaren wiederausgeführt oder in ein anschließendes Zollverfahren übergeführt wurden. Die Bestandsabbuchung muss einen Hinweis auf die Wiederausfuhr oder das anschließende Zollverfahren enthalten. Zur Anwendung des First In First Out (FIFO) Prinzips auf Bestandsbuchungen im Zolllagerverfahren siehe Abschnitt 2.1.2.

Waren, die in ein Verwahrungslager verbracht werden, sind unmittelbar nach Abgabe der Anmeldung zur vorübergehenden Verwahrung und Verbringung in die bewilligte Lagerstätte in den Aufzeichnungen aufzunehmen.

Als unmittelbare Erfassung gilt wie auch beim Zolllager die Bestandszubuchung spätestens am auf die Verbringung in das Verwahrungslager folgenden Arbeitstag.

2.5.3.6. Bestandsaufnahme

Zur Überprüfung, ob die buchmäßigen Aufzeichnungen mit dem tatsächlichen Warenbestand (Einfuhrwaren, Ersatzwaren) übereinstimmen, kann die Überwachungszollstelle jederzeit eine Bestandsaufnahme für alle oder einen Teil der in das Zolllagerverfahren übergeführten oder in das Verwahrungslager verbrachten Waren anordnen. Eine Bestandsaufnahme pro Kalenderjahr ist jedoch zwingend vorzunehmen.

Eine solche wird insbesondere bei einem entsprechenden Umfang bzw. Häufigkeit der Vorgänge regelmäßig erforderlich sein.

Die Details für diese Bestandskontrollen und Bestandsaufnahmen sind in der Arbeitsrichtlinie ZK-2371 "Prüfungskatalog Zolllager/Verwahrungslager" geregelt.

2.5.3.7. Vorteil Inhaber einer AEOC-Bewilligung

Es wird davon ausgegangen, dass ein zugelassener Wirtschaftsbeteiligter für zollrechtliche Vereinfachungen die Verpflichtung zur Führung geeigneter Aufzeichnungen erfüllt, sofern seine Aufzeichnungen für die Zwecke des Zolllagerverfahrens geeignet sind.