Richtlinie des BMF vom 11.12.2015, BMF-010222/0088-VI/7/2015 gültig von 11.12.2015 bis 15.12.2016

LStR 2002, Lohnsteuerrichtlinien 2002

Die Lohnsteuerrichtlinien 2002 stellen einen Auslegungsbehelf zum Einkommensteuergesetz 1988 dar, der im Interesse einer einheitlichen Vorgangsweise mitgeteilt wird. Die Lohnsteuerrichtlinien sind als Zusammenfassung des geltenden Lohnsteuerrechts und somit als Nachschlagewerk für die Verwaltungspraxis und die betriebliche Praxis anzusehen. Sie basieren auf den Lohnsteuerrichtlinien 1999.
  • 3 STEUERBEFREIUNGEN (§ 3 EStG 1988)
  • 3.3 Die einzelnen Steuerbefreiungen

3.3.19 Freie oder verbilligte Mahlzeiten (§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988)

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§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 sieht eine Steuerbefreiung für die unentgeltliche oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz vor. Dabei ist es grundsätzlich belanglos, ob die freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb des Arbeitgebers verabreicht werden (zB Werksküche, Kantine) oder ob sie von einem Betrieb außerhalb des Unternehmens (zB einer Großküche) zum Verbrauch im Betrieb geliefert werden.

§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG 1988 sieht eine Steuerbefreiung für die unentgeltliche oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz oder in einer nahe gelegenen Gaststätte vor. Dabei ist es grundsätzlich belanglos, ob die freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb des Arbeitgebers verabreicht werden (zB Werksküche, Kantine), ob sie von einem Betrieb außerhalb des Unternehmens (zB einer Großküche) zum Verbrauch im Betrieb geliefert werden oder ob die Einnahme der Mahlzeiten überhaupt außerhalb des Betriebes (zB in einem nahe gelegenen Gasthaus) erfolgt. Auch die Abgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten (Essensbons, Essensmarken), die den Arbeitnehmer zur Einnahme von freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb oder außerhalb des Betriebes in nahe gelegenen Gaststätten berechtigen, fällt unter diese Befreiungsbestimmung. Es muss sich aber immer um freiwillige Sachzuwendungen des Arbeitgebers handeln; Barzuschüsse, die der Arbeitgeber leistet, um seinen Arbeitnehmern die Einnahme von Mahlzeiten zu erleichtern, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hat der Arbeitnehmer auf die Verabreichung von freien oder verbilligten Mahlzeiten einen Rechtsanspruch (zB auf Grund eines Kollektivvertrages), dann gehört diese Sachzuwendung des Arbeitgebers zu dem dem Arbeitnehmer zustehendenzum Arbeitslohn und ist als Sachbezug nach § 15 Abs. 2 EStG 1988 zu versteuern.

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Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von 4,40 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer nahe gelegenen Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden. Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, sind sie bis zu einem Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.

Da die Steuerbefreiung die tatsächliche Einlösung zur Konsumation einer Mahlzeit im Betrieb oder in einer nahe gelegenen Gaststätte voraussetzt, kann der erhöhte Betrag von 4,40 Euro pro Arbeitstag grundsätzlich erst nach tatsächlicher Einlösung des Gutscheines steuerfrei gestellt werden. Bis zur tatsächlichen Einlösung kann nur der Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag angesetzt werden.

Es bestehen jedoch keine Bedenken, bereits bei Ausgabe des Gutscheines den erhöhten Betrag von 4,40 Euro pro Arbeitstag steuerfrei zu behandeln, wenn sichergestellt ist, dass

  • die Speisen nur in einem Gasthaus oder Restaurant am Arbeitsplatz (zBeiner Kantine) oder in einer nahe gelegenen Gaststätte abgegeben und
  • die abgegebenen Speisen nicht nach Hause mitgenommen und
  • die Essensbons an arbeitsfreien Tagen nicht eingelöst

werden können.

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons 4,40 Euro pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrages jedenfalls ein steuerpflichtiger Sachbezug vor.

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Liegen die Voraussetzungen der Rz 94 für die Inanspruchnahme des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag nicht vor, können die ausgegebenen Gutscheine für Mahlzeiten nur bis zu einem Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei behandelt werden.

95a

Für einen Arbeitstag darf nur ein Gutschein ausgegeben werden. Die Gutscheine müssen nicht in Papierform bestehen, sondern können auch elektronisch gespeichert werden (Chipkarte, digitaler Essenbon).

95b

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss für die Konsumation einer Mahlzeit dem Arbeitnehmer im Nachhinein aus, liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger Bezug vor. Ausnahmsweise ist von einer unentgeltlichen oder verbilligten Verköstigung des Arbeitnehmers auszugehen, sofern alle folgenden Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt werden:

  • Der Arbeitnehmer identifiziert sich bei der Einnahme der Mahlzeiten (beim Erwerb von Lebensmitteln) anhand einer elektronischen Karte (Chipkarte, digitaler Essenbons).
  • Die elektronische Karte darf nur einmal pro Arbeitstag verwendet werden.
  • Der Arbeitnehmer erwirbt mit der Verwendung der elektronischen Karte einen unwiderruflichen Anspruch auf einen (teilweisen) Zuschuss durch den Arbeitgeber.
  • Die Zahlung des Arbeitnehmers für die Mahlzeit und der vom Arbeitgeber im Nachhinein geleistete Zuschuss müssen exakt zuordenbar sein. Bei Gutscheinen über 1,10 Euro (bis höchstens 4.40 Euro) muss nachgewiesen werden, dass die Mahlzeit im Betrieb oder in einer nahe gelegenen Gaststätte erfolgte.
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Als Gaststätten gelten solche, die an den jeweiligen Arbeitstagen ein Vollmenü, das einem üblichen Kantinenessen (Suppe oder Vorspeise und Hauptspeise) entspricht, anbieten. Essensgutscheine, die für Lebensmittelgeschäfte, Konditoreien, Bäckereien, Fast-Food-Ketten, Würstelstände oder Fleischhauereien abgegeben werden, die ein derartiges Vollmenü nicht anbieten, berechtigen daher nicht zur Inanspruchnahme des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag, sondern bleiben nur bis zu einem Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei. Betreibt ein Lebensmittelgeschäft, eine Bäckerei oder Fleischhauerei auch einen gastgewerblichen Betrieb, in dem ein Vollmenü abgegeben wird, ist die Anwendung des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag nur dann zulässig, wenn der Restaurationsbetrieb vom Handelsbetrieb organisatorisch und durch einen eigenen Verrechnungskreis (eigene Kassa) getrennt ist, sodass die Einlösung beim Gaststättenbetrieb nachvollziehbar ist und die Einlösung der Essensbons im Handelsbetrieb nicht gestattet wird (vertragliche Vereinbarung).

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Der Begriff "Randzahl 97: entfälltin einer nahe gelegenen Gaststätte" ist nicht an eine absolute Entfernung gebunden, sondern richtet sich nach den ortsüblichen Verhältnissen. Demzufolge gilt eine Gaststätte dann als in der Nähe des Arbeitsplatzes gelegen, wenn in dieser Gaststätte während der zur Verfügung stehenden Mittagspause unter Berücksichtigung der anfallenden Wegzeiten die Einnahme einer Mahlzeit möglich ist und die anfallenden Wegzeiten auf Grund der örtlichen Verhältnisse als üblich angesehen werden können. In Ballungszentren mit einem entsprechenden Angebot an Gaststätten sind Entfernungen bis zu 15 Minuten Fußweg nicht schädlich. Ebenfalls ist nicht schädlich, wenn auf Grund der besonderen Lage des Arbeitsplatzes zur Erreichung der Gaststätte ein Verkehrsmittel verwendet werden muss. Der Ansatz des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag ist auch dann zulässig, wenn die Einlösung der Gutscheine bei mehreren verschiedenen in Nähe des Arbeitsplatzes gelegenen Gaststätten erfolgen kann. Schädlich für die Anwendung des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag ist hingegen der Umstand, dass Essensbons auch in Gaststätten eingelöst werden können, die nicht in Nähe des Arbeitsplatzes liegen.

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Werden an Arbeitnehmer, die sich auf Dienstreisen befinden, Essensmarken für die Verpflegung außer Haus ausgegeben, sind diese Essensbons wie Tagesgeld zu behandeln. Übersteigt die Summe aus ausgezahltem Tagesgeld und dem Wert des Essensbons 26,40 Euro pro Tagdie nicht steuerbaren Ersätze gemäß § 26 Z 4 EStG 1988 bzw. den jeweils aliquoten Teildie steuerfreien Ersätze gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988, liegt insoweit ein steuerpflichtiger Bezug vor.

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In den Haushalt aufgenommen sind zB Arbeitnehmer in der Land- und Forstwirtschaft, die die volle freie Station erhalten. Diese Arbeitnehmer genießen die Steuerfreiheit für durch den Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten nicht. Auch eine Hausgehilfin ist im Hinblick auf die neben dem Barlohn gewährte volle freie Station in den Haushalt des Arbeitgebers eingegliedert (vgl. VwGH 2.4.1971, 1931/70; VfGH 23.6.1970, B 357/69).