ZK-0910, Arbeitsrichtlinie Versandverfahren

• 3. Such- und Mahnverfahren

3.2. Automatisiertes Verfahren (ZITAT)

3.2.1. Übersicht

Seit September 1995 sind alle Versandscheine im Rahmen des automatisierten Verfahrens elektronisch zu erfassen. Die Ziele dieses Verfahrens sind ua.:

(1) Zusammenführen der Blätter 1 und 5 entfällt

(2) Ablage der Eingabebelege (Versandscheine) in der Reihenfolge der Eingabe (Eingabedatum, DEG, TBZ)

(3) leichtes Auffinden der Urbelege durch Abfrage der MRN der Eröffnung bzw. der Erledigungspost und automationsunterstützte Bekanntgabe des Ordnungsbegriffes der Ablage (Eingabedatum, DEG, TBZ)

(4) Erfassung der im Ausland eröffneten und in Österreich beendeten Versandverfahren

(5) automationsunterstützte Überwachung des Versandverfahrens

(6) Rücksenden der Rückmeldungen bei in Österreich eröffneten Versandverfahren entfällt (außer bei Unstimmigkeiten).

3.2.2. Verfahrensablauf

Bei der Durchführung des automatisierten Verfahrens ist (unter Berücksichtigung der diesbezüglichen Kassenvorschriften und des von der Abteilung VI/7 des BMF herausgegebenen Handbuches sowie unter Verwendung der IT-Anwendung "Versandverfahren") nachstehender Verfahrensablauf zu beachten:

(1) Die Abgangs(zoll-)stellen veranlassen anlässlich der Eröffnung des Versandverfahrens die Ersterfassung aller Versandscheine (Menüpunkt "Eingabe Eröffnung").

(2) Die Bestimmungs(zoll-)stellen veranlassen anlässlich der Erledigung aller im Anwendungsgebiet eröffneter Versandverfahren die Erfassung unter dem Menüpunkt "Eingabe Erledigung". Die Rückübermittlung des Exemplars Nr. 5 der Versandscheine bzw. des Trennabschnittes an im Anwendungsgebiet gelegene Abgangs(zoll-)stellen entfällt bei allen Erledigungen mit dem Vermerk "konform". Scheint jedoch wegen einer Fehl- oder Mehrmenge der Vermerk "Unstimmigkeit" auf, hat die Bestimmungs(zoll-)stelle nach der Eingabe der Erledigung (mit den tatsächlich erhobenen Mengenangaben) das Exemplar 5 bzw. den Trennabschnitt im Original an die in Österreich gelegene Abgangs(zoll-)stelle zu retournieren. Die Abgangs(zoll-)stelle verfährt danach je nach Sachverhalt wie folgt:

• Scheinen die Vermerke "Mehrmenge" und "Abgabenerhebung erfolgt" auf, ist davon auszugehen, dass die Bestimmungs(zoll-)stelle den Sachverhalt aufklären konnte und die Mehrmenge einer zollrechtlichen Bestimmung zugeführt wurde. In diesen Fällen hat daher die Abgangs(zoll-)stelle unter dem Menüpunkt "Änderung bzw. Löschung/Eröffnung" die ursprüngliche Ersterfassung zu korrigieren und die tatsächlich erhobene Menge einzugeben.
• Die Abgangs(zoll-)stelle berichtigt unmittelbar nach Erhalt des Exemplars 5 bzw. des Trennabschnittes die Daten der Ersterfassung auf die von der Bestimmungsstelle tatsächlich festgestellten Werte hinsichtlich der Anzahl der Packstücke bzw. auf das erhobene Gewicht, so dass Übereinstimmung hergestellt wird und der Datensatz in der künftigen Unstimmigkeitsliste nicht mehr aufscheint.
• Die Abgangs(zoll-)stelle leitet zur Ermittlung der Ursache der Fehlmenge das Suchverfahren ein (Eintragung "J" im Datenfeld "TC 20") und trifft dann die erforderlichen Veranlassungen. Das bedeutet, dass die Bestimmungs(zoll-)stelle (die ja in der Regel unmittelbar bei Feststellen der Fehlmenge den Warenführer bzw. Warenempfänger greifbar hat und diese zur Ursache der Fehlmenge befragen kann) das ihr zur Sachverhaltsfeststellung geeignet und durchführbar Erscheinende zu veranlassen hat. Für das weitere Verfahren relevante Aussagen der Beteiligten sind festzuhalten und an die Abgangs(zoll-)stelle weiterzugeben.

(3) Die Bestimmungs(zoll-)stellen veranlassen anlässlich der Erledigung von außerhalb des Anwendungsgebietes eröffneten Versandverfahren die Erfassung unter dem Menüpunkt "Eingabe Erledigung" und die Rückübermittlung des Exemplars Nr. 5 des Versandscheines bzw. des Trennabschnittes innerhalb einer Frist von 10 Arbeitstagen nach Beendigung des Versandverfahrens.

(4) Die Abgangs(zoll-)stellen veranlassen anlässlich des Rücklangens des Exemplars Nr. 5 von außerhalb des Anwendungsgebietes erledigten Versandscheinen bzw. von dort erledigten Trennabschnitten die Erfassung unter dem Menüpunkt "Eingabe Erledigung".

(5) Bei der Erfassung der Anzahl der Packstücke ist die Eintragung aus den nachstehenden Feldern heranzuziehen:

• Versandschein T: Feld 6
• Carnet ATA als Versandschein: Feld E

(6) Ergeben die in die Datenbank übernommenen Daten der Rückmeldung völlige Übereinstimmung mit den Daten einer bereits vorhandenen Ersterfassung, wird der Satz der Ersterfassung automatisch als erledigt gekennzeichnet und um die Erledigungsdaten erweitert. In diesem Fall erfolgt eine fiktive Fehlermeldung:

• FC: 0009 ÜBEREINSTIMMUNG

Das betreffende Versandverfahren gilt damit als ordnungsgemäß abgeschlossen und es ist vorerst nichts weiter zu veranlassen.

(7) Ergeben die in die Datenbank übernommenen Daten der Rückmeldung keine völlige Übereinstimmung mit den Daten einer bereits vorhandenen Ersterfassung, werden die Erledigungsdaten dennoch gespeichert. Auch in diesem Fall erfolgt eine fiktive Fehlermeldung:

• FC: 001O KEINE ÜBEREINSTIMMUNG

Die Daten dieses Versandscheines scheinen in der Folge in der Unstimmigkeitsliste auf.

3.2.3. Sonderfälle

3.2.3.1. Erfassung von Versandverfahren ohne lesbarer Zollamtsbezeichnung:

Ist bei außerhalb des Anwendungsgebietes eröffneten Versandverfahren die Bezeichnung der Abgangsstelle nicht erkennbar bzw. nicht lesbar (zB Ungarn oder Griechenland), ist anstatt der Zollamtsbezeichnung im Feld "2.Nr." der jeweilige Ländercode (laut Zolltarif) des Abgangslandes einzutragen.

3.2.3.2. Erfassung von Versandverfahren mit sensiblen Waren bzw. mit Barsicherheiten

Sowohl die Abgangs- als auch die Bestimmungsstellen haben sicherzustellen, dass Versandverfahren mit sensiblen Waren bzw. mit Barsicherheiten vordringlich eingegeben werden.

3.2.4. Erfassung ausländischer Eröffnungen

Eines der Hauptziele für die Einbeziehung des Versandverfahrens in das automatisierte Verfahren war die Erfassung der im Ausland (Mitgliedstaat) eröffneten und im Anwendungsgebiet beendeten Versandverfahren. Im Rahmen der Erfassung ist die strikte Einhaltung der entsprechenden Richtlinien für ein späteres Auffinden unerlässlich. Im Feld "Nr. 2" sind die Daten der Abgangsstellen wie folgt zu erfassen (jede Fehleingabe führt zwangsläufig dazu, dass eine allfällige spätere Suche nach dem betreffenden Versandschein über das System erschwert wird):

• Angabe des tatsächlichen Verbuchungsbegriffes (Zahl einschließlich Vornullen, sowie auch Buchstaben und Sonderzeichen, die im Verbuchungsbegriff enthalten sind).
• Leerstelle
• Einerstelle des Jahres
• Leerstelle

* Zollamtsbezeichnung so genau wie möglich (der verbleibenden Stellenanzahl entsprechend) ohne Voransetzen des Begriffe "ZA" uÄ

Beispiele:

(1) Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": s0376002¢6¢Antwerpen

(2) Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 05453¢6¢Neustädter¢H

(3) Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": E¢30614¢6¢Osnabrück

(4) Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 64329359/01¢6¢Helsin

(5) Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 30966016-01018-7¢6¢K

6. Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 6-87¢6¢Umea

7. Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 000062769¢6¢Northa

8. Eintragung im Feld C des Versandscheines:

+ Dienststempelabdruck Belgie Douane - Acc. Kant. Tienen D.A.E.

Erfassung im Feld "2.Nr.": 465297¢6¢Tienen

9. Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 31564¢6¢Ernst-August

10. Eintragung im Feld C des Versandscheines:

Erfassung im Feld "2.Nr.": 50/237/96¢6¢Bremer-Kreuz

Hinweis:

Überall, wo in den oa. Beispielen das Zeichen "¢" aufscheint, ist zwingend eine Leerstelle einzufügen.

3.2.5. entfällt

3.2.6. entfällt

3.2.7. Vorgangsweise bei Selbstanzeigen

Bei Selbstanzeigen hat jenes Zollamt, das für die Abgabenerhebung zuständig ist, die Erfassung der Erledigung zu veranlassen. Im Feld "2.Nr." ist in diesem Fall die Aktenzahl des vorschreibenden Zollamtes einzutragen.

Beispiel:

Beim Zollamt Wien wird ein Versandschein mit Bestimmungsstelle Graz eröffnet. Der Hauptverpflichtete erstattet beim Zollamt Innsbruck noch vor Einleitung des Suchverfahrens eine Selbstanzeige und gibt bekannt, dass die Waren irrtümlich dem in Tirol ansässigen Empfänger ausgeliefert worden sind. Das Zollamt Innsbruck veranlasst die Abgabenvorschreibung und die Erfassung der Erledigung. Das Zollamt Innsbruck benachrichtigt das Zollamt Wien von der Selbstanzeige und von der Erhebung der Abgaben. Eine Durchschrift dieser Mitteilung ist an den Betrugsreferenten zu übermitteln.

3.2.8. Aktenzahl als fiktive Eingabe der Erledigung

Die Eingabe der Aktenzahl im Feld "2.Nr.", um eine fiktive Übereinstimmung zu erzielen und den Datensatz somit aus der Unstimmigkeitsliste zu eliminieren, ist nur dann zulässig, wenn sichergestellt ist, dass keine verspätete Eingabe der Erledigung (zB durch ein Zollamt mit großen Eingaberückständen) erfolgen wird.

Beispiele:

Der Hauptverpflichtete gibt bekannt, dass er den Versandschein verloren hat und legt einen Alternativnachweis (Art. 361 Abs. 4 ZK-DVO) vor.

Selbstanzeigen (siehe Abschnitt 3.2.7.)

Abschluss des Suchverfahrens

Die unmittelbare Eingabe der Aktenzahl im Feld "2.Nr." anlässlich der Eröffnung des Suchverfahrens ist unzulässig.

3.2.9. Bearbeitung der Unstimmigkeitslisten

3.2.9.1. Übersicht

(1) Alle Versandscheine, die im Rahmen des Notfallverfahrens im ZITAT eingegeben werden und es zu keiner Übereinstimmung zwischen den Daten der Ersterfassung und den Daten der Rückmeldung kommt, wird eine Unstimmigkeitsliste generiert.

Diese Unstimmigkeitslisten stehen in der Anwendung ZITAT - Versandverfahren den Zollämtern zur Abfrage und Bearbeitung zur Verfügung. Es ist sicherzustellen, dass die Unstimmigkeitslisten regelmäßig bearbeitet werden und in weiterer Folge die Suchverfahren innerhalb der vorgeschriebenen Fristen durchgeführt werden.

Die Unstimmigkeitslisten setzen sich zusammen aus einer Eröffnungsliste, einer Erledigungsliste, einer Liste über Erledigungen ohne Ersterfassungen (im Ausland eröffnete Versandscheine) sowie über eine Liste aller Datensätze, welche im Datenfeld "TC 20" den Eintag "J" aufweisen. Für die Bereinigung ist zunächst nur die Erledigungsliste heranzuziehen.

(2) Ziel der Bearbeitung der Unstimmigkeitslisten ist es, durch Abfragen und darauf folgende Korrekturen bzw. Löschungen und Neueingaben alle bestehenden Differenzen zwischen den Daten der Ersterfassung und der Rückmeldung, die lediglich auf unrichtige Datenerfassung beruhen, zu entdecken und eine Behebung dieser Fehler zu veranlassen, sodass letztlich nur jene Fälle offen bleiben, bei welchen tatsächlich Unstimmigkeiten bzw. Nichtstellungen vorliegen.

(3) Durch die Behebung der Unstimmigkeiten bzw. durch die fiktive Erledigungseingabe mit der Eintragung des Wertes "J" im Datenfeld "TC 20" (bei Einleitung eines Suchverfahrens) werden die entsprechenden Datensätze schließlich aus der Erledigungsliste eliminiert.

3.2.9.2. Verfahrensablauf

(1) Grundsätzlich ist bei der Bearbeitung der Unstimmigkeitslisten wie folgt vorzugehen:

Zunächst sind sämtliche Ordnungsbegriffe der "Unstimmigkeitsliste (Erledigungen)" abzufragen.

(2) Die Richtigkeit der Ersterfassung ist an Hand des Urbeleges (zB Blatt 1 des Versandscheines) zu prüfen. Daraus resultierende Berichtigungen sind umgehend zu veranlassen.

(3) Stellt sich die Ersterfassung an Hand des Urbeleges als richtig heraus und ergibt sich auf Grund der Abfrage, dass die Unstimmigkeit auf eine divergierende Eingabe der Rückmeldung bei der Bestimmungsstelle beruht, ist die Bestimmungsstelle davon schriftlich und unter Anschluss einer Ablichtung der betreffenden Abfrage zu informieren.

(4) Die Bestimmungsstelle überprüft in der Folge die Richtigkeit der Eingabe der Erledigung an Hand des Urbeleges (zB Exemplar 5). Daraus resultierende Berichtigungen sind umgehend zu veranlassen.

(5) Lässt sich nach Durchführung der unter Punkt (4) erwähnten Maßnahmen keine Übereinstimmung erzielen (zB Mehr- oder Mindermengen oder Doppelverbuchungen), ist der Urbeleg (Rückmeldung) mittels Abfuhrverzeichnis an die Abgangsstelle unter Anführung des entsprechenden Fehlercodes in der Anmerkungsspalte zurückzusenden.

(6) Nach zeitgerechter Durchführung der unter Punkt (1) bis (5) erwähnten Maßnahmen sind die verbleibenden offenen Ordnungsbegriffe der "Unstimmigkeitsliste (Eröffnungen)" abzufragen und auszudrucken. Die betreffenden Datensätze sind dem Suchverfahren zuzuführen. Um diese Datensätze aus der Unstimmigkeitsliste zu eliminieren, ist das Datenfeld "TC20" mit dem Eintrag "J" zu versehen.

(7) Versucht eine Bestimmungs(zoll-)stelle (zB aufgrund von Eingaberückständen) die Erledigung eines Versandverfahrens erst zu einem Zeitpunkt zu erfassen, nachdem von der Abgangs(zoll-)stelle bereits das Suchverfahren eröffnet worden ist, ist wie folgt vorzugehen:

Die Bestimmungs(zoll-)stelle löscht die den Eintrag "J" im Datenfeld "TC 20" und führt anschließend wie üblich die Erfassung der Erledigung durch.

Abschließend ist die Abgangs(zoll-)stelle unter Anschluss einer Abfrage schriftlich über die vorgenommene Löschung zu informieren. Diese kann mit dieser Mitteilung das eingeleitete Suchverfahren abschließen.

3.2.9.3. Löschung von Eingaben

Die Eingabe von Eröffnungen bzw. von Erledigungen im Versandverfahren dürfen grundsätzlich nur in den unter Abschnitt 3.2.9.2. Abs. (2) und Abs. (4) aufgezählten Fällen und nur von den Zollämtern, welche die jeweilige Eingabe veranlasst haben, vorgenommen werden.

Ausnahmen: siehe Abs. (7) zu Abschnitt 3.2.9.2.

3.2.9.4. Zuständigkeitsregelungen

Wenn im Zuge der Bereinigung der Unstimmigkeitslisten Fehleingaben bemerkt werden, ist für die Behebung dieser Fehler stets jenes Zollamt zuständig, welches die Fehleingabe verursacht hat. Ergibt sich die Notwendigkeit zur Aufnahme eines Schriftwechsels, ist dieser stets mit dem für die Erfassung zuständigen Zollamt zu führen, dies gilt auch dann, wenn die Dateneingabe von diesem Zollamt ausgelagert wurde.

Beispiel:

Ein Versandverfahren wird in Nickelsdorf eröffnet, in Lienz erfolgt die Erfassung der Eröffnung. Das Versandverfahren wird in Salzburg beendet, wo auch die Eingabe der Erledigung erfolgt. Dabei stellt das ZA Salzburg fest, dass offensichtlich bei der Eingabe der Eröffnung ein Fehler geschah. Für die Behebung des Eingabefehlers ist das ZA Nickelsdorf (und nicht etwa das ZA Lienz) zuständig.

3.2.9.5. Belegablage

Bei der Belegablage nach erfolgter Berichtigung ist zu beachten:

(1) Alle geänderten Daten sind im Eingabeprotokoll der ursprünglichen Dateneingabe unter Anführung der DEG- und TBZ-Nr. und des Datums der Änderung unter Beifügung des Namenszeichens des Prüfers zu kennzeichnen. Die von einer derartigen Änderung betroffenen Belege sind jedoch unter der ursprünglichen Tagebuchzeile abzulegen.

(2) Die im Zuge der Bearbeitung der Unstimmigkeitsliste ausgedruckten Abfragen sind mit dieser abzulegen.