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Richtlinie des BMF vom 03.01.2017, BMF-010313/0955-IV/6/2016 gültig von 03.01.2017 bis 08.02.2017

ZK-1580, Arbeitsrichtlinie Zollanmeldung - Standardverfahren

3. Formen der Zollanmeldung

3.1. Elektronische Zollanmeldung

3.1.1. Zugang zum e-zoll System

Die Abgabe der elektronischen Zollanmeldung hat im "e-zoll" System zu erfolgen, für welches der Zugang über ein Webservice sichergestellt ist.

Damit Zollanmeldungen elektronisch übermittelt werden können, ist ein Zugang zum e-zoll System mit der entsprechenden Benutzeridentifikation erforderlich.

Zu diesem Zweck hat der Wirtschaftsbeteiligte die beabsichtigte elektronische Abgabe von Anmeldungen und Mitteilungen dem Competence Center Kundenadministration mittels Vordruck Za 293 (Mitteilung über die beabsichtigte Teilnahme am Informatikverfahren) mitzuteilen.

3.1.2. Notfallverfahren

Um die Durchführbarkeit von Import/Exportabfertigungen, im Informatikverfahren - e-zoll - auch bei einem Systemausfall zu ermöglichen, wurde das so genannte Notfallverfahren, auch "Fallback" genannt, entwickelt.

Zu beachten ist jedoch, dass die Anwendung des Notfallverfahrens, das auf der Verwendung eines Papierdokuments beruht, eine Ausnahme darstellt.

Deshalb sollen die Benutzer des Informatikverfahrens (Zollverwaltung und Wirtschaftsbeteiligte) dazu angehalten werden, zunächst zu versuchen, die Anwendung des Systems wieder verfügbar zu machen, anstatt sogleich das Notfallverfahren anzuwenden.

Eine Inanspruchnahme des Notfallverfahrens bei gleichzeitiger Verfügbarkeit des Systems ist nicht zulässig.

Das Notfallverfahren kann auch angewendet werden, wenn der Wirtschaftsbeteiligte nach Ablauf von 30 Minuten nach Abgabe der Zollanmeldung keine Rückmeldung vom e-zoll System erhält und auch keine anderen Gründe für eine mögliche Verzögerung vorliegen (zB Kontrollentscheidung, Timererhöhung,...).

3.1.2.1. Arten des Systemausfalls

Ein "Systemausfall" tritt ein, wenn

  • die für Abgabe von Zollanmeldungen und für die Zollabfertigung vorgesehenen Systeme innerhalb der Zollverwaltung oder Teile davon nicht oder nicht ordnungsgemäß funktionieren;
  • das Zollsystem beim Wirtschaftsbeteiligten (e-zoll Anwender) ausgefallen ist;
  • keine elektronische Kommunikation zwischen Zollverwaltung und Wirtschaftsbeteiligten möglich ist (zB Ausfall des Internet-Providers, Unterbrechung der für die Übermittlung erforderliche Datenleitung,...).

3.1.2.2. Ausnahmen vom Notfallverfahren

Ein Notfallverfahren ist nicht anzuwenden für

  • Anmeldungen zum Zolllagerverfahren
  • das Anschreibeverfahren, sofern für den betreffenden Zeitraum keine Mitteilungspflicht besteht
  • das Verfahren mit Pre-Deklaration
  • Abfertigungen auf den Zweigstellen-Postverzollung mit den Zollstellen-Nrn. 100900 (Wien/Post) und 930100 (Wolfurt/Post)

3.1.2.3. Anwendung des Notfallverfahrens

3.1.2.3.1. Systemausfall in der Zollverwaltung
3.1.2.3.1.1. Beginn des Notfallverfahrens

Wenn seitens der Zollverwaltung (Triple C Austria im Zusammenwirken mit dem Bundesrechenzentrum) ein Systemausfall festgestellt wird, tritt das Notfallverfahren in Kraft.

Weiters findet das Notfallverfahren Anwendung, wenn dies aufgrund von Arbeiten an den technischen Systemen (zB Wartungsfenster) mit BMF-Newsletter entsprechend angekündigt wird.

Wird das Notfallverfahren ausgerufen, so sind ab diesem Zeitpunkt Zollanmeldungen ausschließlich im Notfallverfahren abzugeben.

3.1.2.3.1.2. Verständigung der Beteiligten

Ist ein Notfallverfahren anzuwenden, sind in weiterer Folge die Kundenteams der Zollämter sowie die Wirtschaftsbeteiligten, die Inhaber einer e-zoll Bewilligung sind (alle mit Bewilligungen zum Informatikverfahren sowohl e-zoll als auch NCTS), davon in Kenntnis zu setzen.

Zusätzlich erforderliche Verständigungen siehe interne Arbeitsrichtlinie "OHB intern Abschnitt 12.7.3.".

Die Verständigung erfolgt durch das Triple C Austria mittels "BMF-Newsletter; e-zoll".

Hinweis:

Um den "BMF-Newsletter, e-zoll" abonnieren zu können, ist zuvor eine Registrierung für den e-zoll Newsletter auf der BMF Homepage durch den Wirtschaftsbeteiligten (https://service.bmf.gv.at/service/allg/feedback/_start.asp?FTyp=NEWSABO) erforderlich.

Zusätzlich wird durch das Abschalten des Webservice beim Versuch, eine Zollanmeldung zu übermitteln, der Webservice-Fehler "W99018 - Das Notfallverfahren (Fallback) wurde ausgerufen." zurückgemeldet.

Soweit möglich, wird die voraussichtliche Dauer des Systemausfalls (Fallback) in der Verständigung bekannt gegeben.

Durch die betreffenden Wirtschaftsbeteiligten sicher zu stellen, dass allen ihren Anwendern - insbesondere auch bei den Niederlassungen - die Informationen über das Notfall-Verfahren zeitnahe zur Verfügung stehen.

Die oben angeführten Regelung kommt auch bei Abfertigungen zum Versandverfahren im NCTS zur Anwendung.

3.1.2.3.1.3. Ende des Notfallverfahrens

Wenn seitens der Zollverwaltung (Triple C Austria im Zusammenwirken mit dem Bundesrechenzentrum) die Wiederverfügbarkeit des Systems festgestellt wird, tritt das Notfallverfahren außer Kraft.

In weiterer Folge sind die Kundenteams der Wirtschaftsraumzollämter sowie die Wirtschaftsbeteiligten, die Inhaber einer e-zoll Bewilligung sind (alle mit Bewilligungen zum Informatikverfahren sowohl e-zoll als auch NCTS), davon in Kenntnis zu setzen.

Die Verständigung der Beteiligten erfolgt entsprechend den Ausführungen im Abschnitt 3.1.2.3.1.2. wiederum mittels BMF-Newsletter.

Ebenso gilt das Notfallverfahren zu dem im BMF-Newsletter bekannt gegebenen Zeitpunkt über das Ende von Wartungsarbeiten als beendet.

3.1.2.3.2. Systemausfall beim Wirtschaftsbeteiligten

Nachfolgend wird das Notfallverfahren beschrieben, das in den folgenden Fällen zur Anwendung kommen soll:

(1) Nichtverfügbarkeit des Systems beim Anmelder,

(2) Funktionsstörungen des Netzwerks zwischen dem Anmelder und der Zollverwaltung.

Jede Inanspruchnahme des Notfallverfahrens bei Systemausfall beim Wirtschaftsbeteiligten bedarf vorab der Zustimmung durch die Zollbehörden.

Eine missbräuchliche Anwendung des Notfallverfahrens ist nach Möglichkeit zu unterbinden.

3.1.2.3.3. Zuständigkeit

Die Entscheidung zur Anwendung des Notfallverfahrens bei einem bundesweiten Systemausfall des Wirtschaftsbeteiligten erfolgt innerhalb deren Öffnungszeiten durch das Zollamt, welches die e-zoll Bewilligung erteilt hat.

Bei einem Systemausfall außerhalb der Öffnungszeiten bzw. beschränkt sich der Systemausfall nur auf einen bestimmten Warenort, so ist für die Zustimmung zum Notfallverfahren das Kundenteam zuständig, in dessen Bereich sich dieser Warenort befindet bzw. an welches die erste Zollanmeldung im Notfallverfahren übermittelt werden soll.

3.1.2.3.4. Einleitung des Notfallverfahrens

Um die Zustimmung zur Anwendung des Notfallverfahrens zu erhalten, muss jeder e-Zoll-Anwender der Zollbehörde das Vorliegen eines Systemausfalls mittels Standard-Fax (siehe Muster laut Abschnitt 8.1. - Beginn Fallback WB) mitteilen. Eine Übermittlung mit E-Mail an den Fallback-Postkorb des Zollamtes ist ebenfalls zulässig.

Dieses Fax ist an das zuständige Kundenteam zu übermitteln und hat nachstehende Angaben zu beinhalten:

  • den Grund und den Beginn des Systemausfalls,
  • Bewilligungsnummer der e-zoll Bewilligung (e-zoll Ordnungsbegriff),
  • der/die betroffene(n) Warenort(e), für die Zollanmeldungen im Notfallverfahren abgegeben werden sollen; im Falle eines bundesweiten Systemausfalls ist der Vermerk "ALLE" einzutragen,
  • Name des Zollverantwortlichen,

und

  • Festnetztelefonnummer (für eventuell Rückruf).

Sind die Zollbehörden mit der erklärten Nichtverfügbarkeit einverstanden, so teilen sie dem Wirtschaftsbeteiligten die Zustimmung zur Anwendung des Notfallverfahrens durch Rücksendung des mit dem Zustimmungsvermerk versehenen Standard-Fax (siehe Muster laut Abschnitt 8.1.) oder mit E-Mail mit. Zusätzlich können sie nähere Angaben verlangen oder Kontrollen durchführen.

Dieses mit dem Zustimmungsvermerk versehene Standardfax ist vom zuständigen Kundenteam mittels E-Mail auch an alle für die betroffenen Warenorte zuständigen Zollämter zur Information über die Eröffnung des Notfallverfahrens weiterzuleiten.

Zusätzlich können nähere Angaben verlangt oder Kontrollen durchführt werden.

Jedoch lehnen die Zollbehörden ihre Zustimmung in Fällen von systematischen Ankündigungen eines Systemausfalls seitens eines einzigen e-zoll Anwenders ab.

Wenn das System wieder funktioniert, teilt der e-zoll Anwender dies dem zuständigen Kundenteam mittels Standard-Fax (siehe Muster laut Abschnitt 8.2. - Ende Fallback WB) unverzüglich mit.

Soweit die technische Möglichkeit besteht, kann das Standard-Fax auch mittels E-Mail übermittelt werden.

Besteht keine Möglichkeit, die Meldung entweder mittels Telefax oder mittels E-Mail zu übermitteln, so kann die Eröffnung des Notfallverfahrens auch telefonisch beantragt werden.

Sofern dem Notfallverfahren telefonisch zugestimmt wird, erstellt das zuständige Zollamt einen entsprechenden Aktenvermerk unter Verwendung des o.a. Standard-Fax und leitet dieses mit dem Zustimmungsvermerk versehen an alle betroffenen Zollämter weiter.

3.1.2.4. Übermittlung der Anmeldung im Notfallverfahren

Um die Organisation der Zollverwaltung nicht unnötig zu beanspruchen, sind die e-zoll-Anwender anzuhalten, Zollanmeldungen im Notfallverfahren nur für die unbedingt erforderlichen Abfertigungsfälle abzugeben.

Besteht für eine Abfertigung keine große Dringlichkeit, sollte in diesem Fall nach Möglichkeit zugewartet werden, bis das System wieder verfügbar ist.

3.1.2.4.1. Form der Anmeldung

Für die Anmeldungen sind grundsätzlich die dafür vorgesehenen amtlichen Vordrucke zu verwenden, wobei diese entweder aus dem System ausgedruckt oder in anderer Form erstellt werden können; soweit möglich, stehen die Vordrucke auch als Ausfüllformulare in der Formulardatenbank des Bundesministeriums für Finanzen zur Verfügung (siehe nachstehende Links):

Summarische Eingangs- und Ausgangsanmeldung

Vordruck Za 294 bzw. Za 294-1

http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za294.pdf
http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za294-1.pdf

Einfuhr

Einfuhranmeldung - Einheitspapier/AT, Vordruck Za58 bzw. Za58-1

Ausfuhr

Ausfuhranmeldung mit Sicherheitsdaten - Vordruck Za 295 bzw. Za 295-1

http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za295.pdf
http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za295-1.pdf

Ausfuhranmeldung ohne Sicherheitsdaten (zB Exporte in die Schweiz) - Einheitspapier/AT, Vordruck Za 58 bzw. Za 58-1

Versandverfahren

Versandbegleitdokument mit Sicherheitsdaten - Vordruck Za 296 bzw. Za 296-1

http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za296.pdf
http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Zoll/pdfs/9999/Za296-1.pdf

Einheitspapier für die Versandanmeldung ohne Sicherheitsdaten

In der Einfuhr kann anstelle des Einheitspapiers auch ein Ausdruck der Anmeldungsdaten in strukturierter Form verwendet werden, sofern daraus die einzelnen Feldnummerierungen und -bezeichnungen eindeutig hervorgehen (Muster - siehe Abschnitt 8.3.).

3.1.2.4.2. Art der Übermittlung

Gemäß § 6 Absatz 2 ZollAnm-V 2016 besteht die Möglichkeit, die Zollanmeldungen im Notfallverfahren wie folgt zu übermitteln:

(a) Übermittlung mittels Telefax;

(b) Übermittlung mittels E-Mail;

(c) direkte Vorlage bei der Zollstelle.

3.1.2.4.2.1. Telefax-Übermittlung

Die Übermittlung der Zollanmeldung hat grundsätzlich mittels Fax unter Verwendung eines dafür vorgegebenen Fax-Deckblattes (siehe Muster laut Abschnitt 8.4. - Faxdeckblatt Anmeldung) zu erfolgen.

Hinweis:

Bei Übermittlung der Anmeldung mittels Fax kann es aufgrund der technischen Gegebenheiten zu längeren Übertragungszeiten kommen.

Für jede Zollanmeldung im Notfallverfahren ist ein entsprechendes Faxdeckblatt zu erstellen und gemeinsam mit der Zollanmeldung an das für den Warenort zuständige Kundenteam zu übermitteln.

Als Zeitpunkt der Abgabe der Zollanmeldung gilt der auf der Telefaxbestätigung vermerkte Zeit- und Datumsandruck.

Angaben am Deckblatt bei Anmeldung mit Einheitspapier:

  • Daten des Wirtschaftsbeteiligten
  • Name des Sachbearbeiters, Telefon- und Fax-Nr.
  • Warenort (TIN und genaue Anschrift, zuständiges Zollamt-Kundenteam)
  • FRN (siehe Abschnitt 3.1.2.6.)
  • Verfahren, für das die Anmeldung abgegeben wird (Einfuhr, Ausfuhr, Transit,...)
  • bei Zollanmeldungen gemäß Artikel 166 UZK die Bewilligungsnummer für das "Vereinfachtes Anmeldeverfahren" (e-zoll Ordnungsbegriff)
  • im Falle eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEOC bzw. AEOF) die Nummer des AEO-Zertifikats
  • zollamtliche Bestätigung von Unterlagen, falls erforderlich
  • Freigabevermerk erforderlich, sofern eine Fax- bzw. Mailrückmeldung mit dem Freigabevermerk des Zollamtes auf der Zollanmeldung erforderlich ist (sofern auch eine Originalbestätigung erforderlich ist, siehe Abschnitt 5.2.2.)
3.1.2.4.2.2. E-Mail-Übermittlung

In der zugehörigen E-Mail ist als Betreff jedenfalls die Teamkennung des zuständigen Kundenteams (zB "ATA"), die FRN (zB "FRN F16AT055491A000001") sowie ein Verweis auf Einfuhr ("IM"), Ausfuhr ("EX") bzw. Versand ("TR") anzugeben.

Ist der Wirtschaftsbeteiligte, der die Zollanmeldung im Notfallverfahren übermittelt, auch AEOC bzw. AEOF, so ist zusätzlich im Betreff auch der Vermerk "AEO" aufzunehmen.

Ist zur betreffenden Zollanmeldung auch eine zollamtliche Originalbestätigung von Unterlagen erforderlich, so ist zusätzlich im Mail-Betreff auch der Hinweis "BESTÄTIGUNG" aufzunehmen.

Ist in der Ausfuhr eine zollamtliche Bestätigung der Überlassung für die Vorlage bei der Ausgangszollstelle erforderlich, so ist zusätzlich im Mail-Betreff auch der Hinweis "FREIGABE" aufzunehmen.

Beispiel - Mailbetreff:
AEO: ATA F16AT055491A000001 IM AEO
ohne AEO: ATA F16AT055491A000001 IM
mit zollamtlicher Bestätigung: ATA F16AT055491A000001 IM AEO BESTÄTIGUNG
mit erforderlicher Bestätigung der Überlassung: ATA F16AT055491A000001 EX FREIGABE
3.1.2.4.2.3. Direkte Vorlage beim Kundenteam bzw. Kontrollorgan

Die entsprechenden Zollanmeldungen (zweifach einschließlich aller erforderlichen Unterlagen) können jedoch auch direkt beim zuständigen Kundenteam bzw. dem für die direkte Abfertigung am zugelassenen Warenort abgestellten Kontrollorgan vorgelegt werden, wobei in diesen Fällen das Fax-Deckblatt entfällt.

3.1.2.5. Kontingent-/Plafondmeldung

Bei Anmeldungen zur Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr, mit denen Begünstigungen im Rahmen von Zollkontingenten oder Zollplafonds beantragt werden, ist vom Anmelder zusätzlich die Anmeldung als Kontingent/Plafondmeldung an die Kontingentstelle beim Zollamt Linz-Wels zu faxen (Fax-Nr.: +43 (0) 50233 5965082).

3.1.2.6. Evidenzierung

3.1.2.6.1. FRN-Vergabe durch den Anmelder

Zur Evidenzierung der Anmeldungen im Notfallverfahren sind diese mit einer "Fallback Reference Number" (FRN) zu versehen, welche durch den Anmelder selbst zu verwalten ist.

Die FRN-Vergabe durch den Anmelder erfolgt sowohl für Warenort- als auch Amtsplatzabfertigungen, sofern die Zollanmeldungen normalerweise über e-zoll abgegeben werden.

Die durch den Anmelder zu vergebende FRN setzt sich folgendermaßen zusammen:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

F

1

6

A

T

0

1

2

3

4

5

A

0

0

0

0

0

1

Pos. 1: F für "Fallback"

Pos. 2+3: Zehner und Einer Stelle des Jahres (zB "16" für 2016)

Pos. 4+5: Ländercode (immer "AT")

Pos. 6-11: letzten 6 Stellen der EORI-Nr. (zB "012345" für EORI ATEOS1000012345)

Pos. 12: ein Buchstabe in Großschreibung (zB "A")

Pos. 13-18: 6-stellige laufende Nummer je Kalenderjahr mit 1 beginnend

Hinweise:

1) Eine Unterscheidung hinsichtlich der Verfahren bei der Vergabe der FRN wird nicht vorgenommen.

2) FRNs sind auf das Jahr beschränkt, welches als Jahreskennung in der FRN ausgewiesen sind (2. und 3. Stelle der FRN).

3) Nachdem auch Anmelder mit ausländischen EORI-Nummern im Notfallverfahren Zollanmeldungen abgeben können, können auf den Positionen 6-11 neben Ziffern auch Großbuchstaben aufscheinen.

4) Zwecks Standortunterscheidung kann der Anmelder je Standort unterschiedliche Buchstaben bzw. Nummernkreise verwenden (zB "...A010001" für Standort A1, "...A020001" für Standort A2, . . . , "...X100001" für Standort X10)

Die FRN ist auf den Anmeldungen rechts oben anzubringen.

Der Wirtschaftsbeteiligte hat über die verwendeten FRNs Aufzeichnungen zu führen, aus denen ersichtlich ist:

  • FRN
  • Annahmedatum der Zollanmeldung im Notfallverfahren
  • CRN/MRN der nachträglich in e-zoll übermittelten Zollanmeldung.
3.1.2.6.2. FRN-Vergabe am Amtsplatz

Werden bei Abfertigungen am Amtsplatz Zollanmeldungen vorgelegt, die keine FRN enthalten, so ist die FRN durch die Abfertigungsstelle im Einzelfall zu vergeben, die sich wie folgt zusammensetzt:

Pos. 1: F für "Fallback"

Pos. 2+3: Zehner und Einer Stelle des Jahres (zB '16' für eine Fallback-Anmeldung im Jahr 2016)

Pos. 4+5: Länderkennzahl (immer 'AT')

Pos. 6+7: Kürzel für das jeweilige Zollamt (zB '10' für das ZA Wien)

Pos. 8-10: die Kennung "AMT"

Pos. 11-18: 8-stellige laufende Nummer je Kundenteam und Jahr mit 100 beginnend

Beispiel:
F14AT10AMT00000100

Die FRN ist auf den Anmeldungen rechts oben anzubringen.