3. Notfallverfahren

3.1. Allgemeines

Um Versandvorgänge, die üblicherweise im NCTS durchgeführt werden, auch bei einem Systemausfall zu ermöglichen, wurde das so genannte Notfallverfahren, auch "fallback" genannt, entwickelt.

Unter "Systemausfall" ist sowohl ein Systemausfall des NCTS innerhalb der Zollverwaltungen, als auch beim Wirtschaftsbeteiligten, zu verstehen.

Das Notfallverfahren ist in erster Linie begrenzt auf den Abgangsaspekt des Versandverfahrens, Verfahren, die als NCTS-Verfahren eröffnet wurden, sind in jedem Fall auch als solche zu erledigen. Die Eingabe in das System erfolgt in diesem Fall nachträglich.

Verfahren, welche im Notfallverfahren eröffnet wurden, sind als solche zu beenden. Die Eingabe erfolgt in diesem Fall in der nationalen Anwendung ZITAT gemäß den Bestimmungen der Arbeitsrichtlinie ZK-0910, hinsichtlich der Erfassung der FRN Nummer bei Eröffnungen durch den zugelassenen Versender siehe Abschnitt 3.7.2.

Die Anwendung des Notfallverfahrens stellt eine Ausnahmeregelung ausnahmslos bei Systemausfall dar, es soll zunächst einmal versucht werden, das System wieder verfügbar zu machen.

Wo die Entscheidung zur Anwendung des Notfallverfahrens getroffen wurde, ist es unerlässlich, dass jede Deklaration, welche im NCTS begonnen wurde, die aber aufgrund des Systemausfalls nicht weiter verarbeitet werden kann, in der e-zoll Anwendung nachträglich storniert wird. Eine Stornierung von im ZEUS erfassten Daten ist nach wie vor nur über Triple-C-Austria möglich.

3.2. Anwendung

Die Anwendung des Notfallverfahrens bei einem Systemausfall des Wirtschaftsbeteiligten erfolgt durch die Entscheidung der Zollstelle, bei einem Systemausfall des NCTS nach vorheriger Rücksprache mit Triple-C-Austria. Sollten keine Informationen bei den Zollstellen von einem Systemausfall bekannt sein, ist von den Zollstellen Kontakt mit Triple-C-Austria aufzunehmen.

3.3. Versandanmeldung

Der Verwendung des Einheitspapiers soll bei der Anwendung des Notfallverfahrens erste Priorität eingeräumt werden. Die Versandanmeldung ist gemäß den bisherigen Bestimmungen in dreifacher Ausfertigung vorzulegen (Exemplare 1, 4 und 5). Die Versandanmeldung ist von den Zollstellen mit einer FRN (Fallback Register Number) gemäß Abschnitt 3.7.1. zu versehen.

Eine Vergabe einer "Warenerklärungsnummer" hat zu unterbleiben.

Das Einheitspapier kann durch den Ausdruck des Versandbegleitdokuments (AccDoc) ersetzt werden, wo die zuständige Zollstelle das Bedürfnis des Zollbeteiligten als gerechtfertigt erachtet oder sonstige berücksichtigungswürdige Gründe vorliegen.

Eine eigene Kennzeichnung erfolgt in jedem Fall bei Verwendung des Einheitspapiers auf allen Exemplaren im Feld A der Versandanmeldung, unter Verwendung des Versandbegleitdokuments anstelle der MRN, durch das Anbringen eines Sonderstempelaufdrucks (Dimension 26x59 mm) in roter Farbe.

Der Sonderstempel ist im Standardverfahren durch die Abgangsstelle und im vereinfachten Verfahren durch den zugelassenen Versender anzubringen.

 

3.4. Zollstelle Eröffnung

Im Falle eines Systemausfalls des NCTS ist vorerst Kontakt mit Triple-C-Austria aufzunehmen. Die Entscheidung zur Anwendung des Notfallverfahrens erfolgt nach Rücksprache mit Triple-C-Austria. Sollte eine derartige Entscheidung getroffen werden, ist dies bei den Abgangsstellen unter Angabe des Datums und der Uhrzeit zu dokumentieren.

Die Versandanmeldungen sind mit dem Sonderstempel im Feld A auf allen Exemplaren zu versehen. Der Versandvorgang ist in der nationalen Anwendung ZITAT zu erfassen.

3.5. Zollstelle Durchgang

Vorgelegte Versandbegleitdokumente, die nicht als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, wurden von der Abgangsstelle im NCTS erfasst. Eine nachträgliche Erfassung im NCTS hat bei der Durchgangszollstelle jedoch zu unterbleiben. Ein Grenzübergangsschein TC 10 ist vorzulegen, bzw. der Partei zwecks Erstellung auszuhändigen.

Bei Vorlage der Exemplare 4 und 5 der Versandanmeldung oder eines Versandbegleitdokuments, die mit dem Sonderstempel als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, ist ein Grenzübergangsschein vorzulegen, eine Erfassung im NCTS hat zu unterbleiben.

3.6. Zollstelle Beendigung

Einlangende Versandbegleitdokumente, die nicht als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, wurden von den Abgangsstellen im NCTS erfasst. Diese sind bei einem Systemausfall nachträglich als NCTS-Verfahren im System unter Verwendung einer FRN (siehe Abschnitt 3.7.1.) in der Bestimmung zu erfassen.

Exemplare 4 und 5 der Versandanmeldung, die mit dem Sonderstempel als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, werden entsprechend den geltenden Bestimmungen erledigt. Die Exemplare 5 sind der Abgangstelle zu retournieren, die Exemplare 4 sind im ZITAT zu erfassen und gemäß der bisherigen Vorgangsweise abzulegen.

Bei einlangenden Versandbegleitdokumenten, die mit dem Sonderstempel als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, ist bei Vorliegen des Exemplars A dieses zu kopieren, beide Exemplare sind mit den Gestellungsvermerken zu versehen und ein Exemplar (gegebenenfalls das vorliegende Blatt B) ist der Abgangsstelle zu retournieren. Das bei der Bestimmungsstelle verbleibende Exemplar ist im ZITAT zu erfassen und gemäß der bisherigen Vorgangsweise abzulegen.

3.7. Zugelassener Versender

Ist eine elektronische Übermittlung der Abgangsanzeige bei einem Systemausfall des NCTS nicht möglich, ist vom zugelassenen Versender Kontakt mit seiner zuständigen Zollstelle aufzunehmen. Die Zollstelle bzw. das zuständige Kundenteam entscheiden nach Rücksprache mit Triple-C-Austria über die Durchführung der Versandvorgänge als Notfallverfahren. Zum Zwecke der Durchführung des Notfallverfahrens übermittelt der zugelassene Versender per Telefax die Versandanmeldung (Einheitspapier Exemplar 1) samt vorhandenen Ladelisten an seine zuständige Zollstelle. Außerhalb der Dienstzeiten der Kundenteams erfolgt die Übermittlung an Triple-C-Austria. Hinsichtlich der Vorgangsweise siehe OHB.

3.7.1. Evidenzierung

Die von den jeweiligen Kundenteams vorab vergebenen FRNs setzen sich folgendermaßen zusammen:

• F für "fallback"
• 07 Zehner und Einer Stelle des Jahres (für 2007)
• AT Länderkennzahl
• 10 die ersten beiden Ziffern des Wirtschaftsraumzollamtes für ZA 100
• ATA die jeweilige Teamkennung
• 00000100 8-stellige laufende Nummer, je Kundenteam und Jahr mit 100 beginnend

Beispiel:

F07AT20ATB00000227 = 18-stellige alphanumerische Nummer

Eine Unterscheidung bei der Vergabe der FRN zwischen Abgang und Bestimmung wird nicht vorgenommen, zu diesem Zwecke ist eine Liste zu führen, in welcher die laufenden Nummern mit Bezug auf den Versandvorgang anzuführen sind. Die bei den Zollstellen eingelangten Versandanmeldungen sind chronologisch abzulegen.

Die Versandanmeldungen sind auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Im Falle einer Nichtannahme ist die Versandanmeldung mit entsprechenden Vermerken dem Anmelder per Telefax zu retournieren.

3.7.2. Keine Kontrolle

Ergibt die Überprüfung die Richtigkeit der Versandanmeldung und kommt es zu keiner Kontrolle, des gilt die Versandanmeldung innerhalb der im OHB geregelten Zeiten als überlassen. Die Nämlichkeitsfesthaltung richtet sich nach den Bestimmungen, die in den Bewilligungen angeführt sind. Das Blatt 4 und 5 begleiten die Sendung. Das der Zollstelle übermittelte Blatt 1 ist im ZITAT zu erfassen. Diese Erfassung ist folgendermaßen durchzuführen:

• alte Zollamtsnummer/Teamkennung/ die ersten sechs Stellen der laufenden FRN/die letzten zwei Stellen der FRN/Jahr

Beispiel:

bei FRN F07AT20ATB00000105 erfolgt die Erfassung mit 226/ATB/000001/05/2007.

3.7.3. Kontrolle

Kommt es durch die Zollstelle (oder Triple-C-Austria) zu einer Kontrollentscheidung ist der Anmelder von der beabsichtigten Kontrolle zu verständigen und ein Kontrollorgan zum Warenort zu entsenden (siehe dazu auch die Ausführungen im OHB) Das Kontrollorgan nimmt am Warenort die Versandanmeldung entgegen und kontrolliert die Waren. Die Kontrollergebnisse werden in der Versandanmeldung vermerkt. Nach anschließender Freigabe begleiten die mit der FRN und dem Sonderstempel als Notfallverfahren gekennzeichneten Exemplare 4 und 5 die Sendung. Das Blatt 1 ist im ZITAT wie unter Abschnitt 3.7.2. ausgeführt zu erfassen.

Wurden Entscheidungen zu einer Kontrolle von Triple-C-Austria getroffen, werden die betreffenden Dokumente an die zuständige Zollstelle übermittelt.

3.8. Zugelassener Empfänger

Bei Vorlage eines Versandbegleitdokuments, das nicht als Notfallverfahren gekennzeichnet ist, wurden die Versanddaten im NCTS erfasst.

3.8.1. Keine Kontrolle

Das Versandbegleitdokument ist der zuständigen Zollstelle (außerhalb der Dienstzeiten der Kundenteams an Triple-C-Austria) per Telefax zu übermitteln. Die Zollstelle vergibt die FRN, prüft das Versandbegleitdokument und erteilt die Entladeerlaubnis, wenn keine Kontrolle durchgeführt wird.

Sollte eine FRN von einer Zollstelle im Zuge der Entladeerlaubnis vergeben worden sein, die Kontrollergebnisse und die Freigabe jedoch in weiterer Folge von Triple-C-Austria behandelt werden (weil die Zollstelle nicht mehr besetzt ist), so wird von Triple-C-Austria keine weitere FRN vergeben. Die beendeten Versandvorgänge werden mit Bezug auf die FRN an die zuständige Zollstelle übermittelt.

Sollte von Triple-C-Austria eine FRN vergeben worden sein und in weiterer Folge der Vorgang von der zuständigen Zollstelle behandelt werden, ist von der Zollstelle neben der vergebenen FRN von Triple-C-Austria eine weitere FRN der Zollstelle zu vergeben.

Die bei der Zollstelle eingelangten Entladevermerke sind zu überprüfen. Sollte es zu keiner Kontrolle kommen, ist die Sendung dem zugelassenen Empfänger per Telefax freizugeben. Die Versandbegleitdokumente sind vom zugelassenen Empfänger bei Wiederverfügbarkeit des Systems unverzüglich nachträglich zu erfassen.

3.8.2. Kontrolle

Trifft das Kundenteam oder Triple-C-Austria eine Kontrollentscheidung, ist der zugelassene Empfänger hiervon in Kenntnis zu setzen und ein Kontrollorgan zum Warenort zu entsenden (siehe dazu OHB).

Das Kontrollorgan nimmt am Warenort das Versandbegleitdokument entgegen und führt die Kontrolle durch. Die Kontrollergebnisse werden vermerkt und im Fall keiner Unstimmigkeiten wird die Sendung freigegeben. Das Versandbegleitdokument wird vom Kontrollorgan einbehalten und bei Wiederverfügbarkeit des Systems nachträglich im NCTS erfasst. Wurden Entscheidungen zu einer Kontrolle von Triple-C-Austria getroffen, werden die betreffenden Dokumente an die zuständige Zollstelle übermittelt.

3.8.3. Nachträgliche Erfassung

Wird ein im NCTS eröffneter Versandvorgang beim zugelassenen Empfänger im Notfallverfahren beendet, so sind vorerst lediglich die Daten der Eröffnung im System. Bei Wiederverfügbarkeit des Systems ist die Beendigung des Versandvorganges nachträglich vom zugelassenen Empfänger im System zu erfassen. Die Zollstellen überwachen diese nachträgliche Erfassung.

3.9. Papier-Verfahren

Bei Vorlage eines Versandbegleitdokuments oder der Blätter 4 und 5 des Einheitspapiers, welche als Notfallverfahren gekennzeichnet sind, ist keine Erfassung im System durch die Abgangsstelle erfolgt.

Die Versandvorgänge sind gemäß den oa. Ausführungen zu behandeln.

Vorgelegte Blätter A sind zu kopieren und mit den Erledigungsvermerken zu versehen. Ein Exemplar (oder vorliegendes Blatt B) ist der Abgangsstelle zu retournieren, das bei der Zollstelle verbleibende Exemplar ist im ZITAT zu erfassen.

Bei Vorlage der Blätter 4 und 5 hat die Erledigung gemäß den geltenden Vorschriften zu erfolgen.

Die von Triple-C-Austria behandelten Fälle werden an die zuständige Zollstelle weitergeleitet.