Berufungsentscheidung - Steuer (Referent) des UFSI vom 10.03.2010, RV/0514-I/09

Organisationsmangel bei einem (wiederholten) Fehler des Buchhalters bei der Bedienung der EDV-Anlage und anschließendem Urlaubsantritt

Rechtssätze

Stammrechtssätze

RV/0514-I/09-RS1 Permalink
Mit dem Hinweis auf firmeninterne Richtlinien, denen zufolge ein mit der Berechnung und Entrichtung von Selbstbemessungsabgaben betrauter Buchhalter bei der zeitlichen Lagerung seines Urlaubes auf eine pünktliche Abgabenentrichtung Rücksicht zu nehmen hat, werden geeignete Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen in der Büroorganisation einer Kapitalgesellschaft nicht dargetan.

Zusatzinformationen

betroffene Normen:
Schlagworte:
Organisationsmangel, Kontrollpflicht, Überwachungspflicht, Hilfskraft, Buchhalter, Bedienungsfehler, EDV, Urlaub, Urlaubsantritt

Entscheidungstext

Der Unabhängige Finanzsenat hat über die Berufung der X-GmbH, vertreten durch Y-KG, vom 22. Juni 2009 gegen den Bescheid des Finanzamtes Landeck Reutte vom 9. Juni 2009 betreffend Festsetzung eines ersten Säumniszuschlages entschieden:

Die Berufung wird als unbegründet abgewiesen. Der angefochtene Bescheid bleibt unverändert.

Entscheidungsgründe

Die Berufungswerberin (Bw.) ist eine GmbH, die eine B... betreibt.

Mit Bescheid vom 9. 6. 2009 setzte das Finanzamt gegenüber der Bw. erste Säumniszuschläge (i. H. v. 87,71 € bzw. 6.901,60 €) von der Kammerumlage 10-12/2008 und der Umsatzsteuer 3/2009 mit der Begründung fest, dass diese Abgaben nicht fristgerecht entrichtet worden seien.

Dagegen wurde am 22. 6. 2009 Berufung erhoben. Die als "Berufung gemäß § 217/7 BAO" bezeichnete Eingabe richtet sich nur gegen die Festsetzung eines Säumniszuschlages zur Umsatzsteuer 3/2009. Ausgeführt wurde, die Bw. sei stets bestrebt gewesen, ihre Abgabenschuldigkeiten pünktlich zu entrichten. Die Säumnis sei dadurch zustande gekommen, dass der Buchhalter der Bw. (Hr. P...) am 12. 5. 2009 die "Erklärung zur Umsatzsteuervoranmeldung für 3/2009 durchgeführt" habe. Der Buchhalter habe geglaubt, alles richtig gemacht und die Überweisung getätigt zu haben, was aber nicht der Fall gewesen sei. Da dieser Dienstnehmer am 13. 5. 2009 aus beruflichen Gründen in Innsbruck gewesen sei und am 14. 5. 2009 seinen Urlaub angetreten habe, habe er die unterbliebene Überweisung nicht erkennen können. Zur Säumnis habe auch der Umstand beigetragen, dass im Betrieb der Bw. seit 1. 12. 2008 ein neues Buchhaltungsprogramm verwendet werde. Weiters sei darauf zu verweisen, dass aufgrund eines Fehlers bei der Bedienung dieses EDV-Programms eine Umsatzsteuergutschrift für 11/2008 erst am 1. 4. 2009 vorangemeldet worden sei. Aus diesen Gründen werde um Nichtfestsetzung des Säumniszuschlages zur Umsatzsteuer 3/2009 ersucht, auch wenn die Säumnis eindeutig durch "unser Verschulden" eingetreten sei.

Über Ergänzungsersuchen des Finanzamtes vom 2. 7. 2009 wurde die vom Buchhalter der Bw. unterschriebene Berufung von einem zeichnungsberechtigten Organ der Bw. nachträglich unterfertigt. Weiters wurde im Antwortschreiben vom 6. 7. 2009 mitgeteilt, dass der Buchhalter bis zum 22. 5. 2009 auf Urlaub gewesen sei. Eine Vertretung des Buchhalters sei nicht vorgesehen, weil es dessen Aufgabe sei, die Abgabenentrichtung so vorzunehmen, dass während seiner Abwesenheit keine Versäumnisse auftreten. Zur Frage, welche Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen im Betrieb der Bw. bestanden hätten, wurde angegeben, die "Kontrolle zur Überwachung" von Abgabenzahlungen sei Sache des Buchhalters, der die Überweisung der Umsatzsteuer 3/2009 aufgrund eines Versehens nicht vor seinem Urlaub durchgeführt habe.

Mit Berufungsvorentscheidung vom 12. 8. 2009 gab das Finanzamt der Berufung keine Folge. Unstrittig sei, dass die Umsatzsteuer 3/2009 erst am 8. 6. 2009 überwiesen worden sei. "Milderungsgründe" bei einmaliger oder kurzfristiger Säumnis lägen nicht vor. Eine Verrechnung der Zahllast für März 2009 mit der Gutschrift für November 2008 sei nicht möglich gewesen, weil diese Gutschrift am 9. 4. 2009 antragsgemäß zurückgezahlt worden sei. Eine urlaubsbedingte Abwesenheit des Buchhalters der Bw. könne für sich allein kein geringfügiges Verschulden an der Säumnis begründen. Weiters sei festzuhalten, dass nach der Rückkehr des Buchhalters aus dem Urlaub weitere zwei Wochen bis zur Abgabenzahlung verstrichen seien. Unabhängig davon wäre es im Verantwortungsbereich der Geschäftsleitung gelegen gewesen, durch ein entsprechendes Kontrollsystem für eine Überwachung von Zahlungsterminen insbesondere bei Abwesenheit des Buchhalters zu sorgen. Aus der Vorhaltsbeantwortung vom 6. 7. 2009 sei nicht ersichtlich, dass die Bw. dieser Kontrollpflicht entsprochen habe. Da somit kein geringfügiges, sondern ein grobes Verschulden an der Säumnis gegeben sei, mangle es an den gesetzlichen Voraussetzungen für eine Nichtfestsetzung des Säumniszuschlages.

Im Vorlageantrag vom 3. 9. 2009 wurde der Antrag auf Nichtfestsetzung des Säumniszuschlages wiederholt. Nach Zitierung des § 217 Abs. 7 BAO wurde ausgeführt, dass ein grobes Verschulden fehle, wenn den Abgabepflichtigen überhaupt kein Verschulden oder nur leichte Fahrlässigkeit treffe. Leichte Fahrlässigkeit sei bei einem Fehler gegeben, den gelegentlich auch ein sorgfältiger Mensch begehe. Nach der Literatur sei das grobe Verschulden eines Arbeitnehmers der Partei unschädlich. Maßgeblich sei in einem derartigen Fall, ob die Partei selbst ein grobes Auswahl- oder Kontrollverschulden treffe. Der Bw. sei kein Kontrollverschulden anzulasten, weil laut firmeninternen Richtlinien der Buchhalter der Bw. Urlaube so zu planen habe, dass eine termingerechte Abgabenentrichtung gewährleistet sei. Dem habe der Buchhalter Rechnung getragen, indem er seinen Urlaub am 14. 5. 2009 angetreten habe, sodass eine ordnungsgemäße Steuerzahlung möglich gewesen wäre. Die Bw. treffe auch kein Auswahlverschulden, weil ihr Buchhalter seine Tätigkeit seit mehreren Jahren äußerst sorgfältig ausübe und bisher kein Fehler aufgetreten sei. Weiters werde für den Eventualfall der Rechtskraft des Säumniszuschlagsbescheides eine Aufhebung nach § 299 BAO beantragt.

Über die Berufung wurde erwogen:

Wird eine Abgabe, ausgenommen Nebengebühren (§ 3 Abs. 2 lit. d), nicht spätestens am Fälligkeitstag entrichtet, so ist ein erster Säumniszuschlag in Höhe von 2 % des nicht zeitgerecht entrichteten Abgabenbetrages zu entrichten (§ 217 Abs. 1 und 2 BAO).

Gemäß § 217 Abs. 7 BAO sind Säumniszuschläge auf Antrag des Abgabepflichtigen insoweit herabzusetzen bzw. nicht festzusetzen, als ihn an der Säumnis kein grobes Verschulden trifft, insbesondere insoweit bei nach Abgabenvorschriften selbst zu berechnenden Abgaben kein grobes Verschulden an der Unrichtigkeit der Selbstberechnung vorliegt.

Für die Beurteilung des Streitfalles ist jene Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes maßgeblich, wonach die Büroorganisation von Kapitalgesellschaften so eingerichtet sein muss, dass die fristgerechte Wahrnehmung von Fristen sichergestellt ist. Die Büroorganisation muss dem Mindesterfordernis einer sorgfältigen Organisation entsprechen. Dazu gehört insbesondere die Vormerkung von Fristen und die Vorsorge durch entsprechende Kontrollen, dass Unzulänglichkeiten aufgrund menschlichen Versagens voraussichtlich auszuschließen sind (VwGH 21.10.1993, 92/15/0100; VwGH 26.6.1996, 95/16/0307; VwGH 26.6.1996, 95/16/0307; VwGH 21.10.1993, 92/15/0100).

Die verantwortlichen Organe der Bw. (Geschäftsführer) haben sich bei der Erfüllung der sie treffenden Verpflichtung, Abgaben pünktlich zu entrichten, einer Hilfskraft bedient. Nach Darstellung im Schreiben der Bw. vom 6. 7. 2009 war die Betriebsorganisation so gestaltet, dass es Aufgabe des Buchhalters war, die auf den jeweiligen Voranmeldungszeitraum entfallende Umsatzsteuer zu berechnen und diesbezügliche Zahlungen an das Finanzamt zu leisten. Dabei oblag auch die Kontrolle, dass Abgaben pünktlich entrichtet werden, nur der mit der Abgabenzahlung selbst betrauten Person. Mit diesem Vorbringen gesteht die Bw. jedoch ein, dass in ihrer Büroorganisation jegliche Kontrollmaßnahmen betreffend eine ordnungsgemäße Erfüllung der dem Buchhalter als Hilfskraft übertragenen Aufgaben fehlten. Mit einer bloßen "Selbstkontrolle" des Buchhalters haben die zur Vertretung der Bw. bestimmten Organe ihrer Pflicht, die Tätigkeit dieses Dienstnehmers in Bezug auf die Wahrung von Zahlungsterminen auf sachgerechte und zumutbare Weise zu überwachen, nicht entsprochen.

Entgegen der Ansicht der Bw. wird mit den Ausführungen im Vorlageantrag, laut firmeninternen Richtlinien habe der Buchhalter bei seiner Urlaubsplanung auf eine pünktliche Abgabenentrichtung Rücksicht nehmen müssen, kein fehlendes Kontrollverschulden dargetan. Denn mit derartigen Regelungen werden nur arbeitsrechtliche Grundsätze betreffend die zeitliche Lagerung von Urlauben (§ 4 Abs. 1 UrlG) auf betrieblicher Ebene konkretisiert. Warum deshalb, weil der Buchhalter (wie jeder Arbeitnehmer) bei der Wahl des Zeitpunktes des Urlaubsantrittes auf betriebliche Erfordernisse des Arbeitgebers Rücksicht nehmen musste, im Betrieb der Bw. ein nach der Sachlage gebotenes Kontrollsystem vorhanden gewesen sein soll, ist nicht nachvollziehbar.

Der Umstand, dass dem Buchhalter der Bw. bereits bei der Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung für November 2008 ein Fehler bei der Bedienung eines neuen Buchhaltungsprogramms unterlaufen ist, spricht nicht für die Bw., sondern gegen sie. Denn zum einen ist die Feststellung, dass im Betrieb der Bw. Organisationsmängel gegeben waren, unabhängig davon zu treffen, dass sich Fehler des Buchhalters bei der Abwicklung des laufenden Zahlungsverkehrs mit dem Finanzamt einmal zu Gunsten und ein anderes Mal zu Ungunsten der Bw. ausgewirkt haben. Zum anderen hätten sich die zuständigen Organe der Bw. gerade im Hinblick auf die monatelange Verzögerung bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für November 2008 veranlasst sehen müssen, geeignete Vorkehrungen zu treffen, dass Fehler bei der Bedienung des betrieblichen EDV-Systems zu keiner verspäteten Abgabenentrichtung führen.

Mit dem weiteren Vorbringen, die Bw. habe sich stets um eine pünktliche und vollständige Abgabenentrichtung bemüht, wird ebenfalls kein fehlendes grobes Verschulden am Zahlungsverzug aufgezeigt, weil das Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen für die Nichtfestsetzung eines Säumniszuschlages nicht anhand des Zahlungsverhaltens in der Vergangenheit, sondern unter Berücksichtigung jener Umstände zu prüfen ist, die für die Beurteilung der Verschuldensfrage im konkreten Verfahren maßgeblich sind.

Zusammenfassend ist somit festzustellen, dass die Argumente der Bw. nicht geeignet waren, ein fehlendes grobes Verschulden an der verspäteten Entrichtung der Umsatzsteuer für März 2009 glaubhaft zu machen. Da das Finanzamt zu Recht von einer Nichtanwendbarkeit des § 217 Abs. 7 BAO auf den Berufungsfall ausgegangen ist, war die Berufung abzuweisen.

Was den im Vorlageantrag gestellten Eventualantrag nach § 299 Abs. 1 BAO betrifft, so genügt es darauf hinzuweisen, dass Bescheidaufhebungen nach dieser Gesetzesstelle den Abgabenbehörden erster Instanz vorbehalten sind.

Innsbruck, am 10. März 2010